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檔案管理系統論文:圖書檔案管理系統論文

1.用戶研究

將用戶、終端、網絡、模態聯系在一起，需要貼近復雜的環境，貼近異構終端、異構網絡環境，尤其是能夠符合三網融合環境的需要，而在這種環境下，用戶首先通過終端，經過各種異構網絡接入三網，再統一鏈接到圖書檔案管理系統，用戶才能使用系統所提供的服務、海量的信息資源[9]；學術界一直研發新一代信息網絡，國外的參考文獻主要包括文獻[10][10]、文獻[11][11]、文獻[12][12]、文獻[13][13]；同時現有技術中能夠鏈接終端、三網和系統的主要是張宏科教授及其團隊的一體化標識網,該技術通過接入標識代表終端的身份，通過交換路由標識表示終端的位置信息，通過連接標識作為服務連接和用戶身份的標識，服務標識表示業務的各種服務，該技術對流媒體、話音、數據等給予支持，該技術相關的參考文獻主要包括文獻[14][14]、文獻[15][15]、文獻[16][16]、文獻[17][17]；基于此進行研究。

1.1用戶、終端、網絡的研究

為了研究用戶模型，首先研究用戶如何使用云平臺下的圖書檔案管理系統，用戶接入到圖書檔案管理系統，必須使用終端，通過網絡接入。在這個過程中，終端呈現異構化、復雜化、多樣化的特征，①終端目前可能使用電視網、電信網和計算機網中的任何一網，可以通過WLAN、WWAN、Internet、PLMN、HFC、傳統CATV、Ethernet和OAN中任何一網，隨著時代和科技的發展也可能使用其他網絡，其網絡方面的特征呈現異構化、多樣化；②終端類型和型號都很多，其功能、用途等明顯不同，造成構造的不同和復雜化；終端和網絡的異構化、復雜化、多樣化，造成了其效果差異化很大，主要體現在：①顯示效果方面；②音效效果方面；③網絡方面；④計算復雜度方面；⑤可用空間方面。從顯示效果的角度來看，需要注意以下幾點：①終端不同，其顯示屏幕的大小不同，從這個角度來說，手機和電視的差距是最為顯著的之一，筆記本、PC等終端設備屏幕往往適中，顯示屏幕大小的不同一方面和用戶持有終端是否便利有關，另一方面關系著用戶瀏覽信息資源時屏幕的尺寸和效果。②終端不同，其顯示所使用的分辨率不同，體現為顯示時的效果明顯不同，如顯示時的清晰細膩程度、拍照取景和視頻播放的效果等等，而且部分終端的分辨率是固定不變的，無法進行調節。③文件的格式不同，其顯示效果可能不同，例如常見的視頻格式有AVI、MPEG、DIVX、MOV、ASF、WMV、RM等，不同的格式記錄相同的視頻信息，其顯示效果也可能不同。④顯示效果的程度決定了用戶視覺角度質量的高低，其對于文本、圖片、圖像、單一的視頻是有決定性作用的，同時對多媒體信息資源的效果也是有一定影響的。⑤顯示效果的程度所帶來的影響，對于不同的用戶是不同的，其高度影響高度依賴視覺的用戶，但當用戶不依賴于視覺的時候影響則不大。從音效效果方面來看，需要注意以下幾點：①終端硬件不同，其發聲所用的效果不同，即使終端硬件相同其發聲的效果也可能不同，例如一臺筆記本電腦，如果其聲卡是集成的則往往沒有獨立的聲卡效果好，同樣不同廠商所生產的聲卡效果往往也有一定的差別，不同時間、不同技術所生產的聲卡效果也往往不同，但音效效果在設備、設置、播放內容等相同的前提下是一致的。②不同的音頻文件，其效果可能不同，首先數字音頻技術指標采樣率、壓縮率、比特率、量化級，分別控制單位時間內波形采樣的數據數量、音樂文件壓縮前后大小的比值、記錄每記錄音頻數據一秒鐘所消耗的比特值的平均值、用多少位二進制的數據描述的聲音波形；其次，不同的音頻文件格式不同，其音效的效果也可能不同，常見的音頻文件格式有WAV、MP3、WMA、OGG、APE等。③對于部分終端來說，音效效果是可以調節的，但依然存在音效無法調節的終端。④音頻效果的程度所帶來的影響，對于不同的用戶是不同的，其高度影響高度依賴聽覺的用戶，但當用戶不依賴于聽覺的時候影響則不大。從網絡的角度來看，①目前大部分的電視網依然是單向的，也就是說存在單向和雙向的問題，雖然隨著時代的發展和技術的進步，單向和雙向的問題最終會被解決，但是目前一段來說其依然是問題的一部分。②網絡不同登陸方式可能不同，例如如果用戶借助電信網登陸和使用服務有兩種模式，其一是通過以點播為基礎的短信息服務，需要利用短信服務的平臺來傳輸信息，由于其平臺經常是第三方提供的，因而實時性往往較差；第二種方式則是通過GPRS網絡，這種方案的缺點是覆蓋率較差、傳輸速度低、費用高，但可以實現實時。從計算復雜度方面來看，終端之間的差異很大，以電視網的機頂盒和電視機來說，即使運行一個非常簡單的動畫也會非常困難，而相同的困擾在計算機上往往不存在，換句話說計算復雜度高的資源無法在部分終端上運行，但同時部分終端上如果使用計算復雜度低的文件則也會浪費資源。從某種程度上來說，不同的終端適合使用的信息資源在內容、格式等方面是不同的。從可用空間的角度看，如果可用空間的大小無法支持對應的操作，則后續的操作無法進行，同時可用空間較小也會在一定程度上降低運算速度。對于可用空間的大小，不同的用戶可能會有不同的定義，部分用戶可能對終端的最小可用空間有自己的要求；還有一部分人對最小可用空間沒有要求，但是最小可用空間不夠用的時候會有自己期望的行為和操作。

1.2用戶行為研究

用戶的行為，①指用戶使用云平臺下圖書檔案管理系統的行為，其根據用戶的身份、目的、習慣、興趣等不同而不同，用戶可能是進行檢索、獲得、修改、保存信息資源，也可能是對圖書檔案管理系統的管理，如計費等；既包括其行為的種類、參數，同時還應該包括其行為所導致的結果。②用戶的行為受到其本身的制約，既要受到其身份影響，又受到其興趣和目的影響，但最終通過行為表現出來，可以通過用戶的行為獲得用戶的信息，并做出調整，以便更地認識和了解用戶。

1.3用戶偏好研究

用戶偏好，指用戶在考慮服務或者商品的時候按照其自身意愿所做出的帶有傾向性的符合理性的選擇，是用戶理性、認知和心理感受權衡后的綜合結論，是用戶個性化的體現。在云計算平臺下的圖書檔案管理系統中，其可以作為個性化服務推薦的基礎，主要包括以下幾個方面的內容，①由終端、網絡等帶來的與視頻、音頻、可用空間等有關的偏好信息，此偏好信息用于確認用戶偏好的信息資源的模態類信息，在此類偏好中用戶往往偏愛一種或者幾種終端，同時對于不同終端參數設置有不同的偏好；②用戶偏好的信息資源內容方面的信息，包括學科、方向、難度等，這種偏好主要來源于用戶原有的背景如職業、專業、知識層次等，并隨著用戶的發展而改變；③其他偏好，主要包括終端、所途經的網絡、所在的位置等；④用戶ID,用以地標識和區別用戶。

2用戶模型研究

2.1用戶基本信息模型

根據對用戶、終端、網絡的研究，建立用戶基本信息模型，包括三類信息，分別是用戶信息、終端信息和網絡信息（詳見圖1）。其一是用戶信息如用戶ID、姓名、身份、年齡、知識層次、密碼、密碼提示問題、組別，其中①用戶ID、密碼是不可以省略的，其需要在用戶登陸的時候確定用戶的基礎信息，同時用戶ID對于整個系統來說是的，也就是說所有用戶的ID是沒有重復的，是“”的；②身份、年齡、知識層次三項可以用于輔助確定用戶的身份，以便在后續用戶偏好模型未獲得具體信息之前初步判斷和獲得用戶的偏好信息，但鑒于部分用戶的特殊性某些情況下是允許被省略的；③用戶信息可以通過組別確定用戶的權限的確認。其二是終端信息包括終端ID、終端參數等，其中①終端ID用于確定接入和登陸到圖書檔案系統的終端的身份，通過檢索對應于終端的數據表可以獲得包括其使用者、終端的類型、終端的基本參數及范圍、終端的可能配置等的信息，可以初步確定終端的信息；②終端參數包括的是顯示參數、音效參數、計算復雜度參數、可用空間參數，顯示參數和音效參數分別是用戶提供的其習慣使用的顯示、音效參數的設置，而計算復雜度參數需要通過終端ID判斷用戶終端的具體計算復雜度獲得，可用空間則需要在圖書檔案系統運行的時候通過其與終端之間的通訊獲得；③終端信息中終端ID是不可以缺省的，但終端參數是可以缺省的，在缺省的狀態下，系統依然可以通過終端ID獲得終端的類型及基礎的參數范圍，再根據參數范圍進行其他的判斷，同時由于計算復雜度參數和可用空間參數不需要用戶提供，因而也可以在缺省的情況下獲得。其三則是網絡信息如網絡類型、常見位置等，其中①電視網的單雙向問題可能會帶來新的問題需要給予重點關注；②常見位置，是用戶通常使用終端接入和使用圖書檔案管理系統服務的位置；③網絡ID，用以地標識和區別網絡。關于用戶基本信息模型，需要注意的有：①用戶基本信息模型雖然是由三個部分組成的，但是其是一個整體，可以通過數據庫表示出來，其中的每一條記錄都只說明的是在某一種情況下用戶使用某種終端通過某種網絡接入和使用圖書檔案管理系統的具體設置以及由此而來的各種參數，每個用戶的具體信息可以不只一條而是若干條記錄的組合。②用戶基本信息模型的三個子模型，可以通過一個數據表體現，也可以分成用戶信息表、終端信息表、網絡信息表三個數據表的組合來實現。

2.2用戶行為模型

用戶行為模型，主要用于記錄用戶的行為、狀態等信息，其由用戶ID、用戶行為、行為參數、狀態參數三個部分組成，其中①用戶的行為用于記錄用戶狀態變化的原因，同時可以從中獲得用戶基本信息模型的部分信息，同時也可以完善用戶偏好模型；②用戶行為參數用于說明用戶行為的細節，是用戶行為有機的補充；③狀態參數，用于表明經過用戶的行為之后用戶的變化。

2.3用戶偏好模型

用戶偏好模型是用戶服務推薦的基礎，其主要包括3個方向，其一是對所獲取資源的模態傾向性，是與終端相關的，其中包括格式、顯示性能、音效性能等,其大多數屬性是范圍；其二則是對信息資源內容的傾向性，主要包括用戶的身份、年齡、知識層次、專業等；其三則是用戶通常所在的位置區域，可以用于以就近原則對其提供服務。

3關鍵技術分析

3.1用戶模型應用研究

從用戶登陸并使用系統服務的角度看用戶模型，用戶通過終端接入計算機網、電信網和電視網三網中的一網，可以利用一體化標識網絡技術連接到系統，通過終端ID確定終端的身份（終端信息模型），通過終端所在的位置、IP等可以獲得對應的網絡信息（網絡信息模型），通過用戶ID和密碼登陸系統進而系統可以確定登陸的用戶（用戶信息模型），如果需要調用用戶偏好模型可以根據用戶ID在用戶偏好模型中檢索相應的記錄則找到對應用戶偏好的信息（用戶偏好模型），用戶使用過程中會有所操作記錄下用戶ID、相關操作及對應參數則可以將信息添加到用戶行為模型，根據用戶ID可以從用戶行為模型獲取相關的參數則可以獲得對應信息據此可以修改和完善其他模型。對于用戶模型的應用，本文認為：①對于信息資源的檢索和使用，既涉及到用戶對信息資源模態的偏好，又要涉及到用戶對信息資源內容的偏好，同時還涉及到用戶所使用的終端；在檢索的時候首先要根據終端信息模型和網絡信息模型判斷終端和網絡的特性，獲得支持的模態的信息，獲得顯示、音效、網絡、計算復雜度、可用空間等信息，再根據這些信息和模態結合結合用戶的偏好以集合的形式進行交的運算進而縮小可以接受的信息資源的模態范圍并將其作為用戶即時信息資源模態的偏好，再通過用戶偏好模型內容傾向類偏好可以獲得用戶對信息資源內容的偏好。②顯示、音效、網絡、計算復雜度、可用空間等的變化會帶來很多不同的情況，需要形成對應的策略，該策略既要符合用戶的意愿，又要符合運營商等商家的利益，同時必須符合法律法規并受到相關部門的監管。在實踐的過程中，可以設置相應的閾值來劃分對應的范圍，根據閾值與當前值差別的組合來判斷當前所處的情況，當差距過大或者達到閾值的時候可以按照對應的既定策略采取行動，如在許可的情況下重新生成對應的信息資源、只發送部分信息資源、壓縮等。③用戶基本信息模型中用戶信息模型、終端信息模型和網絡信息模型需要相互結合，是一個有機的整體，在使用的時候相互輔助；同時用戶基本信息模型、用戶行為模型和用戶偏好模型也是一個有機整體，其通過用戶ID彼此關聯。用戶ID在整個模型中是的，其作用是地標識一個用戶，以便與其他用戶區別。

3.2用戶模型的初始化與完善

本文認為用戶模型的初始化信息可以從以下幾個方面獲得：①用戶注冊的信息②利用調查研究等方式從側面獲得的用戶信息；③利用公眾的大眾化特征獲得，其實質是首先獲得用戶基礎信息模型，然后再從用戶基礎信息模型獲取數據，以基礎信息模型數據為基礎結合概率歸類和整理，去生成用戶偏好模型和用戶行為模型的初始數據。本文認為用戶模型的信息完善與補充，是一個不斷學習和修正的動態反饋過程，通過機器學習對參數的重新估計和修正提高了預測的精度，進而提高服務的質量，可以為個性化服務推薦打下基礎。其實質是通過訓練來逐漸完善用戶行為模型，再根據用戶行為模型逐步完善用戶基礎信息模型和用戶偏好模型。具體的實現上，本文認為①用戶行為模型可以作為執行單元，學習單元通過用戶行為模型提供的信息根據用戶基本信息模型和用戶偏好模型建立并改進知識庫，執行單元格局知識庫中的知識執行任務，再將執行后的信息反饋到用戶行為模型作為下一步學習的資源。②可以用命令序列作為最小單元描述用戶行為，通過定義兩個序列、兩個狀態之間的相似度來代表和判斷行為模式之間、狀態之間的相似程度；模型工作的時候，計算序列相似度來判斷行為和狀態的變化。

4結束語

本文首先從目前國內對用戶的研究出發，分析用戶，然后研究用戶模型，既包括用戶基本信息模型，又包括用戶行為模型和用戶偏好模型，對一些關鍵問題進行了分析，但本文沒有研究海量數據量環境下信息資源的檢索方法，在以后的研究中將逐步完善。

作者：李春杰 王曉明 張龍昌 單位：渤海大學信息科學與技術學院

檔案管理系統論文:建設單位檔案管理系統論文

摘要：建設單位的檔案管理是建設單位管理工作中的重要部分。依靠傳統的檔案管理辦法已經無法適應當今時代的發展。隨著信息技術的發展，利用計算機和網絡技術管理建設工程檔案已經成為提高建設單位檔案管理的自動化程度和效率的最主要途徑和最有效的工具。雖然目前建設建設單位檔案館（室）網絡化的條件已經成熟，但在網絡化的過程中依然存在著不少問題。本文通過分析建設單位檔案網絡化的基礎條件以及存在的問題，勾畫出建設單位檔案網絡化建設的架構，并列出建設單位檔案網絡化的必要條件所需措施。

關鍵詞：建設單位檔案管理網絡化

前言：

建設單位檔案管理系統是建設單位不可缺少的部分,它的內容對于單位的決策者和管理者來說都至關重要,所以檔案管理系統應該能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。但一直以來人們使用傳統人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點,如:效率低、保密性差,另外時間一長,將產生大量的文件和數據,這對于查找、更新和維護都帶來了不少的困難。

隨著科學技術的不斷提高,計算機科學日漸成熟,其強大的功能已為人們深刻認識,它已進入人類社會的各個領域并發揮著越來越重要的作用。作為計算機應用的一部分,使用計算機對檔案信息進行網絡化管理,具有手工管理所無法比擬的優點。例如:檢索迅速、查找方便、性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，還可實現共享查詢。這些優點能夠極大地提高建設單位檔案管理的效率。雖然我國建設單位檔案管理起步晚，經驗不足，管理水平也不高，但建設建設單位檔案館（室）網絡化的條件已經成熟。

一、建設單位檔案管理的網絡化條件已經具備

1.網絡硬件的發展。90年代以來，我國先后筑建起中國互聯網、中國教育科研網、中國科技網和中國金橋網并均與國際互聯網接軌。就全國建設單位來看，90年已有許多單位開始使用計算機制圖，到2000年以后許多單位已普遍使用計算機，并紛紛著手建設局域網。我國通訊技術的迅速發展和計算機網絡建設的迅速崛起，為建設單位檔案館（室）網絡化建設提供了前所未有的條件。

2.建設單位檔案管理自動化建設初見成效。目前已開發出數千個自動化專用軟件。許多檔案館（室）均采用比較成熟的計算機管理系統，已基本實現了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館（室）的服務手段，提高了服務質量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養出了一批計算機系統開發、維護和應用人才。數據庫建設也具備了一定的規模。所有這些為檔案館網絡化建設提供了有利條件和強有力的技術保障。

二、建設單位檔案館（室）網絡化建設中存在的問題

1.由于歷史的原因，建設單位檔案館（室）自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個檔案館（室）根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，都沒有遵循國際標準，功能單一、標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，各館的發展存在著很大盲目性。所以標準化水平低。

2.雖然經過多年的努力，建設單位檔案館大都建成了規模大小不等的檔案數據庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，數據庫大多自建自用，建成的數據庫規模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數據無規范化控制，商業服務水平差。大多數據庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數據庫的利用率。所以數據庫建設滯后。

3.在檔案館現代化建設中，人是最關鍵的因素，網絡化的實現和管理都離不開人，各種技術以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發揮作用。檔案館網絡化建設，對檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統的檔案業務，而且必須掌握自動化網絡化技術，成為信息和知識的導航員。目前建設單位檔案隊伍整體素質仍普遍較低，不適應高速發展的計算機工作環境，館（室）內嚴重缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，不適應檔案網絡化建設和建設單位檔案事業發展的需要。所以，人員整體素質需要提高。

三、建設單位檔案館（室）網絡化建設的構想

1.建立建設單位檔案館網絡化協調機構。建議由建設部牽頭組織建設單位檔案館網絡化協調機構，從行政和技術兩個方面統一指導和規劃建設單位檔案館自動化網絡化建設，制定一系列有實際約束力的規范和標準，特別應該制定出網絡化發展各階段的規劃，既有近期又有遠期的目標，以對全國建設單位檔案館網絡化工作進行實質性領導，統一思想，協調行動，開發高質量的應用軟件，集中人力和資金建設大型文獻數據庫、全文數據庫以及多媒體數據庫，破除那種傳統的自成一統、條塊分割、各自為政的局面。

2.加強標準化建設。標準化是自動化網絡化的前提。建設單位檔案館網絡化協調機構應召集有關專家，共同醞釀制訂檔案的有關業務工作、技術方法以及設備等方面的統一原則和規范，并根據國際、國內標準及行業發展趨勢，制定出網絡化過程中各高校共同遵守的各項標準，如網絡通訊及數據庫方面的標準、計算機硬件及軟件系統的標準等，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路，避免人力、物力、財力的浪費。各建設單位在協調組織的領導下，選用統一的高質量應用軟件，建立標準化的數據庫。

3.開發館藏資源，加強數據庫建設。數據庫是檔案館網絡建設的重要組成部分，是網絡的信息資源。要加強網絡建設，必須加強數據庫建設。數據庫的建設要以國際、國家標準為依據，集中人力、物力、財力建成若干個標準化、通用性好的文件條目數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫。同時各館應揚長避短，充分利用館藏檔案信息資源的優勢，建立有自己特色的數據庫，改變目前力量分散、低水平重復建設的局面。另一方面要抓緊對小型數據庫的規范化、標準化改造，增加數據庫容量，提高數據庫的上網率。此外還要加強對數據庫的維護工作，保障數據質量和完整。當然數據庫的建設應與網絡建設配套進行。

4.培養網絡化人才。檔案館自動化網絡化的發展，迫切需要一大批既懂技術又精通檔案業務的高層次信息人員，為此要加快培養掌握現代信息技術的高層次信息人員，加強對在職人員的繼續教育和培訓，更新其知識結構，提高其業務水平，使他們盡快掌握計算機網絡及相關技術。還要努力引進或選調計算機專業人才，對他們進行檔案業務知識的培訓，使之盡快適應檔案館網絡化工作。

信息社會把建設單位檔案館推進一個新的發展時期。面向21世紀，面對信息技術的挑戰，建設單位檔案館必須真正實現網絡化，大力進行網絡資源建設，并與互連網接軌，實現資源共享，為建設單位及社會提供豐富的信息資源和最品質的服務，使檔案館的服務走向多方位現代化。

檔案管理系統論文:企業人事檔案管理系統論文

[內容摘要]

21世紀最激烈的競爭當屬人才的競爭，一個具有多學科知識的復合性人才或許是一個企業發展壯大所不可或缺的重要因素。因此人力資源已逐步成為企業最重要的資源，人力資源管理（HumanResourceManagement，HRM）也成為現代企業管理工作中的重要內容之一。而在人力資源管理中的基礎工作就是人事檔案管理。

對于企業來講，員工的人事檔案不但可以使企業的管理者在一定程度上掌握所聘用人員的基本人事信息，而且可以為企業的人力資源管理工作提供相關的人事信息數據支持。譬如：企業制定員工招聘計劃、培訓計劃、合理的使用人員等等。因此，企業人事檔案管理工作的好壞不但可以直接影響到企業的人力資源管理，而且會間接的影響到企業整體管理。

隨著社會的發展，科技的進步，計算機的應用在社會各領域中都得到了普及，越來越多的人都感受到利用計算機進行各類管理的科學和便捷；認識到管理信息系統對于管理工作的重要性。

管理信息系統，MIS（ManagementInformationSystem），是一個將企業生產和經營中的各種內、外部信息進行收集、加工、整理、傳遞，并有序地存儲，以用于管理和決策，是企業增效的信息系統。它能夠使企業更加及時、、、詳實的了解所需的信息數據。同時管理信息系統對各種信息數據的進一步加工，能使企業領導層的生產、經營、管理決策依據更加充分，更具有合理性、科學性；從而為社會創造出更多的價值，為企業的發展創造出更多的機會。另外，管理信息系統可以使企業的管理更加科學化、合理化、制度化、規范化；為企業的管理水平跨上新臺階；為企業持續、健康、穩定的發展奠定堅實基礎。

人事檔案管理系統就是典型管理信息系統，通過人事檔案管理系統對人事檔案進行管理具有人工管理所無法比擬的優點——例如：檢索迅速、查找方便、性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。一個設計完善，運行穩定的人事檔案管理系統可以使人們從繁重的傳統手工管理中解脫出來，從而提高企業人事檔案管理的工作效率，協助企業更好的完成人事檔案管理工作；而且，企業整體管理的信息化建設是企業的科學化、正規化管理與世界接軌的重要條件，企業人事檔案管理的信息化又是企業整體管理信息化建設的重要組成部分。因此，利用計算機對企業人事檔案進行管理是必然趨勢，人事檔案管理系統是企業管理工作中不可缺少的。所以在畢業設計中，我選擇開發人事檔案管理系統。

在前面曾提到人事檔案管理系統是典型的管理信息系統。這就要求它應該能夠為用戶提供有好美觀的窗口界面、充足的信息數據、簡單方便的維護手段和靈活多變的查詢方式以及快捷而的查詢結果。所以，對于人事檔案管理系統的設計主要包括后臺數據庫的建立、維護以及前端應用程序的開發兩個方面。對于前者而言要求建立起數據一致性及完整性強、數據安全性好的數據庫。對于后者而言則要求具備應用程序功能全,易使用等，運行穩定等特點。因此，我選用的開發軟件是Microsoft公司出品的VisualFoxPro6.0。

前言

本論文將分四個章節對如下問題做逐一淺析和論述：

一、企業人事檔案管理工作重要意義；

二、人事檔案管理系統在企業管理工作中的重要性；

三、人事檔案管理系統的開發；

四、本人開發人事檔案管理系統的詳細說明。

我所設計開發的這款人事檔案管理系統，它的開發平臺是Microsoft公司出品的VisualFoxPro6.0軟件，是典型的管理信息系統軟件——MIS（ManagementInformationSystem）。其功能包括：系統管理、檔案管理、檔案查詢、檔案統計、檔案輸出、花名冊；為了使程序顯得更具有專業風格，我還在其中加入了一個關于系統的功能表單，以介紹此系統的相關信息，如系統版本、開發日期等。

我在撰寫本片論文和開發這款人事檔案管理軟件的過程中，為了使所寫的論文更具有說服力；所開發軟件的功能盡可能完善且更加接近于一個真正的人事檔案管理系統，使其可以充分體現出人事檔案管理工作的各個方面。我參考了1996年7月5日第八屆全國人民代表大會常務委員會第二十次會議通過的《中華人民共和國檔案法》修正案、勞動部和國家檔案局的《企業職工檔案管理工作規定》、《干部檔案管理工作制度》、《人事檔案管理工作制度》、《某國有大中型企業人事檔案借閱查詢的規定》、《數據庫技術及開發教程（修訂版）》、《管理信息系統概論》、《SQLServer2000》教程、《VisualFoxPro中文版數據庫編程實戰訓練》、《計算機軟件技術基礎》、《電腦報2003年合訂本》、《電腦報2004年合訂本》、《電腦報2004年合訂本》等一系列相關的書籍和文獻資料。

及時章：企業人事檔案管理工作的重要意義

一、企業人事檔案管理工作的內容

中華人民共和國第六后全國人民代表大會常務委員會第二十二次會議于1987年9月5日通過的《中華人民共和國檔案法》第二條規定：檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

人事檔案作為檔案的一種，是人事(勞動)管理部門，根據人事工作需要，以個人姓名為特征集中保存起來的反映員工個人經歷、德才情況、工作實績等方面內容的文件材料。人事檔案的種類主要有干部檔案和工人檔案。它具有以下主要特點：

(1)性。人事檔案收存員工的履歷、自傳、鑒定(考核)、政治歷史、入黨入團、獎勵、處分、任免、工資等方面的有關文件材料。因此，它能記錄員工個人成長，思想發展的歷史；能展現員工家庭情況、專業情況、個人自然情況等各個方面的內容；是員工個人信息的儲存庫。它概括地反映員工個人全貌。

(2)可利用性。由于員工仍在工作，其人事檔案則成為人事(勞動)部門正確使用人才，合理解決工資等問題的一個重要依據。直接為現實工作服務是人事檔案區別于其他檔案的重要標志。

(3)真實性。這是人事檔案可利用性的基礎和前提。人事檔案必須做到整體內容完整齊全，個體材料客觀真實，才能為用人部門提供品質服務。

(4)動態性。人事檔案建立后，其內容不是一成不變的，隨著當事人人生道路的延伸將不斷形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事檔案必須注意做好新材料的收集補充．力求縮短檔案與員工實際情況的"時間差"。

(5)流動性。人事檔案的管理與員工的人事管理相統一，才便于發揮人事檔案的作用，如果保管人事檔案，而不知當事人已調往何處，即"有檔無人"，造成人檔脫節。這樣的無頭檔案，保管得再好也無意義。因此，在人事檔案管理工作中必須堅持"檔隨人走"。在員工調走后的一周以內，必須將其人事檔案轉往新的管理部門。

(6)機密性。人事檔案的內容涉及個人功、過等請多方面情況，有的從側面反映了一些重大歷史事件，有的是個人向組織匯報并不能向他人(包括家庭成員)言及的內心隱密等等，因此，人事檔案屬于黨和國家的機密

，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材抖，不能向社會無條件地提供服務。

人事檔案的這些特點決定了人事檔案管理工作的特殊性。對于企業人事檔案管理工作會因企業的不同而有相應的差異。但是，總體說來大致有以下這些方面：（一）、妥善保管員工檔案；（二）、及時索要、收集、鑒別和整理員工檔案材料并立檔；（三）、辦理員工檔案的查閱、借閱、和轉遞手續；（四）、登記員工工作、工資、獎懲情況；（五）、為領導和有關部門提供員工的情況；（六）、做好員工檔案的安全、保密、保護工作；（七）、定期向檔案室等部門移交檔案；

檔案管理系統論文:大學生心理檔案管理系統的設計與實現

摘 要 大學生心理檔案管理系統是隨著電子信息技術的發展而產生的一種基于網絡的動態管理平臺，以實現檔案信息科學管理與保存。該系統是基于B/S體系結構，運用JSP技術和MySQL數據庫相結合的開發環境進行系統的實現，從而解決以往紙質檔案資料管理的諸多問題。詳細介紹系統的需求分析、架構設計、功能結構設計等方面，并對系統部分頁面的實現進行圖片展示。

關鍵詞 心理檔案管理系統；JSP技術；B/S體系結構

1 系統的需求分析

首先，采用文獻調查法。由于現今大學生心理健康問題越來越嚴重，發現各大高校都在嘗試建立大學生心理檔案管理系統。但是大多數管理系統都只是對檔案資料進行鍵入，并沒有對資料進行及時的更新，有些檔案資料都已經過時，這樣不僅占據系統內存，而且會阻礙進一步的科學研究。還有些系統就只是個空框架，是個擺設而已。因此，必須設計出系統功能結構，至少使設計出來的系統具有實用價值。

其次，采用專家訪談法。由于佳木斯大學教育科學學院心理學專業的教師負責整個學校的心理檔案資料管理等相關工作，因此對他們進行訪談，將有助于了解他們對于該系統的需求，有助于該系統實現功能方面的創新和完善。除此之外，通過與專家交流，能夠使設計更加有說服力，更加專業。

總之，對于系統的需求分析，將有助于深刻地了解該系統研究的現狀，從而有根據地進行系統設計，有助于整個設計過程的順利進行，也有助于研究的不斷深入和有所創新。這也是整個設計過程的基礎，對整個設計具有指導作用。

2 系統的設計

系統架構設計 該系統基于B/S體系結構，采用分層架構設計，主要包括頁面展示層、內部邏輯關系層和數據庫訪問控制層三層架構模式：頁面展示層主要借助Dreamever進行頁面設計，因為Dreamever的可視化為接下來的內部邏輯關系設計提供了許多便利之處；內部邏輯關系層包括數據庫鏈接以及數據庫內各關系表的鏈接，這部分是整個系統設計和實現的關鍵和核心部分；數據庫訪問控制層就是對于進入該系統的鑰匙進行設計，起到安全保護的功能。

系統體系結構設計 筆者團隊設計和實現的大學生心理檔案管理系統隸屬于佳木斯大學管理系統，整個體系結構包括系統安全防護機制、權限控制機制、決策分析層、業務應用層和系統整合層。

系y功能結構設計 該系統主要包括教師、學生和管理員三類用戶，以及4個功能板塊子系統（用戶注冊子系統、學生子系統、教師子系統和管理員子系統）。這些功能板塊各有各的分工，相互合作，共同促進這個體系結構的完善和順利運行。下面將針對每一板塊進行詳細介紹。

1）用戶注冊子系統。對于及時次登錄該系統的用戶需要先注冊，點擊登錄頁面的注冊按鈕，根據要求完成注冊。注冊完畢后，隔5秒鐘會自動跳轉到登錄頁面，輸入賬號和密碼即可進入該系統進行信息瀏覽等操作。新注冊的用戶信息也會保存到數據庫中的相關表中，這樣下次就可以直接用賬號進行登錄。這一部分的操作比較簡單，卻能起到安全防護的作用，相當于進入系統的門戶。

2）學生子系統。完成注冊的學生即可進入學生子系統。在該系統中，學生享有的功能包括對于自己的心理檔案資料的瀏覽、查看自己的心路歷程、發現自身的問題和成長。除此之外，學生還可以瀏覽一些有關心理健康方面的資料，進行線上測試，還可以給心理學專家和教師留言或進行在線咨詢。但是出于對用戶私人信息的保密，學生用戶只能查看自己的檔案信息，這也是該系統一種創新的權限控制。

3）教師子系統。教師子系統主要包括教師可以瀏覽所有學生的信息，并且對其進行分析研究，還要對于學生的問題進行回答，以及對有需要的學生采取保密式的心理輔導。除此之外，教師還可以根據歷年的檔案信息開展課題研究，進行深入的學術研究。只是有一點需要注意：在登錄時一定要在用戶類別選項下切換到教師，否則無法進行登錄。

4）管理員子系統。管理員子系統的主要功能是學生管理、教師管理、數據庫管理、頁面布局管理、留言板管理等。管理員要定期對該系統的數據進行更新和刪減，學生和教師用戶進行刷新和分類管理，以及對學生留言的分類，已經回答過的和未回答的要區分開來，以防止對未回答問題的遺漏，導致不能及時地幫助學生解決問題和進行引導。管理員子系統是該系統的重要組成部分，扮演著整個系統的清潔工，以維持整潔而有秩序的系統環境，從而避免系統遭遇病毒感染、信息泄漏、運行不穩定和癱瘓等非預測事件的發生。

數據庫設計 采用MySQL（一種開放源代碼的關系型數據庫管理系統）。首先，需要在數據庫中建立表關系，主要的數據庫表有：學生基本信息表，包括學號（主鍵）、姓名、性別、專業班級；教師基本信息表，包括職工號（主鍵）、姓名、性別、職稱、教授專業；管理員基本信息表，包括編號（主鍵）、姓名、性別；學生心理檔案資料表，包括學號（主鍵）、姓名、性別、專業班級、信息記錄時間；留言板記錄表，包括編號、留言時間、留言狀態（是否已回答）。并通過設置主鍵和外鍵建立表和表之間的聯系，從而確定數據庫內部的邏輯關系，為后期系統的測試做好準備。

數據庫的設計是整個系統設計中最關鍵、難度也較大的一個環節。由于數據庫對于整個系統就好比大腦對人一樣重要，因此為了能夠保障整個系統運行得流暢，將會進行多次測試，并對數據庫中存在的不足進行修改，以達到預期的效果。

3 系統的實現

基于前期的需求分析和設計階段，接下來就是將系統的各個部分進行逐一實現。由于篇幅限制，筆者將展示用戶登錄頁面和注冊頁面的實現，如圖1所示。

4 總結

基于團隊的共同努力，該系統已基本完成，但是仍然存在一些問題，還有待于進一步完善和豐富。該系統的實現歸功于指導教師的耐心教導和團隊成員的共同努力，也有助于鍛煉在校大學生的新探究能力，營造濃厚的學術研究氛圍，為進一步的研究學習奠定基礎。除此之外，該系統的實現改變了以往紙質檔案資料管理的不足，對大學生心理健康問題的進一步研究提供了真實的依據，具有切實可行的現實意義。

檔案管理系統論文:基于愛數Anyshare非結構化氣象科技檔案管理系統設計

摘要：隨著氣象科技檔案數據量的不斷增加，目前基于移動硬盤和光盤刻錄的存儲方式會隨著時間的更迭、人事變動，加劇整合難度，文檔流轉效率不高，大量的文檔仍分散的保存在個人電腦上，不能有效的集中管理與備份，甚至導致數據丟失等。根據現有氣象檔案數據量及數據類型特點，采用愛數Anyshare構建非結構化數據存儲系統，對紛雜的氣象科技檔案數據分門別類管理，統一歸檔。通過利用在線、近線方式實現不同類型氣象檔案數據的歸檔保存，方便管理及快速查找。

關鍵詞：愛數Anyshare；非結構化；檔案管理

1 項目背景

大連市氣象檔案館是以氣象科技檔案為主體的專業檔案館，是科技事業單位國家二級檔案管理單位，作為大連地區氣象檔案和資料信息資源中心，承擔全地區臺站氣象觀測資料的處理、整編、檢索及歷史數據庫管理、承擔氣象檔案管理工作。大連氣象檔案館同時也是大連地區氣候資料服務提供利用工作的窗口單位，館藏有大連地區地面、高空、太陽輻射、農業氣象資料、氣象災害資料以及全國主要城市的氣候整編資料；各高度層天氣圖、歷史天氣圖及其他輔助天氣圖；熱帶氣旋（臺風）年鑒；寒潮年鑒；海洋資料，海上船舶資料等，為社會各界提供氣象資料服務。

隨著氣象檔案館數據量的不斷增加，目前數據存儲主要通過移動硬盤、光盤刻錄方式對歷史數據進行歸檔存儲，基于移動硬盤和光盤刻錄會隨著時間的更迭、人事變動，新的知識碎片大量產生，而這個過程會加劇數據整合難度。同時還伴隨以下幾個方面的問題：部門內部及部門之間文檔流轉效率不高；大量的文檔仍分散保存在個人電腦上，不能有效的集中管理與備份；工作電腦硬盤故障，會導致數據丟失；WORD、WPS軟件中病毒，可能導致文書丟失等。

綜上，根據現有氣象檔案數據量及數據類型特點，構建非結構化氣象檔案管理系統，對紛雜的氣象資料內容和格式（圖片、word、excel、ppt、pdf、wps、video、txt等）分門別類管理，統一歸檔，是此次系統設計的關鍵。

2 需求分析

氣象科技檔案數據類型主要包括：區域站數據、日射數據、太陽光度計數據、激光雷達數據等諸多應用類型數據，總歸檔數據量不超過10TB。目前數據存儲主要以移動硬盤、光盤手工刻錄為主，部分數據分散存儲在各服務器的內置硬盤與個人電腦中，不易于統一管理，且存儲資源分散容易造成存儲資源浪費。由于數據分散存儲，很難滿足業務數據安全要求。隨著數據量不斷增大，可用存儲空間不足，并且擴展性差，無法滿足業務發展需要。

總結以上需求分析，基于當前業務系統情況，面向未來業務發展需要，建設一套高可用統一存儲服務平臺，為業務系統提供高性能、彈性擴展的安全存儲系統，并可按需提供存儲服務。通過利用在、近線方式實現不同類型氣象檔案數據的歸檔保存，方便管理及快速查找。

3系統總體設計

3.1 存儲載體選擇

本系統依據《電子文件歸檔與管理規范GB/T 18894-2002》標準中推薦數據儲存載體，選擇存儲優先順序較高的光盤作為數據長期保存的存儲介質，保障數據安全性，可保存數據50年以上，且低運行成本，低管理費用，耗電少，極大節省辦公室面積，配置更新容易，設備壽命長。新一代光驅總是保留之向下的兼容性，多方位擁有數據，檢索快，信息提取能力強。由于采用塑質材料，所以對任何電磁干擾都不敏感。由于放在片匣內，采用非接觸的訪問方式，所以也沒有光照射和機械損傷。大規模智能光盤的管理設備-光盤庫產品已經成熟，為采用光盤進行海量數據的存儲提供了可能。

光盤庫設備同光盤庫管理服務器一同組合成光存儲NAS系統，通過虛擬化技術，將光盤庫設備映射為光盤庫管理服務器某個單獨的虛擬文件系統（體現為一個單獨的盤符），可以向外提供網絡路徑，在數據源端上通過網絡驅動映射的方式，將光盤庫文件存儲路徑掛載到數據源端本地，使用起來就像操作本地硬盤一樣簡單。由于光盤庫設備是通過機械手自動移動盤匣的方式，來實現存儲介質的交換，所以對數據請求的響應時間要低于硬盤，一般近線數據讀取的響應時間在1～2分鐘左右。通過光盤庫管理軟件的緩沖技術，可以保障近期內的數據在刻錄到光盤匣后也會放置于光盤庫管理服務器的緩沖空間內（即硬盤存儲介質上），實現光磁混合式存儲方式，保障近期被寫入和被頻繁訪問的數據處于在線狀態，能夠被快速讀取。緩存空間可以通過服務器本身硬盤空間提供，也可以外接磁盤陣列進行提供。利用AnyShare歸檔模塊實現基于光盤庫的在線自動數據歸檔，系統整體由數據源端、管理員客戶端、光盤庫管理服務器、光盤庫設備構成?？蛻舳伺c光盤庫管理服務器間通過LAN進行連接，光盤庫管理服務器與光盤庫設備間通過SAS方式進行連接；如圖1。

3.2 平臺框架設計

平臺采用云存儲集群架構，多站點統一部署方案，滿足檔案數據及下屬各級部門之間進行數據傳輸、共享和協作，各部門數據就近存儲可以減輕帶寬壓力，同時各站點數據通過權限設置，有效控制站點數據安全，即有權限訪問用戶或者部門僅能訪問對應權限的數據。

AnyShare非結構數據共享云平臺主體基于云存儲平臺，用戶可通過PC客戶端、移動客戶端、WEB頁面的方式進行訪問；為終端用戶提供云盤服務與個人存儲空間，用戶可自主上傳并共享文檔。同時開放公共文檔訪問目錄，實現組織內部知識庫的構建、與共享，利用光盤庫實現數據自動歸檔并做到長期保存。方案總體設計拓撲圖如圖2。

將文檔云平臺部署在專網，實現各種類型數據的統一存儲、管理及歸檔，方便用戶日常存取、訪問。終端用戶通過政務專網以PC客戶端、移動客戶端、web頁面的方式進行訪問?？蛻粼L問界面如圖3。

另外，AnyShare文檔云用于電子檔案等非結構化數據的存儲、檢索、共享、歸檔，具有針對固定內容的歸檔和長期保留特性。通過安全文檔云平臺，檔案部門可以創建電子檔案歸檔庫，并將電子檔案存儲在歸檔庫中，分散在電腦里的重要資料、手機或Pad里的會議記錄等都可以上傳到云端，做好數據備份。

系統管理員通過云管理平臺可以了解掌握整個集群的運轉績效，包括在線人數監控、文件數量和操作變化統計。對電子檔案的所有操作都會記錄到審計日志，做到有據可查，合規、安全可控，為檔案提供統一的固化存儲、安全管理和高效使用的平臺。

4 結語

采用愛數AnyShare-V構建私有云盤服務平臺，建立大連氣象科技檔案私有云共享平臺，在信息中心部署并配置平臺的公網映射，通過Internet可接入業務專網；在組織范圍對各個行政辦公人員、管理人員、業務人員等個人電腦上安裝客戶端；對于外部用戶，可選擇通過web訪問，手機或者PAD安裝APP等方式進行訪問。同時，該平臺具有統一的對外異常交互方式，方便開發者對云平臺中的異常進行捕獲與處理。通過對以上API的組合調用，開發者可以在不同的終端實現基本的文檔操作，對數據進行集中的存儲與有效的管理。

愛數AnyShare云存儲平臺是一個開放的平臺，為第三方應用提供了訪問該平臺資源的一系列接口，可對接各種業務軟件，如OA的管理所有相關附件的非結構數據。第三方應用可以通過系統提供的接口開發基于AnyShare云平臺的相關應用程序，具有較好的開放性和擴展性。

檔案管理系統論文:探究地質調查所檔案管理系統的研發與應用

摘 要：計算機信息技術與各行各業之間的聯系十分緊密，由于信息技術具備高效便捷的特點使得其能夠運用到各個行業之中，在地質檔案管理工作當中，信息技術通過電子地質檔案的方式手段代替了原有的書面地質檔案管理方法，工作效率更加高效，并且工作質量得到了有力的保障。本文就地質調查所檔案管理系統的研發與應用展開了探討，從地質檔案管理系統的重要性意義著手，分析了地質調查所檔案管理系統的功能需求與總體設計，并對其具體應用中存在的問題進行了分析，同時也提出了相應的解決方案，希望相關的研究結果能夠對地質檔案管理系統的研發與應用起到積極的促進作用。

關鍵詞：地質檔案；信息技術；檔案管理

地質調查所檔案管理系統的成功開發與應用離不開大量的地質檔案信息的有效提供，從宏觀角度上來講，地質調查是具有歷史意義的，能夠從勘察結果當中窺探到遠古的風貌又能夠向未來傳遞時代的信息，因此做好地質調查所檔案管理系統的研發與應用是十分重要的，這樣才能夠真實的記錄與承載歷史。本文就地質調查所檔案管理系統的研發與應用展開了探討，從地質檔案管理系統的重要性意義著手，分析了地質調查所檔案管理系統的功能需求與總體設計，并對其具體應用中存在的問題進行了分析，同時也提出了相應的解決方案，希望相關的研究結果能夠對地質檔案管理系統的研發與應用起到積極的促進作用。

1 地質檔案管理系統的重要性意義

1.1 地質檔案系統可以很好地記錄地勘工作的歷史

地質調查所檔案管理部門在進行地質勘探的相關工作時，需要對探測結果以及工作進程進行詳細且細致的記錄，并且要保障所記錄內容的原始性以及真實性，這樣探測結果才能夠真實完整的還原地質風貌，并且為其他相關工作與研究學者提供參考價值。記錄人員將記錄內容錄入到地質檔案系統當中就能夠為日后的資料查閱提供極大的便利。

1.2 地質檔案系統是勘探地質的有利證據

通過地質檔案系統，管理人員能夠對勘探工作的進展程度進行查看，并且在地質檔案系統的研發與應用過程當中，能夠從地質檔案的記載中了解到實際勘探中出現的各種問題并設立相應的解決措施程序從而起到完善地質檔案系統的作用，因此可以說明地質檔案系統是勘探地質的有利證據。

1.3 地質檔案系統的利用可以使管理人員更好地做出正確的決策

地質調查所工作內容的劃分與調動都是靠檔案管理系統的分配來實現的，管理人員通過該系統能夠及時的對工作內容以及人員支配做出正確的決策，極大的促進了勘探工作的順利進行，并使得管理工作更加合理與具有實際效益。在日常的工作當中，管理人員通過查看地質檔案的記錄從而對當前勘探工作與具體人員的操作情況進行科學的分析，并確定當前的勘探工作的開展是否具有實際意義。

2 地質調查所檔案管理系統的功能需求

地質檔案管理系統的運作手段是通過互聯網平臺進一步展開的，在互聯網的運作之下，通過相應的開發平臺以及操作軟件能夠形成隨時對系統進行信息維護以及資料擴充的地質檔案管理系統，在這樣的操作環境之下，管理人員能夠提升對地質檔案信息的錄入速率，同時還能夠對錄入內容隨時進行規范與整理，進而滿足工作人員能夠對資料進行快速查閱的基本條件，大大地節約了工作時間并提升了工作效率。除此之外，地質檔案管理系統還兼容著多款辦公操作軟件，使得資料查閱工作的進行得更加順利，省去了各種操作軟件不斷切換的不便。

3 地質調查所檔案管理系統的總體設計

3.1 系統概述

我國每年都有大量的地質勘探工作在各地展開，因此就大大地加深了地質調查所檔案管理系統的工作難度，盡管摒棄了傳統的人工管理模式，但仍舊有部分工作內容需要人工來完成，因此設計出降低人工使用量、功能更加完善的地質檔案資料管理系統是當前地質資料檔案管理部門的首要任務。

3.2 系統整體結構

本文首先對地質調查所檔案管理系統的意義以及重要性進行了詳細的分析，從中能夠得出地質檔案系統可以很好地記錄地勘工作的歷史、地質檔案系統是勘探地質的有利證據以及地質檔案系統的利用可以使管理人員更好地做出正確的決策的結論，結合地質調查所檔案管理系統的重要意義與SOA、MVC框架形成了相應的勘探資料信息的共享平臺，基于此能夠實現地質資料檔案資源的共享與重復使用，從而為資源信息平臺的維護也降低了一定的難度，勘探工作的進行效率也有所提升。

3.3 系y的數據庫設計

地質調查所檔案管理系統的主要意義在于對地質勘探資料的妥善保存，從而避免因工作量繁多導致的資源使用頻繁的損壞情況的發生，可以說將資料進行妥善的保存是這一系統的主要運行目的，除此之外，系統數據庫的設計需要符合系統操作的合理性、運行的穩定性，這樣才能夠滿足數據操作量宏大的系統的基本需求。

4 地質調查所檔案管理系統存在的問題及解決方案

4.1 地質調查所檔案管理系統的聲像管理較為落后

在進行地質勘探的過程當中，最為重要的工作程序就是對地質檔案進行聲像收集，由于管理部門尚未樹立相應的設備操作應用規范準則，使得在聲像地質檔案的操作與收集方面，沒有統一的標準，操作人員僅靠平日工作經驗來判斷聲像錄入是否能夠完成勘探資料的系統錄入，這樣既不科學也不合理。

4.2 地質調查所檔案管理系統的管理設備相對落后

就當前我國地質調查所檔案管理系統的管理現狀來看，是無法對資料的存放與地質歷史信息的傳遞起積極的促進作用的，部分地質調查所沒有配備單獨的地質檔案管理場所，這就導致各種類型的地質檔案隨意堆放在一起，在查閱時極不方便，另外也沒有對資料信息進行統一目錄整理，這就為地質研究者帶來了資料參考方面的難度。盡管一些調查所運用了計算機系統對檔案進行錄入與整理，但是相應的操作人員并沒有集中地參加系統使用能力的培訓，導致了系統設備無法得到充分利用的情況出現。

4.3 將信息技術投入到地質檔案管理工作當中

隨著科學技術的快速發展，各行各業都將信息技術引入到相關領域當中，并取得了可觀的成效，為了能夠使得地質檔案管理工作的發展更加順利，因此可以將信息技術投入到地質檔案管理工作當中，在地質調查所設立相應的計算機操作設備之后，能夠極大程度上的避免因工作量繁多人工無法負荷帶來的操作失誤，除此之外，地質檔案還需要管理人員定期進行資料的類別整理與更新內容的補充說明，這樣才能夠保障地質檔案的完善度對科研工作的進行起積極的促進作用。

4.4 對管理人員進行嚴格的培訓，進而加強人員的工作能力

使用地質檔案管理系統之后，操作人員能夠大大地節省錄入時間從而提升工作效率，而由于地質檔案的資料學術性較強，這就需要操作人員除了要具備系統的操作能力之外，還要掌握一定的地質學知識，這樣能夠在資料的管理上更具有資料的篩選與分類能力，從而實現地質資料的有效傳遞與共享，因此，對管理人員進行嚴格的培訓，進而加強人員的工作能力是極為必要的，這樣能夠保障地質勘探資料的學術參考價值與信息傳遞的意義。

檔案管理系統論文:企業檔案管理系統運行維護和體系建設的相關探析

摘 要 近年來，隨著網絡技術的普及運用，社會逐漸面向信息化、數據化發展，如何保障信息系統運行的安全性、高效性以及性是當前各行業急需解決的問題。在大數據的發展步伐中，信息系統的規范化運行維護以及體系建設日趨重要，檔案管理系統運行維護的主要目的是保障網絡系統的高速運行，逐步提高企業檔案管理的信息化程度，以此更好的促進數據歸檔的有效性?；诖?，本文簡要提出企業檔案管理系統運行維護以及體系建設的要點，并以石油企業為例，提出當前我國石油企業檔案管理系統工作中存在的主要問題以及解決措施，得以為相關工作人員提供理論參考依據。

關鍵詞 企業檔案管理系統 運行維護 體系建設

隨著信息化技術的快速發展，檔案管理系統在各個領域中的運用更加廣泛，發展空間也隨著擴大。現階段，為了適應社會發展的步伐，企業對其檔案管理系統的運行質量提出了更高的要求，同時，企業檔案管理工作中信息化技術的優勢越來越突出。信息化電子檔案作為新時期企業發展中必不可少一項工作方式以及工具，其運行水平直接關系到企業檔案管理工作的正常運行，尤其是在石油企業中，強化其檔案管理系統的運行維護以及體系建設具有重要的意義。因此，相關工作人員應當積極分析檔案管理運行系統中存在的主要問題并提出有效的措施加以解決。

一、企業檔案管理系統運行維護和體系建設要點

在企業檔案管理系統的運行管理工作中，通過有效的手段維護以及管理一個已經建設完畢信息系統，保障其長期性的順利運行并長時間發揮其運用效益，比新系統的建設更具價值。

（一）企業檔案管理系統任務

在企業檔案管理實踐工作中發現，信息管理系統的運行以及維護并非簡單的維持系統的順利運行，同時，也包含多方面的工作任務，具體如：在保障系統正常運行的基礎上，對系統運行功能的應用加以推廣；不斷充實、修改、更新系統中的信息資源，盡可能避免以及排除檔案系統的運行風險以及系統錯誤；逐漸完善以及強化系統功能；實現檔案信息系統的實時監控；創新相關新系統的建設；充分發揮檔案的利用率等。

（二）企業檔案管理系統建設原則

在企業檔案管理系統的建設過程中，應當遵循三個基本原則：（1）預警性原則。一般來說，企業檔案管理運維系統包括多種預案，爭在系統出現故障性問題或者系統的緊急狀態，能夠及時預警并找出相關應急措施，這對于系統運行維護效率的提高以及運維成本的降低具有重要意義。（2）科學性原則。企業檔案運行維護管理系統的不能處于事務性處理這一局面，同時，各級運行維護系統應當避免問題的重復性處理，逐步實現系統工作的科學化。（3）指導性原則。在實際的系統運維中得出，系統問題的發現以及解Q與系統的完善與開發、系統優化機制以及相關業務流程具有緊密的聯系，因此，企業檔案管理系統運行維護工作具備指導性原則。

（三）企業檔案管理系統建設功能

運行維護技術對于檔案管理系統平臺功能有著至關重要的影響。一方面，系統平臺應當實現問題的分析、處理以及問題反饋的高速運行，保障信息系統的正常工作，以此逐步實現系統數據的性目標。另一方面，系統平臺應當具備指導以及操作功能，企業分公司在使用管理系統的過程中，由于存在系統更新、工作人員缺乏經驗、業務變動等問題，常常由于系統缺乏有效的功能指導，應當系統功能的發揮。在系統工作環節，通過有效的指導以較大限度的降低數據故障以及系統故障，能夠降低系統運行維護的壓力，并逐步提高系統運行維護的性。

另外，針對企業方案管理系統而言，還應當具備系統優化功能，即在系統運行維護過程中及時發現系統存在的問題，并不斷積累解決問題的經驗，進而通過系統的優化設計以及系統功能的不斷完善，進一步提高系統的運行功能。同時，檔案管理系統也應當具備信息倉庫功能，通過信息倉庫收集系統故障及其解決措施，這對于系統信息的再利用具有重要的意義；信息倉庫也包含信息流轉、系統功能運行指導等方面的信息，能夠為系統的推廣運用奠定良好的基礎。

（四）制度保障體系的必要性

在企業檔案管理系統的運行維護以及體系建設過程中，管理人員應當建設相關制度保障體系，比如系統運行維護管理制度、考核制度以及應急制度等，以此不斷提高系統運維系統的有效性以及實用性。從某種程度上來說，運維制度的完善是系統安全穩定運行的前提，系統管理人員的有效維護，能夠降低系統運行中的風險，有效改善系統工作的質量以及系統服務水平。通過科學的考核以及激勵體制，合理評價信息系統管理人員的行為，不僅能夠激發其工作熱情，同時也能夠有效提升工作效率，促進系統運行維護的健康發展。

二、石油企業檔案管理系統運行維護和體系建設現狀

石油企業是我國經濟產業發展中的重要組成部分，企業管理人員應當提高對于其檔案管理系統維護管理工作的重視，建設統一化的信息資源管理平臺。現階段，石油企業的檔案管理系統記錄著企業的發展歷史，是企業發展方向的一大依據，通過檔案資料的有效分析，不僅能夠明確其自身發展目標、揚長避短，促進企業的長遠發展。同時，通過檔案資料的管理方便與企業領導及時了解其各個單位的發展情況，并以檔案作為實際出發點制定一系列管理方案，保障企業經營的有效性。當就目前而言，我國許多石油企業的檔案管理工作依然存在諸多不足，還需不斷完善和改進。

（一）真實性問題

一方面，現代社會處于信息化發展的新時代，檔案是石油企業中重要的信息資源，管理人員應當確保其真實性。以往的檔案管理模式難以保障檔案信息以及相關重要數據的安全，使用檔案文件時很有可能出現信息篡改或者數據遺失的情況，無法保障信息的安全，極大降低了企業檔案信息的真實性。另一方面，在石油企業中，石油企業的檔案管理系統中多為圖表資料，檔案資料的負責人不明確，無法保障資料的性，或者存在檔案資料的刪改情況也難以發現，因此，企業檔案管理的真實性問題是應當逐漸引起重視。

（二）保密性問題

隨著信息化技術的進步，以往的電子式文件檔案或者手寫檔案已經難以適應社會的發展，文件檔案容易出現遺失等問題，極大影響其安全性以及保密性。而使用計算機作為網絡終端，能夠極大提高信息傳遞速度，提品質案管理的工作效率，但是不利于檔案資料的保密。

（三）長久性問題

隨著辦公系統的數據化發展，許多單位逐步面向無人辦公狀態發展，信息化文件檔案的運用范圍也不斷拓寬。現階段，企I信息、數據均可以儲存在電子檔案中，工作人員只需手動操作就可以在較短時間內得到企業所需要的信息，企業檔案管理的信息化方式簡化了辦公程序，但是一旦計算機出現故障，就會導致檔案信息在較短時間內全部遺失，造成難以估量的后果，影響企業檔案管理的長久性發展。

（四）廣泛性問題

檔案管理按照原來傳統管理制度，利用率并不高，查閱資料難，不能、快速的找到相關文檔，檔案不能被廣泛應用。企業檔案管理系統運行維護后，可以快速定位檔案位置，找到原始檔案，并能讓存放的檔案內容得到更好的運用，充分發揮歷史檔案資源的作用。

三、企業檔案管理系統運行維護和體系建設措施

（一）庫房的智能化管理

隨著信息化技術的不斷推進，其在企業各個領域的運用更加深入，有關工作人員應當以計算機技術作為基礎，建設全新的、能夠與之適應的檔案庫房管理系統，并充分發揮計算機的優勢，通過其時效性特點逐漸實現庫房的實時監控，有效控制庫房的空調設備以及溫度，在提高工作效率的同時，逐步實現庫房管理的現代化以及智能化。

（二）建設檔案管理相應的網絡

現代化社會的信息數據量不斷擴大，檔案管理部門的工作質量已經逐漸成為企業市場競爭中不可忽視的一個成分，因此，在這一時代中，企業應當不斷完善其檔案管理模式，充分發揮企業檔案管理系統的價值。建設檔案管理系統是改善傳統管理方式中問題的主要手段，信息化系統的建設不僅能夠促進計算機技術在檔案管理中的推廣化運用，同時也能滿足數據量劇增情況下人們的工作需求。企業應當根據自身的實際發展需求，不斷創新更加方便的管理方式，通過計算機的硬件共享，有效建設檔案管理部分與企業其他部門的聯系，實現檔案資源的共享。

（三）提高工作人員綜合素質

在石油企業中，檔案管理工作人員的素質直接影響其工作水平，因此，管理人員應當提高重視，定期組織企業檔案管理系統運行維護管理與體系建設的工作人員開展培訓工作，在提高其職業技能的同時，強化對于工作人員職業素養的培養。同時，石油企業應當加大人員培訓投資，邀請相關專家舉辦講座培訓活動，需要指出的是，在實際的培訓過程中，管理人員不僅要重視理論知識的學習，也應結合實際案例進行實際演練，以此培養工作人員發現問題，解決問題的能力，為企業檔案管理工作質量的提高創造條件。

（四）積極引進信息技術的應用

近年來，我國經濟發展速度較快，信息技術逐漸被運用在各個領域。尤其是在企業檔案管理國策過程中，信息技術的運用從根本上轉變了以往的工作方式，在企業的經營過程中發揮著積極作用。然而，就現階段來說，我國信息技術水平與發達國家相比仍然存在一定差距，尤其是石油企業的檔案管理系統運行與體系建設并不完善，因此，相關管理人員應當樹立正確的意識，充分意識到技術發展的中心作用，引進國內外先進管理技術，通過有效措施提高信息化系統在檔案管理中的性。

四、結語

石油企業的發展不僅關系到人民的正常生活，同時也影響我國國民經濟的健康發展。企業檔案管理系統運行水平影響著企業的正常運營，在信息技術的支持下，企業檔案管理系統的運行維護以及體系建設水平將進一步提高，有關人員應當引起重視，積極分析其中存在的問題，并通過有效措施加以解決，以促進企業的健康發展。

檔案管理系統論文:大數據時代下?？圃盒n案管理系統的研究與設計

摘 要：利用教育的信息化來促進和實現教育的現代化，已成為教育界的共識。檔案管理信息化是檔案管理工作的發展趨勢和方向。該文首先對?？圃盒n案管理工作進行系統的分析，提出了在大數據時代下檔案管理系統的需求；其次，研究和設計了檔案管理系統的具體功能，，針對不同類型數據進行不同方式的加密，保障系統的安全性。

關鍵詞：教育信息化 檔案管理系統 數據加密

隨著計算機及互聯網的持續快速發展，以云計算、物聯網、智能城市、智慧校園為代表的各種新技術、新應用如雨后春筍般涌現出來，正在影響和改變著我們每一個人，無論你是否愿意被影響和改變。隨著應用軟件的增多和普及，產生了大量的數據，而且，這些數據以指數級的速度增長，人類已邁入大數據時代。檔案是機關、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像及其他各種形式和載體的歷史記錄。隨著學校的快速發展，不同類別、不同形式的檔案快速增加，檔案管理工作變得更加復雜，傳統的檔案管理方式和方法已不能m應互聯網環境下數據量大和高安全性等要求。因此，研究和設計一款符合學校實際需求的檔案管理系統迫在眉睫。

1 ?？圃盒n案工作的現狀

1.1 檔案管理工作部門和人員情況

?？圃盒Ｒ话銢]有專門的檔案室或檔案館等獨立的檔案管理機構。以筆者所在的漯河醫學高等?？茖W校為例，檔案室是學校行政辦公室的下屬機構，不是獨立設置的檔案室，隸屬于學校行政辦。筆者學校檔案室僅有兩名專職檔案管理人員，缺乏專業的計算機網絡信息技術人員，每年疲于應對學校各類檔案的收集、分類、整理、上架、日常查詢、借閱和印章使用等工作，沒有更多的時間和精力去研究和學習檔案信息化方面的知識。

1.2 檔案管理工作硬件投入情況

筆者學校檔案室設有辦公室和檔案庫房，分別用于辦公和存放檔案。其中，檔案庫房約200m2，內有打印復印一體機、掃描儀、計算機、刻錄機、照相機、空調等電子設備和滅火器、鐵門、鐵窗等防火防盜設備，但沒有配備去濕機、磁盤陣列、溫濕度和防火防盜自動報警器等設備。計算機和打印復印一體機等辦公設備較為老舊，經常出現各種各樣問題，嚴重影響檔案管理人員和檔案借閱人員的工作效率。

1.3 檔案管理工作信息化使用情況

目前，該校還沒有專門的檔案管理系統，都是以自建Excel電子表格形式進行管理，且僅保存基本的文件名、文件類型、時間等信息，只能進行簡單的信息查詢和搜索，不能提供詳細的信息檢索；館藏檔案以傳統的紙質檔案為主，當前流行的多媒體電子檔案如圖像、音頻、視頻、掃描件等較少，無法大規模地實時、在線提供檔案，與當前檔案管理信息化發展潮流不符，檔案管理工作信息化水平總體不高。

2 檔案管理系統的需求和功能設計

我國大部分本科高校都有自己的檔案管理軟件，各高校檔案管理軟件的功能大同小異。作為?？茖W校，由于歷史原因，大部分都沒有自己的檔案管理軟件，隨著時代的進步，特別是在互聯網和大數據時代，也急需要有自己的檔案管理軟件。該文在總結高校檔案管理需求的基礎上，調查和收集該校檔案管理工作的實際需求，并進行相關功能設計，為下一步的實現打下堅實的基礎。根據學校各類用戶需求，確定檔案管理系統的功能模塊，各類需求如圖1所示：主要分為用戶登錄模塊、檔案管理模塊、檔案查詢模塊、檔案借閱模塊、系統管理模塊和印章使用模塊。

用戶登錄模塊：登陸系統是各類用戶安全進入系統的及時步，系統只允許特定的用戶，即用自己的工號或學號登錄系統，登錄后可以自行修改密碼。

檔案管理模塊：檔案管理模塊功能如圖2所示，包括檔案錄入功能、檔案審核功能、檔案鑒定功能、檔案歸檔功能、檔案修改功能和檔案刪除功能。由檔案提供者把檔案的基本信息錄入到系統中，同時將電子稿導入，做到檔案基本信息、紙質稿完整信息、電子稿完整信息一一對應。檔案管理員對檔案提供者錄入的信息進行審核，如果有必要保存，則審核通過；如果沒有必要保存，則不通過。如果通過，則對檔案的密級和保存的時間進行鑒定，密級程度分為公開、保密、機密、絕密4種，根據檔案的性質鑒定為不同的密級和保存時間。由系統管理員對需要歸檔的檔案的所有信息進行審核，查看是否滿足檔案信息化建設的各種標準，對通過審核的檔案進行立卷、編目和保存。對不符合檔案信息化建設標準的檔案退回，給出不符合標準的條目，并限期重填。此外，系統管理員可以對檔案的個別屬性進行修改，若某些檔案沒有保存的必要或保存時間到期時，系統管理員將檔案刪除。

檔案查詢模塊包括檔案查詢和查詢統計兩個功能，查詢者在查詢框中輸入文件的關鍵字、文件號、文件名等關鍵字信息進行查詢，系統會根據查詢者的權限快速地反應查詢到檔案的詳細信息。查詢統計主要是對各類檔案信息查詢次數、查詢者部門、查詢內容等進行統計。

檔案借閱模塊：包括檔案借閱和借閱統計兩個功能，用戶提交檔案借閱申請，包括借閱的檔案、借閱日期、歸還日期等，經檔案管理部門人員審核批準后，即可完成檔案借閱。借閱統計主要是對借閱檔案、借閱次數等進行統計，可以分析檔案利用率，進而為決策者提供決策支持。

系統管理模塊包括數據備份、數據恢復、日志查詢、用戶權限管理功能。

印章使用模塊：由于學校公章保存在檔案室，傳統印章使用手續繁瑣、費時費力，因此有必要加上印章使用功能，印章使用者只需網上提交申請，審核人網上審核，且審核人必須在規定時間內審核，保障印章使用手續正常、快速進行。

3 檔案管理系統的安全

安全性是擺在每一個應用系統面前的大問題，檔案管理系統也不例外。這里主要從數據信息安全、程序安全和網絡安全3個方面來討論系統的安全性。該系統對用戶密碼采用MD5算法進行加密，系統在保存密碼時將密碼信息用MD5算法加密后存入數據庫，數據庫中只保留加密后的信息，當用戶登錄后，輸入的密碼信息先用MD5算法加密，將加密后的信息與數據庫中的信息進行比對，若一致，則允許登錄，若不一致，則提示重新輸入用戶名和密碼。針對圖片信息采用基于混沌的圖像加密技術進行加密。程序測試主要是進行黑盒測試和白盒測試，以驗證程序的功能和邏輯正確性。由于服務器放到學校機房中，所以要確保機房網絡安全，防火墻，UPS和入侵檢測系統都是必不可少的。此外，系統還需具備數據備份和數據恢復功能，其主要作用是提品質案管理系統的數據性和安全性。該系統采用的備份策略是：每周進行一次完整備份，備份系統中所有的數據，優點是恢復時間短，操作最方便、。每天進行一次增量備份，備份上一次備份以后更新的所有數據，優點是每次備份的數據量少，占用空間少，備份時間短。

4 結語

該文主要分析和設計了基于該?，F狀的檔案管理系統，隨著高校信息化建設的逐步深入，會有更多的電子數據信息流入到檔案管理系統中，數據安全是一個必須重視和要解決的問題。一方面，隨著智能手機的快速普及，越來越多的工作可以在手機上完成，如何盡快實現基于智能手機的檔案管理系統；另一方面，大量的數據積累必然形成大數據，如何讓大數據通過數據分析、數據挖掘來發揮出其應有的作用，是今后需要努力的方向。

檔案管理系統論文:數字時代醫院檔案管理系統建設研究

[摘 要]隨著我國信息技術的持續快速發展，數字時代早已悄然而臨，數字技術深入到各產業行業中。數字時代在改變民眾生活的同時，對我國的醫療衛生領域也相應起到了變革作用。而醫院檔案管理涉及龐大的數據支撐，與數字時代的發展相輔相成。數字時代進一步推動了我國衛生醫療系統建設中所樹立的數據和服務理念，并且從形式上，改變了以往對衛生醫療系統管理的判定標準，特別是為醫院檔案管理加入了更多的元素。

[關鍵詞]數字時代；醫院；檔案；管理

0 引 言

隨著社會的發展與進步，當前國內醫院的業務、服務、管理水平均較以往有了明顯提高，由此也就對檔案管理工作提出了全新的標準與更高的要求，醫院檔案管理應當確保其信息化發展水平與醫院發展相適應。本文結合國內醫院檔案管理現狀，對當前存在的檔案管理問題進行梳理和分析，針對數字時代醫院檔案管理存在的問題提出相關的建設策略，旨在為國內醫療與衛生工作的改進提供一定參考。

1 我國醫院檔案管理系統現狀

隨著我國社會經濟的整體發展，國內醫院的檔案管理工作有了明顯的進步。現階段，國內醫院檔案管理更加強調將數字時代中的信息化建設作為醫院檔案管理的新起點，這也進一步體現了網絡技術的發展對于促進檔案管理服務的關鍵作用。毋庸置疑，醫院檔案管理的數字化發展與建設，是其整體工作與實現多方位系統建設的重要構成，更是醫院在開展各項工作中，尤其是管理工作的占據重要地位的環節，數字化的管理系統建設已然被證明是現代醫院管理改革和發展的必然趨勢。

隨著信息技術在人們生活中地位的日益凸顯，以及我國檔案管理事業的快速發展，對醫院應用數字化的信息管理也帶來了一定的挑戰。通過數字化、信息化技術的輔助管理、創設多類型綜合的檔案數據庫，以及利用網絡技術實現檔案資源的信息共享，能夠更加高效地將醫院檔案室那些豐富的材料進行快速的傳播和共享，最終達到更好地服務社會、服務管理、服務患者的目的。

盡管數字化的檔案可以極大地彌補傳統中紙質檔案安全性不高、存取過程繁瑣、不便保存等問題，然而也因為數字化電子檔案有其介質性，仍然存在不少問題需要解決。

2 我國醫院檔案管理系統存在的問題

2.1 依賴性

數字時代電子檔案必須依賴管理系統（管理系統包括了硬件、操作系統及應用軟件等），才能讓電子檔案發揮作用。不難發現，電子檔案從制作、處理，到后面的歸檔等一系列的管理行為都需要通過管理系統方可實現。一旦遠離了計算機，電子檔案便無法被識讀，也不能對電子檔案施以其他影響，失去了管理行為。

2.2 分離性

電子檔案的儲存位置并非固定，而是處理時刻變化狀態的，利用信息網絡，在各計算機間完成資料的傳遞，也能夠在各個載體間實現復制，因而內容和信號形態不會發生改變。

2.3 可變性

數字管理系統中由于檔案信息的獨立性，還有系統自身所具備的功能，可以將檔案信息輕易增刪、處理、編輯，而在更改檔案后所生成的新檔案很難會被發現更改的痕跡。并且，數字管理系統中的一些靜態文檔往往都會被動態文檔所替代，后者的數據也就會被持續地更新，從而反映近期的情況。一旦電子檔案沒有進行備份，數據如果被人為修改，那么檔案就很可能蕩然無存，且不容易被恢復，醫院數字檔案的載體材料也存在不穩定性特點。

3 加強醫院檔案管理系統建設策略

3.1 完善系統服務

首先，當前國內醫院檔案管理服務工作必須建立完善的管理內部網，如此，工作人員在通過平臺來制作醫院網頁的同時，可以在各個方面對醫院的數據信息進行的收集與匯總，進而打造完善的數字時代檔案管理系統。這樣一來，就能夠保障大眾和患者能夠通過信息網絡來完成對檔案資源的檢索，獲得更高水平的服務。

其次，建立電子檔案的信息數據庫可較好地集合醫院不同科室所需歸檔的檔案，且數據中心中的電子檔案信息查詢與服務功能，也很好地保障了醫院信息的透明，電子檔案的集合、整理，讓各個部門能夠很好地實現對電子檔案資源的共享，防止發生不同科室之間在建立其自身檔案管理系統時出現的不兼容或無法擴展的問題。電子檔案信息數據庫的建立可以持續補充檔案信息的資源，提高電子檔案的應用效率。

，面對巨大的信息資源，醫院檔案管理功能都無法將所有的電子信息一一整理、匯總、處理及應用。因此，醫院檔案管理系統一定要徹底破除傳統管理中辦公資源、情報資源及檔案資源相互分離的問題，建立一個完善的醫院檔案管理系統，真正意義上達到對信息資源的統一管理，發揮出對整體信息資源進行整合的作用，這是醫院檔案管理朝向科學化發展的先決條件。

3.2 服務路徑的完善

不可否認，在很大程度上，既往的醫院檔案管理更大作用是為患者提供或保存初始檔案文件，抑或是通過加工對檔案進行匯編，但沒有對檔案進行深度的加工。完善服務路徑就是需要對電子檔案的資源進行深度的分析與處理，較大限度上給患者和大眾帶來更加的資源。因此，醫院在日常事務的運行中，就有必要更加關注收集、整理部分醫患事故檔案，分析事故產生的過程，最終總結經驗，為醫院運行提供決策意見。

按照醫院管理工作中普遍存在的混亂和交錯的局面，醫院的檔案管理服務更需要更加主動地去應用數字技術，對不同科室的檔案管理系統均展開數字化建設，讓大眾能夠在系統中輸入想要查詢的內容，并輕松地查到想到得到的相關信息資源。c此同時，對數字檔案也可以采取用戶授權的管理方式，用戶可針對自身權限對醫院檔案資源展開訪問，并能夠把即時所需的電子檔案打印出來，真正獲得高效、快捷的服務 。

3.3 源頭管理

現階段，提供豐富的檔案服務是醫院電子檔案開發的重要原因，換言之，檔案管理人員決不可追求表面工作，而是需要按照用戶的現實所需，緊握重點，找出突破點。具體來說，在為患者和大眾提供公益性服務的基礎上，不斷加大醫院數字化建設，同時也要讓檔案管理系統緊跟其上，全力在檔案的分類、流程、網建及改革等環節上實現真正的突破，從而讓醫院實現經濟效益與社會效益的雙贏。

近些年，我國大多數醫院檔案管理的數字化發展已獲得了不俗的成績，但也留有些許的問題要解決。對此，醫院行政管理部門就需要強化自動化辦公系統和電子檔案管理系統的一體化建設，讓每個環節所產生的檔案資料都可以、迅速、安全地存儲在檔案信息管理系統中。積極加強和規范檔案管理的歸類流程，保障那些有價值的信息順利歸檔。

3.4 強化物質保障

在醫院電子檔案的開發與應用階段，相對的物質保障是必不可少的。一旦沒有穩定的物質保障支撐，就無法實現電子檔案中的技術開發工作。所以，電子檔案的開發環境同樣是數字時代加強醫院電子檔案管理系統建設的關鍵條件，醫院不僅要積極地運用現代化的數字技術，更應當做好人力資源管理、物質資源支撐以及技術資源保障的相關工作，只有這樣，方可保障醫院檔案系統建設的有效性。

4 結 語

當前，伴隨著我國信息化建設發展的持續深入，人民的生產生活方式均發生了極大的變化。對醫院檔案管理服務而言，數字技術的不斷更新發展，對既往的醫院檔案管理的理論和手段都形成了深遠的影響，也給檔案管理工作帶來了全新的機遇與挑戰。管理部門應當切實針對社會發展的客觀需求，以服務創新和技術創新為理念，為醫院檔案的數字化建設夯實基礎，同時，工作人員也需要在工作中不斷地創新思想、改變觀念，勇于破除傳統，實現自我超越。

檔案管理系統論文:試析檔案管理系統對食品藥品安全科學化監督的影響

摘 要：食品藥品安全關系國計民生，與人民生活生產息息相關，因此對食品藥品行業進行有效監督，強化食品藥品安全檔案管理至關重要。本文通過分析檔案管理系統的重要性，探討檔案管理系統對藥品安全實現科學化監管的促進作用。

關鍵詞：檔案管理；安全監督；食品藥品

隨著信息技術的飛速發展，傳統的檔案管理手段越來越無法滿足當前檔案事業的發展需要，尤其是在食品藥品信息領域，問題更為突出。因此，要想更好的實現國家對食品藥品資源的監管和分配，就必須依托現代化技術手段對食品藥品監管系統進行優化，建立完善、科學的食品藥品檔案管理系統。

1 檔案管理系統的概念與意義

檔案管理系統，通過建立統一的標準，規范整個文件管理，包括規范各業務系統的文件管理；構建完整的檔案資源信息共享服務平臺，支持檔案管理全過程的信息化處理，包括：采集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研等等，同時逐步將業務管理模式轉換為服務化管理模式，以服務模型為業務管理基礎，業務流和數據流建立在以服務為模型的系統平臺之上。

檔案管理系統是一種現代化管理體系，它的運用為企業、單位提供更加科學、完善的檔案管理方法，有著檔案管理與網絡查看的雙重功能。在食品藥品監管中，應用檔案管理系統能夠實現信息適時傳輸的一體化操作流程，能夠讓食品與藥品監管部門的工作更加順暢。人民群眾也可以通過這一檔案系統來對食品與藥品實時監督。

2 檔案管理系統對食品藥品的安全科學化監督的作用

實施檔案規范化的管理，可以保障記錄在檔案中的所有信息是屬實的，在萌芽狀態的食品藥品安全隱患能及時地消除，能夠在不擴大食品藥品安全事態的情況下，及時時間處理發生食品藥品安全事件的相關單位，避免了許多不必要的麻煩。同時，實施檔案規范化的管理，可以將相關食品藥品企業的相關資料予以公布，便于群眾對食品藥品企業進行社會監督，促進食品藥品監管工作穩定的展開。

2.1 提高了監管部門的工作效率

食品藥品監督管理部門的工作量非常大，要對不同的食品藥品生產環節嚴格把控和監督，工作難度之大絕非一般，這給安全監管工作的開展帶來極大的影響。另外，食品藥品監管檔案本身種類復雜、序號繁多，作為一種真實有效的紙質資料，它的科學性與有效性不容忽視。我們都知道，傳統意義上的檔案保存工作，無論是檔案數量，還是檔案管理過程都極其復雜，整個檔案管理工作不僅消耗了大量人力、物力，同時存儲與傳播利用過程也更加復雜。進入新世紀以來，對檔案資料需求量逐漸增加，傳統意義上的檔案管理方式，已經不能滿足經營發展需求，只有通過電子信息化建設，才能適應新的發展形勢。尤其是在食品藥品檔案管理中，因為食品藥品檔案自身特點影響，這一問題表現的尤為突出，而建立完善的檔案管理系統則能成功的解決檔案歸檔難、檔案保管難以及檔案查找難的問題，將所有的檔案資料通過電子掃描方式統一輸入電腦系統，通過移動的搜索工具檢索，這樣有效地提高了管理人員工作效率，對食品藥品監管部門的科學化監管工作的開展有著一定促進作用。

2.2 推動了信息化建設

檔案信息化建設包括系統設置、數據維護、信息查詢、統計報表等組成。其中系統設置和數據維護是關鍵。因此，首先要選用一套設置合理、管理科學的信息化系統，利用計算機管理檔案?？梢詫崿F檔案管理的微機化、網絡化。通過計算機網絡實現各項統計和計算機處理方式，由磁介質交換轉變為網上傳輸，逐步實現信息和公務公文的電子郵件交換和遠程數據交換，實現資源共享。在此，食品藥品監管工作本身是一個復雜而又繁瑣的工作系y，也要不時地進行檔案系統的開發與維護，因此就要強化信息合作，加快系統開發建設，進而推動整個檔案信息管理系統的建設，如監控設備、信息一體化設備等，實現信息覆蓋，確保食品藥品檔案信息資料的，完整。

2.3 優化檔案管理模式

根據相關部門自身的情況，制定嚴格的獎懲制度，對于那些隨意更改或記錄的檢驗者進行嚴格的懲罰，從而使檢驗者有規可詢，有規可依，優化檔案管理的模式，其中可以通過引入信息化技術，使繁瑣復雜的檢驗紙質登記整理轉化為網絡系統化的整理，檔案的格式也可以從簡單的文字轉變為圖文結合，不僅方便了日后的查閱整理補充，也可以通過互聯網的模式發往全國各地，在促進學術交流的同時，也較大限度的保障了食品和藥品的安全性。

2.4 提品質案標準化、規范化的水平

目前，國內檔案制度已經相當完善，但是仍不能保障檔案的完整性、真實性以及性，此外，由于食品藥品檔案管理的范圍較廣，不僅包括水、大氣等天然物質，還包括各種人工加工產品，因此，在檔案管理中開設檔案審核小組至關重要，其小組成員可以是不同檢驗部門的領導層或是課題負責人，這樣通過不同小組的合作，不僅可以保障檔案的合理化和規范化，還可以增加被發現問題小組的壓力，使其在競爭中進行改進和完善。

3 強化食品藥品安全監管檔案系統的幾點思考

3.1 強化食品藥品安全宣傳深度和廣度

目前，由于工作人員對檔案管理的認識程度較低，在實際工作過程中，對檔案的管理往往不予以重視，從而出現許多不良現象，比如，在食品藥品安全監管檔案管理工作時對資料的收集和整理過于散漫，檔案歸檔內容、形式差別很大；對資料的保管不怎么放在心上，檔案丟失及被破壞的較多?；诖?，做好規范化管理的宣傳有必要加大力度。當地的新聞、電視媒體是非常不錯的宣傳平臺，通過這些平臺，增加食品藥品安全監管檔案的規范化管理輿論范圍，創造出良好的條件。

3.2 建立一戶一檔的規范化管理機制

食品藥品安全監管部門將所有的食品藥品生廠商、經營商納入管轄范圍之中，以直接監督、一戶一檔的方式，來響應規范化的管理模式，并完成對所有食品藥品生產商和經營商實施監管的重任。所謂的一戶指一個擁有行政許可的單位。針對每戶的監督次數、結果、投訴等的資料進行總結收編，制成獨立的案卷目錄。這樣食品藥品生產和經營商的實際經營情況便可隨時悉知，監督時的針對性材料也便于提供。

3.3 統一印制規范化的監管檔案文書

維持檔案管理的秩序，以明確檔案內容并統一印制的檔案文書為輔助工具也十分有效。當然，要確保檔案文書在各監管部門的落實率，就需要按照我國現有的食品藥品安全法和許可管理辦法以及各種檢查規定等的法律法規要求，制定有針對性的檔案管理辦法，可以制定出食品藥品生產加工企業的分類普查檔案表和巡檢記錄表、食品藥品生產企業的安全保障書等。更重要的是表格和檔案文書必須要求相關食品藥品企業真實認真的填寫，然后交由監管部門妥善保存，這就不會出現食品藥品安全監管中無據可依、無機可查的現象。

4 結束語

總之，在近幾年頻繁發生的食品藥品安全事件給我們敲響了警鐘，這些問題的發生不僅給人民身體和精神帶來了不可估量的危害，也嚴重擾亂社會安全秩序，造成難以挽回的損失。當前，對食品藥品安全監管檔案規范化的管理是亟需解決的一項重大事項。當然，為避免對規范化管理認識上的不足而造成不利影響，有必要先了解這項管理的內涵和意義。

檔案管理系統論文:放射衛生檔案管理系統設計與開發

摘 要：為了探索一套放射衛生檔案管理的設計與開發的方法，從醫療臨床的特點和檔案管理的重要性出發，對放射人員檔案管理系統的內容進行分析總結和歸納。指出檔案管理方面存在的檔案管理分散、重視程度不夠等問題，并提出建立統一標準、加快檔案信息化建設等相關建議。

關鍵詞：放射衛生檔案；醫院管理；系統設計；系統開發

一、背景

按照國家法律、法規及衛生行政部門規章、管理辦法、標準的要求，根據醫院自身規模及近幾年快速發展的需要，對各種管理全部進入統一信息管理，尤其是放射衛生檔案分類管理更是信息化管理中的主要環節，放射衛生檔案的管理也在綜合管理的中樞樞紐作用下，并逐漸實現分類管理、分級管理。尤其是放射檔案管理制度與完整的檔案資料，對于日后的管理起到至關重要的作用。作為一所集醫療、教學、科研為一體的現代化綜合醫院，放射人員檔案管理系統設計與開發就顯得尤為重要。

二、放射衛生檔案管理系統開發的意義

現代化醫院管理信息量大、隨機性強，工作繁雜、分工精細、協作緊密，如果沒有一套嚴格、完整的規章制度或執行的不夠嚴謹、認真、都將會導致醫院工作的混亂、給患者造成不良后果。我院根據《中華人民共和國職業病防治法》《放射性同位素與射線裝置安全和防護條例》和《醫療機構管理條例》等法律、行政法規的規定，我們制定了《青島大學附屬醫院管理模式 》，明確指出，安排專人負責個人劑量監測和職業健康檢查管理，建立輻射工作人員個人劑量檔案和職業健康監護檔案。檔案應當保存至輻射工作人員年滿75 周歲，或者停止輻射工作三十年。職業健康監護檔案應當包括勞動者的職業史、職業病危害接觸史、職業健康檢查結果和職業病診療等相關的個人健康資料。建立健全職業衛生檔案和勞動者健康監護檔案，并按照規定的期限妥善保存。因此管理好放射衛生檔案是目前工作的重中之重。管理檔案系統的開發也是十分必要和緊迫，對醫院信息化管理也有著十分重要意義。

三、放射衛生檔案管理系統理論依據及目的

及時，依據：在編制該系統過程中，我們按照國家頒布的放射衛生法律、法規為依據，并參考院內其他管理系統制定的放射防護工作規范和檔案模式，使該系統具備良好的規范性、實用性和通用性。

第二，目的：通過放射衛生檔案管理系統管理檔案，對放射診療工作人員健康查體、防護知識培訓、配戴個人劑量等放射防護措施一一進行登記，以掌握全院放射防護人員的動態管理，有利于進一步規范放射工作人員的技術操作、保障質量、防止差錯事故的發生。

三、系統設計

平日工作中用到的數據及資料檔案只有進行互聯網管理，才能發揮其管理作用。如何將放射檔案管理的工作流程進行信息化處理，我們醫院信息部根據我們部門要求，編制一套檔案文件夾的名稱、年月、設備購買日期、型號、實際使用日期、編號、設備主要參數、工作人員培訓日期、健康檢查日期、設備具體場所、個人劑量計檢測結果等等管理軟件。

（一）總系統的設計

基于Excel服務器的信息系統，分為三個層次（如下頁圖所示）。最底層是基礎軟件，包括操作系統、數據庫、電子表格軟件等。在基礎軟件層之上，就是Excel服務器，它提供了構建一個信息系統所必需的各種功能?；贓xcel服務器之上，就是我們自己構建的各種應用系統。我們把實際業務和管理需求，做成一個個模板，固化到系統中，并且隨著業務的發展，不斷優化和發展。

此版本構建的信息系統，最終用戶就在Excel的環境中操作，所以使用簡單、配置也簡單。

1.各種檔案交換系統：以數據交換、內網及科室數據交換以及各系統之間的數據提取及交叉使用，涵蓋了一個信息系統需要具備的各種特征。

2.統計數據系統：用來實現各種數據統計及數字統計并以分析為功能，使各種數據能為領導決策提供重要依據。

3.設備檔案管理系統又分為兩大部分：一部分為全院設備查詢HIS系統，全院所有設備自購買之日管理的同時，實現信息化管理與信息共享，促進現代化發展和規范化管理；另一部分為放射衛生檔案管理系統。放射衛生設備及工作人T所有信息及管理同時納入數據庫統一管理，建立放射衛生設備及從事該工作人員所有信息檔案資料的備份和存檔，確保所有資料信息不丟失。

4.放射衛生檔案資料的收集入庫：以市南院區為中心點，支持市北院區、嶗山院區、黃島院區三個分院區科室多種途徑的上傳檔案，內網、外網均可。

5.文件和數據之間建立關聯：文檔的集中存儲與共享、權限控制、并發修改控制、版本管理、文檔日志、基線管理等。

6.放射衛生檔案資源共享：具有網絡硬盤功能，可以建立網絡硬盤并設置權限，需要精細化的管理，每一次修改都要留痕、定期要備份、文件和數據要掛鉤在組織內共享文件。與傳統的開辟共享目錄的方式相比，更安全也更方便。

在信息系統的使用過程中，由于硬件故障（如硬盤發生壞道）、用戶的誤操作（不小心刪除了數據）、或軟件系統故障（如感染病毒）等原因而導致業務數據損毀或丟失是一種常見的安全風險，定期進行數據備份是信息系統管理的一項重要內容。

（二）數據的備份與恢復

1.自動備份：Excel服務器提供了定期自動備份數據的功能，我們設定好備份的周期、備份時間和備份目錄，系統就會自動完成備份工作。（1）用SysAdmin帳戶登錄到系統管理臺，初次登錄的口令為空。（2）在左側樹型中展開“自動任務”，選中其下的“自動備份”，點擊鼠標右鍵，選擇彈出菜單“新建”。（3）彈出“數據庫自動備份計劃”窗口。（4）選擇要備份的應用系統。（5）選擇備份路徑，點擊【設置】按鈕，彈出“任務發生頻率”窗口。設置備份頻率。（6）點擊【確定】，返回“數據庫自動備份計劃”窗口。（7）點擊【確定】，用上述方法設置了自動備份計劃后，系統會自動按設定好的周期和時間在備份路徑下產生備份。

2.手工備份：除了設定自動備份計劃外，還可以隨時做手工備份，操作方法如下：（1）在服務端計算機上，以SysAdmin帳戶登錄到系統管理臺。（2）在左側樹形選中節點“Excel服務器―應用系統”，在右側列表中選中要備份的應用系統，點擊鼠標右鍵，選擇彈出菜單【備份應用】，彈出“備份應用系統”窗口。（3）點擊【瀏覽 … 】選擇備份路徑。（4）按【確定】開始備份。點擊【確定】。（5）備份完成后，通過查看“我的電腦”，您會發現在您指定的目錄下產生一個新的文件，文件名為 ESDBBAK_< 當前的年月日時分秒 >_< 應用系統數據庫名 >.bak，例如，假設當前的日期時間為：“2010 年 5 月 11 日 16：24：50 ”，應用系統名稱為：ABC，那么產生的備份文件的名稱為：“ESDBBAK_20100511162450_ABC.bak ”。

3. 數據恢復：把備份數據恢復到Excel服務器數據庫中的方法是：（1）在服務端計算機上用SysAdmin登錄到系統管理臺。在左側樹形中選中節點“ Excel服務器―應用系統”，右側選中要恢復的應用系統，選擇選擇右鍵菜單【還原應用】，彈出“恢復向導”窗口。（2）輸入系統管理臺登錄賬戶sysAdmin的口令，點擊【下一步】。（3）勾選【備份數據庫到以下目錄】并點擊【瀏覽】選擇備份當前數據庫的目錄，點擊【下一步】。（4）點擊【瀏覽】按鈕選擇要恢復的數據庫備份文件，點擊【下一步】。而后開始恢復應用系統，點擊【確定】完成數據庫的恢復。

四、結論

以我院為例，2014 年放射人員220余人，2015年260余人，2016年發展為370余人。由于醫院發展較快，由原淼囊桓鲆皆悍⒄刮三個分院，工作任務之多，放射工作人員管難多、流動性大等特點，給放射防護檔案管理工作帶來了極大的挑戰。我們較大限度地完成系統登記及管理，并不斷完善放射工作人員各種指標及數據，按目錄建立檔案，分類管理，建立系統管理體系和長效培訓機制，做到長期保存、動態管理及時將新進行的各項培訓、查體、設備檢測等內容存入檔案，確保其歷史延續性。及時與科室專職人員溝通，協調工作，通過日常檢查、上級督查，將歷次發現的問題限期整改，將整改落實情況存檔，并反饋至上級行政管理部門。這樣不斷補充、改進完善檔案的內容，使之形成一個完整的檔案體系，對醫院發展的歷史尤其是近幾年互聯網的發展起著至關重要的作用。

檔案管理系統論文:基于互聯網+環境分析檔案管理系統混合數據庫的建構

摘 要：檔案管理指的是對于檔案信息進行錄入、組織、控制、輸出及調控等一系列活動的結合，是為社會機關、組織等各方面的管理提供檔案信息服務的工作體系及活動程序。隨著我國社會的不斷進步，計算機及網絡信息技術也在的不斷的發展，現如今已經被廣泛應用到社會各行各業中，包括檔案管理中。目前檔案管理也在不斷加快其現代化的建設進程，研發基于互聯網+的現代化檔案管理系統，能夠實現電子文件的歸檔及數字化檔案館的構建。

關鍵詞：互聯網+；檔案管理；數據庫

基金項目：本文為承德市科學技術研究與發展計劃項目“京津冀一體化環境下基于‘互聯網+’的檔案管理數據庫平臺建設與服務研究”（編號：201606A133）的研究成果之一。

2014年總理在政府工作報告中提出，要加強環渤海及京津冀地區的經濟協作，認為實現京津冀協同發展是一個重大的國家戰略，堅持優勢互補、扎實推進及互贏互利，加速科學持續的協同發展道路。基于此，就要求三地檔案管理工作能夠創新及改革，完善目前檔案管理中的軟件及硬件設備不到位、數據庫建設落后、服務水平較低等一系列的問題，實現檔案管理工作的信息化、現代化及網絡化，從而提品質案管理工作效率。

1 基于互聯網+環境分析檔案管理系統的構建理念

1、系統結構

檔案管理系統的結構應該以創建檔案管理系統的原則開展，選擇數據庫要從檔案管理的安全性、高效性、便攜性等的進行考慮。檔案管理中的數據連接能夠通過簡單動態網頁實現用戶訪問，也為后臺管理人員提供了簡便的控制腳本。檔案數據的存儲中可以創建多種數據庫實現數據的不同形式儲存，比如文本形式、圖像形式、視頻形式等等，這種管理方式能夠為不同的用戶提供不同的格式需求。系統在使用過程中還具有一定的功能性，并且還能夠有效保障數據的安全性。

2、安全功能

基于互聯網+背景下，檔案管理系統總是面臨著各種各樣的安全問題，所以在創建檔案管理數據庫的時候要尤其注意系統的安全問題，其主要包括數據管理及操作過程兩方面。在進行設計的時候，要進行多重保護，首先可以設置登錄密碼，用戶登錄的時候可以進行雙碼驗證，有效的防治他人通過用戶授權密碼進入到數據庫中。另外，為了避免數據庫遭到計算機病毒的破壞，或者由于操作誤差出現問題時，可以將數據信息提前備份，防止數據的丟失。 [1]

2 基于互聯網+環境分析檔案管理系統的技術開發

本文中的檔案管理系統是為了實現京津冀一體化發展戰略背景的發展理念，并且能夠滿足現社會不斷發展的需求，實現京津冀三地檔案管理工作的信息化、現代化及網絡化，并且還能夠優化檔案管理工作、提高服務時效性等目的，并且有效解決目前檔案管理中存在的各種問題，比如信息化水平落后、數據庫建設問題及軟件/硬件設備不到位等。檔案管理系統要根據實際用戶的需求定制數據結構，包括編目格式、打印報表等等，并且根據國家檔案的分類結合用戶的實際需求對檔案記性分類管理。

1、選擇數據庫

檔案管理系統中的數據庫要使用大型數據庫管理數據，因為大型數據庫能夠支持大量數據的檔案信息管理，并且具有較高的安全性及完整性，有效解決傳統數據庫中存在的問題，提高數據庫的使用效率。

2、圖像數據及多媒體存儲

基于互聯網+背景下的檔案管理系統不僅能夠支持文字錄入，還支持多媒體數據的存儲管理，并且能夠使用掃描儀直接輸入，能夠將圖像數據進行壓縮并存儲，支持各種多媒體設備、不同格式電子文件信息的存儲。

3、檔案管理系統功能

以檔案管理流程為基礎，符合檔案管理流程，具有多樣的輸入方式，系統用戶界面清晰且直觀。用戶可以對記錄、數據文件、字段進行分層管理，并且設置權限，使系統中數據具有安全性。具有多樣且靈活的查詢方式，強大的數據加工能力，并且報表的輸出靈活。能夠隨時的查看數據日志，并且反應系統的情況，統計系統的日、月、年訪問量，對于每位用戶的訪問及使用都具有詳細的記錄。[2]

3 選擇檔案管理系統體系結構

軟件體系結構指的是描述某一個特定應用領域中系統組織的使用模式，在互聯網+背景下，一般使用的軟件體系結構為兩種，其一，瀏覽器/服務器模式（B/S）；其二，客戶/服務器模式（C/S）。

瀏覽器/服務器模式使用的結構為應用服務器、客戶機及數據庫服務器三層分布式，用戶可以通過瀏覽器解決用戶與應用服務器之間的交互。應用服務器的主要目的就是接受客戶機應用程序的請求，之后將客戶機發送的請求轉變為數據請求，然后和數據庫服務器進行相互交互，并且將兩者交互的結果傳遞為客戶機應用程序。數據庫服務器軟件以應用服務器請求為命令，以此進行數據的操作，之后將操作的結果傳送到應用服務器中。

瀏覽器/服務器模式具備客戶端零安裝的功能，有效降低了系統的維護機率。因為客戶機和數據庫系統不是直接交互的，那么就有效減少了服務器的SQL請求，具有較強的性能。另外，此結構還有效提高了系統的安全性能、執行效率，提高了系統的延伸性。

客戶/服務器模式的主要特點就是基于非客戶機結構中的兩層結構應用軟件?？蛻舳耸峭ㄟ^數據庫及應用程序組合而成，服務器中的軟件為數據庫系統，系統的開發簡單快捷。

但是，兩者都是有缺點的，客戶/服務器的缺點就是用戶安裝軟件較為復雜，并且數據庫系統不能有效的滿足多個終端同時聯機的要求，其一般使用在局域網中； 瀏覽器/服務器模式的缺點是具有較弱的批量處理、修改、備份數據能力。

由于兩者模式的使用都具有優點和缺點，那么就要結合檔案管理系統的功能需求，將兩者體系結構相互結合，使其在檔案管理系統中發揮自身的優點。[3]

4 結束語

基于互聯網+的檔案管理系統開發是一項系統性的功能，在構建過程中涉及到了數據安全、網絡技術及數據庫技術等多個方面。另外，在系統構建及開發的過程中，還要以檔案管理相關的業務流程為基礎，并且滿足相關法律規定的要求。上述檔案管理系統實現了檔案管理的網絡化、安全化及信息化，并且完善了傳統檔案管理中的不足，使檔案管理工作能夠充分的發揮自身的功能。

檔案管理系統論文:試析檔案管理系統的需求與功能開發利用

摘 要：現代科學技術發展使得我國檔案管理方式隨之改變，信息技術的應用使得檔案管理工作提出了信息化發展的方向，方式的轉變給我國的檔案管理工作提出了新的發展要求，檔案信息化管理使得我國檔案管理效率得以提高，同時也使我國檔案管理的難度大大降低，但是傳統的管理技術已經不能適應目前的檔案管理要求，為提升檔案管理效率，相關工作人員需要根據當前檔案管理系統的工作要求對檔案管理功能開發工作M行調整，使其符合我國檔案管理事業的發展趨勢，推動我國檔案事業的進一步發展。

關鍵詞：檔案管理系統；功能開發設計；業務需求；用戶需求；系統需求；問題

先進科技手段的引進使得我國的檔案事業不斷發展，為適應網絡環境的普及以及檔案管理工作的發展趨勢，檔案管理信息系統及相關軟件的種類逐漸增多，這為我國檔案信息化的發展創造了便利條件。但這些軟件大致大致工功能基本相同，基本都是在檔案管理模式的基礎上構建的管理系統，但是面對檔案管理工作越來越高的要求以及隨著信息爆炸所帶來的越來越多的檔案信息量，現行的檔案管理系統中存在的問題逐漸暴露出來。因此，為解決目前我國檔案管理工作中的問題，對檔案管理系統的需求進行分析，重視檔案管理系統的功能開發設計工作已經成為一項必然需求。

1 檔案管理系統的需求分析

1.1 業務需求

隨著電子信息技術的普及，各行業的工作運轉都已經投入到信息化管理階段，目前大部分行業領域的日常工作都會借助現代化辦公設備來完成，這就使得在工作過程中會生成很多電子信息檔案或電子文件。但是數量越來越多的電子信息為其管理工作帶來了極大的壓力，一般情況下，面對大量的電子文件或檔案，各單位都會采取集中管理的方式來保障信息安全，以促進信息管理規范，實現對電子文檔的長久儲存，這樣能夠為各行業中的通過效率及工作質量的提高提供便利，更有利于電子信息的價值得到充分挖掘。

1.2 用戶需求

通常情況下，檔案管理系統中的用戶主要分為大類，一類是普通用戶，另一類是管理人員，還有一類是管理系統的維護工作者，而每一類用戶對檔案管理系統的應用需求也有所差別。對于普通用戶來說，檔案管理系統對他們的價值就是檔案信息的查找、閱讀以及應用。而對于檔案管理系統中的管理工作者來講，檔案管理系統對他們的作用是可以通過該系統對檔案信息文件進行搜集、輸入、檢驗、整理和保管，但對檔案管理系統的系統維護人員而言，該系統于他們的意義是規范檔案管理的程序、制定檔案管理及利用的相關規范以及對檔案信息和用戶系統數據進行維護等。

1.3 系統需求

檔案管理系統管理的目標是通過成熟而先進的硬件技術軟件技術，開發設計出一個安全、穩定、友好、簡單的系統，能高效的處理用戶請求，自動按照檔案管理規則實現檔案分類處理。為清楚掌握系統需求，要從功能需求、需求需求及非功能性需求三方面分析。從功能需求角度看，要求系統具有采集管理、數據操作、查詢利用、增值服務等功能；從數據需求角度看，要求相關數據信息的錄入、處理具有性、高效性，保持數據的一致性與完整性，以及共享等功能；從非功能性需求角度看，要求保障檔案的原始性、完整性，傳輸安全性，以及身份認證、加密處理、防篡改等功能。

2 目前檔案管理系統開發設計中存在的問題

當前我國的檔案管理系統開發及利用中還存在不少問題，這些問題不僅減慢了檔案系統的運行效率，還阻礙了我國檔案事業的進一步發展。當前我國檔案管理系統運行工作中最主要的問題就是相關工作人員對業務的認識不充分，這嚴重制約了我國的檔案管理事業的發展。另外，對檔案管理系統的需求了解程度不夠，使得相關工作人員對行業內部的發展需求理解不完善，對系統需求的了解是系統功能開發和設計效果具有決定性作用。我國目前的檔案管理系統中的檔案信息完整性難以得到保障，加之我國當前的管理跟蹤系統并不是十分完善，不能及時發現檔案管理系統工作中存在的問題，隨意檔案系統的改進效果難以得到大幅度的提升。

3 檔案管理系統功能開發設計及利用

3.1 系統功能架構設計

在這里，采用低耦合度和高內聚度的標準進行檔案系統架構設計。按照功能性分析，分為輸入部分、輸出部分和管理部分。輸入部分設置檔案數據掃描入庫、格式轉化、錄入及分類整編等功能；輸出部分設置在庫檔案數量統計、借出檔案數量及類別統計、超期檔案自動催還、用戶查詢檔案等功能；管理部分設置檔案審核、歸檔、檔案備份、刪除等功能。

3.2 功能開發設計與利用

3.2.1 檔案的歸檔與接收。文件的收集、整理、鑒定是檔案形成的基礎，也是檢驗檔案真實性的關鍵。對于電子文件，收集、整理、鑒定是一個交叉操作的過程。由于電子檔案形成以后，依然可以進行編輯和修改，所以進行電子文件歸檔時要附屬清楚每一份電子文件的靜態及動態數據信息，以加強電子檔案原始性認定。

3.2.2 檔案的存儲與備份。檔案的存儲與備份，是檔案管理系統運行的安全保障，所以要求建立一個電子文件的有效備份、恢復的系統，這就要依靠計算機的軟硬件產品。基本上應采用通用的存儲格式，并設置格式轉換功能。此外，還應采用多樣的存儲方式，如目錄存儲、光盤存儲等，具體采用哪一種則要根據實際需求來定。

3.2.3 檔案的檢索與利用。檔案的檢索和利用是檔案管理的最主要性能，整個檔案管理系統的運行都是為這一目標服務。所以提品質案管理系統的檢索服務能力非常關鍵，為能夠給用戶提供更好的查詢服務，增強用戶對信息進行查找和利用的靈活性，在對這一功能進行開發時可以使用組合查詢的心事，并對檔案信息的可查范圍及下載權限進行拓展。

3.2.4 檔案的維護性管理。進行維護性管理目的在于保障電子檔案的完整性與安全性，能實現長期、有效的存儲與利用。對電子檔案的維護性管理由用戶來實施，根據用戶需求設置具有不同功能的維護性管理功能。主要管理內容包括數據庫管理、電子檔案保管期限堅定及銷毀、電力檔案加密與解密、電力檔案數據輸出等。

3.3 數據安全管理

檔案管理系統內的信息數據是非常龐大的，為保障相關數據的安全性和完整性，除了依靠計算機及網絡提供的安全管理機制之外，還應設立一套完整的數據訪問系統，避免機密檔案泄露。例如，建立授權管理機制、檔案檔案密級管理和審批級別設置，從而保障檔案信息安全。

結束語

總而言之，對檔案管理系統的工作需求進行了解，并采取有效措施及方法做好檔案功能開發與檔案利用工作有利于我國檔案管理體系的完善、增強檔案管理信息系統的安全性，推動我國檔案事業的平穩發展。另外，重視檔案管理系統功能的開發工作能夠有效提高我國檔案管理提供的工作效率，滿足我國各行業、各領域的檔案管理要求，確保為大眾提供更好的檔案管理服務。相關工作人員應該緊跟時展的步伐，隨時對檔案管理的工作方式以及技術手段進行調整，推動我國檔案事業不斷進步與發展。

檔案管理系統論文:民革天津市委檔案管理系統之收錄管理模塊

摘要: 本論文主要闡述了民革天津市委檔案管理系統之收錄管理模塊的開發背景、選題意義、國內外發展現狀、可行性分析、需求分析、系統分析、系統設計、系統實施以及系統測試。系統使用Visual FoxPro作為開發語言。文中對本系統進行了完整的業務流程和數據流程分析,對功能模塊以及數據字典和數據庫設計、代碼設計、輸入輸出設計等進行了詳細的說明,在系統實施部分簡要介紹了開發本系統所用到的關鍵技術和特色技術,進行了系統測試。

關鍵詞: 檔案管理;收錄案卷;數據庫設計

1系統綜述

1.1 系統開發問題的提出

1.1.1 產生的背景我國各派是同中國共產黨長期合作的真摯朋友。他們在工作、社會活動中形成的檔案,是我們國家整個檔案的重要組成部分。建立和健全各派的機關檔案工作,對于鞏固和發展民族統一戰線,具有十分重要的意義。并且隨著形勢的發展,為派發揮參政議政、民主監督作用開辟了更為廣闊的空間,使得參政議政的領域更加寬廣。伴隨而來的是檔案信息量劇增,電子文件大量出現,傳統檔案管理手段已不能適應新形勢,現代化管理勢在必行,檔案部門必須加強現代化建設,才能與機關發展相適應,才能規范、、高效地管理好檔案信息資源。

1.1.2 選題意義一直以來人們使用傳統的方法,以人工的方式管理檔案,這種管理方式存在著許多缺點:效率低、保密性差,另外時間一長,將產生大量的文件和數據,這對于查找、更新和維護都帶來了不少的麻煩。隨著科學技術的不斷提高,計算機科學日漸成熟,信息管理系統強大的功能已為人們深刻認識,它已進入人類社會的各個領域并發揮著越來越重要的作用。在信息時代這種傳統的管理方法必然被計算機為基礎的信息管理所取代。因此,開發這樣一套管理軟件顯得尤為重要,它具有手工管理所無法比擬的優點:檢索迅速、查找方便、性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。這些優點能夠極大地提品質案管理的效率,也是機關科學化、正規化管理的重要條件。

1.2 該系統的國內外發展現狀在發達國家,檔案管理已逐步趨于完善,而且其電子檔案管理的市場化進入比較早,他們很早就意識到檔案管理系統是不可缺少的部分,它的內容對于決策者和管理者來說都至關重要,它能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。所以說在檔案管理系統的制作和使用上,國外要走得更遠一些。

相對國際上的電子檔案管理工作來說,國內仍處于落后狀態,存在許多不足和缺陷。具體到機關檔案管理,一方面管理水平還很低,有些還停留在紙介質的基礎上,電子政務的工程技術人員和相關人員比較缺乏這方面的意識,這樣的機制已經不能適應時代的發展。另一方面,雖然起步較晚,但是發展速度很快。隨著科學技術的不斷提高,計算機科學日漸成熟,檔案管理系統的功能已逐漸為人們所認識,它已經開始進入越來越多的機關并發揮著越來越重要的作用。

2系統分析

2.1 系統的需求分析需求分析簡單地說就是分析用戶的要求。需求分析是設計數據庫的起點,需求分析的結果是否反映了用戶的實際要求,將直接影響到后面各個階段的設計,并影響到設計結果是否合理和實用[1]。

通過需求分析,我們得出本系統需要完成的主要任務有:

①信息錄入:該系統允許用戶錄入檔案的各種基本信息,例如:案卷分類信息、案卷信息、移交單據信息、移交人信息、接收人信息等等。②信息查詢:通過本系統,工作人員可以檢索到相關檔案的信息。③信息更新:該系統可以實現對檔案各種信息的修改、刪除等操作。④信息統計:該系統可以按多種條件統計出來檔案各類的匯總信息,以方便查詢。⑤系統設置:由于檔案室工作人員信息的變動或者工作情況的變動,用戶的信息是需要不斷更新和變動的,因此該系統允許注冊、注銷、修改用戶信息。⑥數據安全:由于檔案資源是單位、是社會的重要資源,因此保護檔案各類信息數據的安全性顯得極其重要。本系統可以進行數據的備份和恢復,較大限度的保護數據安全。⑦打印:該系統同時應該滿足用戶對統計出來的信息進行打印,以紙質情況反映相關信息。

2.2 業務流程分析業務流程分析可以幫助開發者了解該業務處理過程,發現和處理系統調查工作中的錯誤和疏漏。業務流程分析是通過業務流程圖來進行的,即用一些規定的符號及連線來表示某個具體業務的處理過程。本系統的業務流程圖如圖1所示:

2.3 數據流程分析數據流程與數據流程分析是今后建立數據庫系統和設計功能模塊處理過程的基礎。描述數據流程的工具是數據流程圖以及其附帶的數據字典、處理邏輯等圖表[2,9]。其中數據流程圖是描述系統邏輯模型的主要工具,它以少數幾種符號綜合地反映出信息在系統中的流動、存儲和傳遞。

本系統的頂層數據流程圖如圖2所示:

3系統設計

3.1 系統功能結構分析系統的功能結構分析主要是針對實際需求,對系統要完成的任務進行完整的剖析和理解[3,8]。本系統的功能模塊圖如圖3所示:

由上圖可以看出,本系統各個模塊,每個模塊還有自己的子模塊,子模塊與父模塊之間形成了一一對應的關系,相互之間遵守嚴格的低關聯度和高聚合度的原則[4,7]。

3.2 數據庫設計

3.2.1 概念結構設計將需求分析得到的用戶需求抽象為信息結構即概念模型的過程就是概念結構設計[5]。它是整個數據庫設計的關鍵。通過分析,該系統的實體主要包括移交單位、移交人、接受人、案卷、移交單據五個實體。系統總體E-R圖如圖4所示:

3.2.2 邏輯結構設計本論文所描述的檔案管理系統涉及的數據庫表主要有案卷目錄表,移交單據表,借閱單表,流通表,臨時表。下面介紹本數據庫中幾個主要表的結構。

移交單據表的結構如表1所示:

流通表的結構如表2所示:

3.2.3 數據庫的物理設計物理結構設計的目的在于確定數據庫的存儲結構,其主要任務包括,確定數據庫文件和索引文件的記錄格式和物理結構,選擇存取方式,決定訪問路徑和外存儲器的分配策略等。這些工作部分由數據庫管理系統(DBMS)完成。因此物理設計主要內容就是確定關系模式的字段類型和長度,以及建立索引[6]。

3.3 代碼設計流水號:該編號共8位,1-4位表示標識,5-6位表示一級類目,7-8位表示二級類目。

4輸入輸出設計

4.1 輸入設計輸入設計是整個系統設計的關鍵環節之一,對系統的質量起著決定性的影響。輸入數據是整個系統設計的關鍵環節之一,對系統的質量起著決定性的影響。輸入數據的正確性直接決定處理結果的正確性。輸入設計包括數據規范和數據準備的過程。在輸入設計中,提高速度和減少錯誤是兩個根本原則。

4.2 輸出設計輸出設計的目的是使系統能輸出滿足用戶需求的有用信息。本系統可以對檔案信息進行多種條件的查詢,多方位滿足用戶需求,本系統還可以對檔案信息進行統計,如按類目統計、按保管期限統計、按年度統計等。

5系統實施

本系統開發工具采用Visual FoxPro 6.0中文版和數據庫相關理論、技術和使用方法。

6結論

在此次畢業論文中,我對民革天津市委檔案管理系統的收錄管理模塊進行了設計和開發,從選定課題到熟悉編程語言,實際上機操作,撰寫論文歷時將近半年,經過實際運行,該系統已實現預期的基本功能。雖然已經實現了預期的各項功能,能夠滿足民革天津市委檔案室的使用,但是它仍舊存在一些需要完善之處。隨著用戶需求的不斷變化,還需要對系統進行進一步調整。

檔案管理系統論文:淺議文書檔案管理系統的設計

摘要：在當今這個信息化時代，越來越多的工作都借力于信息化，使得工作的復雜度減低、工作人員的勞動強度降低。文書檔案管理工作也是一項繁雜的工作，也需要運用信息技術來提高工作效率。本文結合了文書檔案管理的實際工作和計算機技術，簡要介紹了文書檔案管理系統的設計方案及實現方法。這只是一個簡要介紹，具體實現還要結合大量的計算機相關技術，還需要文書檔案管理人員配合做好需求分析，才能開發出一個功能完善、健壯性好的系統。

關鍵詞：文書檔案，管理系統，系統開發，Java，數據庫

一、前言

為了加強企事業單位檔案部門的業務建設，做到門類齊全，結構合理，管理科學，使用簡便，有效服務，就必須使檔案工作各個環節規范化，提高管理水平，更加有效地保護和利用文書檔案，為社會服務。在此目的下，文書檔案管理系統孕育而生。文書檔案管理系統是要根據國家檔案局近期頒布的檔案工作標準而開發的通用文書檔案管理系統。系統從基層檔案工作特點和檔案室工作實際出發，通過規范化管理，解決檔案室文書歸檔立卷費時費力問題，為檔案管理的規范化和正規化打好基礎[1]。

二、研究背景

隨著信息技術的不斷發展，辦公自動化在各級各類國家機關、社會組織、企事業單位中的普及，電子數據交換，電子商務在國內、國際貿易中的應用，是電子工作環境日益普遍。作為這些活動的重要記錄――電子文書檔案，這一重要資源，需要利用信息技術得到的收集、科學的管理和高效的利用。檔案信息資源作為一種重要資源，在經濟和社會的發展過程中其地位和作用顯得日益突出，如何針對檔案信息化工作中遇到的一些問題，更好地發揮電子文書檔案這一重要資源不可替代的作用，企事業單位發展提供更好的服務，是文書檔案管理系統的根本出發點。

檔案管理亦稱檔案工作。是檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究、檔案提供利用。這 8項工作的劃分只是相對穩定而不是的，也有分為 6個環節的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由于現代檔案管理工作已成為復雜的系統，故也有按多層次進行劃分的方法。其及時層次分檔案實體管理和檔案信息開發兩個子系統，各子系統又下分若干層次小系統。檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統計等工作環節；檔案信息開發又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。整個檔案管理系統及其子系統在運行中都形成反饋機制。隨著檔案管理現代化的發展，還將對檔案管理工作的結構產生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務，檔案管理系統的結構即根據這一目的而設置。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個有機整體，為實現檔案管理系統整體功能而發揮各自的作用，同時也相互關聯、相互制約。

就目前的現狀而言，企事業單位在進行文件管理的過程中，經常會碰到一下問題：海量文件存儲，管理困難，查找緩慢，效率低下，文件版本管理混亂等問題。這時，我們就需要一個文書檔案管理系統，分門別類的對各種文檔進行管理，方便使用者使用。

三、文書檔案管理系統的功能結構及開發方法

（1）技術角度

從技術角度來看，文書檔案管理系統的基本功能包括文檔的輸入、處理和輸出等功能，期中文檔的處理又包括文檔的存儲、文檔的刪除、文檔的修改、文檔的檢索等。結構如下圖：

（2）用戶角度

從使用文檔管理系統用戶的角度來看，此系統應該支持整個組織在不同層次上的要求。此系統用戶類別暫時只分為兩大類，普通用戶和管理員用戶。

（3）從開發角度看文書檔案管理系統

系統開發一般方法是指系統的開發策略，即系統開發按照一個怎樣的過程來進行。系統開發的過程也稱為系統開發生命周期。目前信息系統開發周期主要有：傳統方法、原型法、快速應用開發法[2]。

a)傳統的系統開發生命周期

傳統系統開發的步驟大都包括五個階段：調查、分析、設計、實施、維護和評價。系統調查階段的任務是根據業務目標確定和考慮潛在的問題和機會；系統分析階段的任務是對現有系統和工作流程進行研究，確定它的優勢、弱勢以及改進機會；系統設計階段的任務是描述怎樣實現一個新系統，或者說明怎樣修改現有系統；系統實施階段的任務是創建（或獲?。└鱾€系統組成部分，進行裝配，并投入運行；系統維護和評價階段的任務是維護及修改系統，是它可以繼續滿足不斷變化的業務需求[3]。

傳統的信息系統開發生命周期方法給信息系統的開發提供了一種合適的開發模型。但是傳統信息系統開發生命周期方法也存在一定的缺陷，比如：系統開發缺少交互性，即項目開發人員與用戶之間缺少有效的溝通，這一點是這種方法的致命缺陷。它的優點是產生大量的系統文檔，正式文檔能保障西戎需求源自記錄的業務需求，產生許多中間產品，通過對它們的檢查可以了解它們是否達到用戶需求并符合標準。

b)原型法

原型法是一種反復、交互式的系統開發方法。原型法按照對原型結果的處理方式分為實驗原型和演進原型法。實驗原型發只要把原型當成試驗工具，試了以后就拋棄，根據試驗的結論做出新的系統。演進原型法則把好的結果保留，成為最終系統的一部分。這種原型法的優點是用戶可以試用系統，并在系統開發周期內提供一些建設性的反饋意見；可以較早地發現錯誤和漏洞。缺點為每次重復都是在上一次重復的基礎上作進一步改進，如果最初方案不恰當，改變方案重新開始就很困難；系統文檔經?？杖被虿煌暾取?

c)快速應用開發

快速應用開發是一種通過運用已有的工具、技術及方法學來加快應用開發的技術。他是對合作應用開發中的數據收集和數據需求分析過程的延伸使用。快速應用開發多半會和原型法相結合。其優點為對適用的項目來說，該方法可比其它方法更快地生成一個應用；文檔作為完成項目各任務的副產品而產生；促進了團隊合作，并與用戶和風險承擔者有更多的交流。缺點為這種高強度的系統開發生命周期法會使系統人員和其他項目參與者疲乏不堪；要求系統分析員與用戶精通快速應用開發系統開發工具及合作應用開發技術；與其他方法相比，快速應用開發會占風險承擔者和用戶更多的時間。

綜合以上分析，在本項目開發過程中應結合原型法和快速開發的優點，采用原型法的交互模式和快速應用開發技術的開發方法。

四、文書檔案管理系統的要解決的問題

要開發的文書檔案管理系統是針對多種格式的文書檔案的管理，所以需要方便用戶瀏覽查看、上傳下載等。首先用戶需注冊，然后登陸系統進行文檔的搜索查看，上傳下載等功能，管理員用戶可以使用刪除功能。從而方便用戶對大量數據的查閱。下面介紹一下本系統要解決的主要問題：

1.用戶注冊

用戶使用本系統需注冊，非注冊用戶將不能進入本系統中。

2.用戶登錄

已注冊的用戶登錄系統，使用本系統。用戶分為普通用戶和管理員。

3.查詢

搜索關鍵字，查詢系統中的文檔。

4.上傳

所有用戶均可以上傳自己的文書文檔到系統中。

5.下載

所有用戶均可以下載系統中的文書文檔到本地進行查看。

6.刪除

只有管理員用戶可以刪除文書文檔。

五、文書檔案管理系統的設計方案

1.系統開發平臺及運行環境

系統可使用MyEclipse 7.0 開發平臺，利用Tomcat服務器實現Web模式運行，使用的數據庫是MySql，實現數據的存儲。

2.研究方法及方案

使用MySql作為后臺存儲的數據庫，選擇Java、JSP、JavaScript、Html作為應用開發工具，運用Tomcat服務器技術。實現用戶管理，文件管理，文檔瀏覽等功能。本系統包含以下三大模塊：用戶管理模塊，文檔管理模塊，文檔瀏覽模塊。各個模塊又分為不同細小功能。

下圖為設計出的系統的具體功能模塊圖：

六、總結

文書檔案管理系統的研究與開發是隨著信息技術的蓬勃發展而逐步從概念走向應用的。知識經濟時代的今天，對文書檔案管理工作提出了更新更高的要求，必須完成由傳統管理模式向現代管理模式轉變，由傳統管理理念向現代管理理念轉變，同時在管理實踐中應用，使文書檔案管理工作趕上時代的步伐，適應文書檔案管理現代化和辦公自動化的時代需求，為社會提供更好更有效的服務，使文書檔案管理工作發揮出應有的經濟及社會利益。 以上也只是對文書檔案管理系統的初步設計，還可以根據實際工作需要在以上功能的基礎上擴展其他功能，使得此系統的功能更完善，更加方便檔案工作者使用。

檔案管理系統論文:醫德醫風檔案管理系統建設

【摘要】醫護人員是人民健康的衛士，是貫徹落實黨和政府衛生方針政策的主力軍。醫德醫風建設問題，是社會議論的熱點、人們關注的焦點，也是糾正行業不正之風的難點和醫院工作的重點。因此，把醫德醫風建設擺上重要位置，提高認識，認真對待，不斷提高醫護人員的思想覺悟、道德水平和作風行為，樹立新時期醫療服務行業的形象，是醫院提高醫療質量、改善服務態度的前提，是衛生事業健康和諧發展的基礎。

【關鍵詞】醫德醫風 醫護人員

近年來，在探索并建立員工醫德醫風檔案管理軟件系統，取得了一定的成效，成為推進醫德醫風教育和糾正行業不正之風工作制度化、規范化建設的有形載體，調動了醫務人員職業道德修養的自覺性，豐富了員工績效考核的內涵，提供了崗位聘用晉升獎懲的綜合依據，在員工思想政治教育和醫院精神文明建設中發揮了積極作用。

建立醫德檔案是衛生系統深化社會主義榮辱觀教育的有效抓手，是推進醫德醫風教育和糾正行業不正之風工作制度化、規范化建設的有形載體，是提高醫務人員職業道德素質、加強單位內部管理的重要條件，是醫務人員績效考核、崗位聘用和獎懲的重要依據。

醫院是一個開放的服務平臺，向社會提供的醫療服務最終關注的社會評價。為了深化榮辱觀教育，促進醫務人員職業素質提高，樹立良好的社會形象，建立了“網絡版醫德醫風檔案系統”。 通過研發網絡版醫德醫風軟件，有效促進了檔案管理水平的提升。

一、醫德醫風檔案建設內容

（一）基本做法

建立醫德檔案是衛生系統深化社會主義榮辱觀教育的有效抓手，是推進醫德醫風教育和糾正行業不正之風工作制度化、規范化建設的有形載體，是提高醫務人員職業道德素質、加強單位內部管理的重要條件。醫院借助信息化平臺，自行研發數字化醫德醫風管理軟件，對全院各科室的醫療服務和運行品質進行綜合排序、評估考評。

為了進一步推進醫德醫風檔案管理工作，醫院在總結以前醫德醫風管理工作的基礎上，發文《進一步健全醫院醫德檔案制度》，實行院、黨支部、科室等分級管理并納入文明達標考核。院部將進一步細化管理，按年度對職工醫德情況進行評定，同時納入人事部門對職工的年度考核，崗位聘用、職稱晉升等。

醫德檔案制度是職業道德建設制度化、規范化的一項重要內容，是提高醫務人員醫德醫風水平的有效措施，也是醫務人員醫德表現的客觀記錄。該文件要求，各支部、各科室要從深化社會主義榮辱觀教育、加強精神文明建設、行風建設和建設“四有”職工隊伍的高度，充分認識建立醫德檔案的重要性和必要性，落實責任制，推進醫德檔案管理的各項工作。

（二）檔案內容

醫院網絡版醫德檔案記錄涵蓋“接受職業道德規范和醫學倫理知識培訓情況”、“文明規范服務情況”、”各級獎勵榮譽及先進事跡和病人表揚”、收受或拒收“紅包”和商業賄賂情況、“參與社會志愿服務和公益事業情況”等八大內容，以“陽光、透明、便捷”的管理理念搭建起了醫德醫風檔案的管理平臺。

科室層面。建立科室醫德醫風檔案管理，定期考核。建立工休座談會、主任接待日等科室滿意度機制，征詢意見、發現問題、改進完善。支部層面。建立支部監督考核機制，作為科室和個人年度考核和評優的重要依據，支部書記考核。院部層面。文明委匯總各方面結果，認定醫德醫風檔案記錄，作為院精神文明考核依據，評定結果在全院公布。

（三）檔案管理

推出個人、科室、院部的三級醫德醫風檔案管理體系。網絡版醫德醫風檔案采取“五三”模式，具體為五個層面：即個人、科室、支部、職能部門、文明委；三級審核：即科室、支部、文明委。個人經過申請注冊，記錄的內容將在網絡上接受逐級審核并進入醫德醫風檔案庫，經文明委確認，最終進入人事檔案作為考核依據。

分級管理流程：個人醫德檔案注冊填報；科室客觀填報和評估；支部客觀填報和審核；職能部門的聯盟考核；文明委最終審核確認。

二、醫德醫風檔案系統設計

（1）管理模型：

（2）功能模塊圖：

檔案管理系統論文:基于Web的檔案管理系統設計

檔案作為企事業單位在辦公活動及社會活動中形成的文件，是辦公活動及社會活動中真實的記錄。傳統的半手工式檔案管理模式不但時效性低，而且滯后拖沓，已不能滿足現代辦公需求。隨著信息技術的不斷發展，辦公自動化、標準化、網絡化日趨完善，檔案管理工作更應該向著數字化的方向發展。檔案管理的信息化建設體系，堅持以電子檔案資源管理為核心，以互聯網為基礎，以檔案資源的充分開發利用為目標，推進檔案管理工作的數字化、標準化以及網絡化。

基于Web的檔案管理系統，使用Struts2應用框架將整體結構分為數據層、邏輯層和應用層3個層次。應用層主要使用JSP技術動態顯示數據；邏輯層使用攔截器、過濾器等完成對業務邏輯以及操作流程的管理與控制；數據層使用MySQL作為后臺數據庫。該檔案管理系統的初步應用，不但解決了以往紙質檔案管理工作中呈現的突出問題，更提高了電子檔案資源的利用率，發揮了檔案管理信息化建設的積極作用。

系統設計原則

建立以電子檔案為核心的檔案管理系統，把檔案資源的充分開發利用作為目標，切實推進檔案管理工作的數字化、標準化、網絡化。為檔案管理部門、人事部門、政管部門等提供及時、、的數據支持，同時還可作為領導層進行決策管理的依據。因此，在開發該系統的主要業務模塊時應遵循以下原則。

實用性：密切結合檔案管理工作的實際需求，優化系統在收集、整理、分類、保存、利用檔案的處理流程，提{檔案信息檢索、查詢的速度。對于流轉過程繁瑣的環節，應嚴格限定流轉時間，有效利用資源。

先進性：在保障實用性的前提下，系統應用開發中的主流技術，保障其先進性。通過系統維護、升級，可以滿足在檔案管理信息化建設中逐步擴展的業務需求。

共享性：檔案數據應盡可能實現共享，減少手工式的重復輸入操作，對于已核實完畢，錄入系統的數據信息，可進行多次分析處理，充分發揮數據共享的優勢。

性：系統應保障業務數據在網絡傳輸或者數據庫讀取過程中的安全。系統支持多級權限管理，并具有日志跟蹤的設計。

靈活性：系統框架應具備一定的靈活性與可擴展性，以方便后期與音頻檔案、照片檔案等數字化系統的集成。

友好性：系統的用戶界面應該簡單友好，操作流程具有良好的可學習性與可操作性，使具備一定電腦水平的管理人員，通過培訓就能掌握該系統的使用要領，能夠流程的操作系統的功能。

平臺架構與技術思路

3.1 平臺架構

系統基于Web技術方式，采用瀏覽器方式使得易用性更強，客戶端不需安裝專用軟件，因此，系統的管理維護十分簡單。

3.2 技術思路

電子檔案管理系統的設計思路定位于為各級各類檔案管理機構定制網絡辦公及管理軟件， 基于SQL Server的數據庫開發技術，采用目前流行而實用的瀏覽器/服務器（Browser/Server）模式，方便了電子文件的歸檔和電子檔案的查閱，也使得遠程檔案查詢不受地域限制。

B/S 模式的數據庫體系是利用Web服務器和Active Server Pages（ASP，動態服務器網頁）作為數據庫操作的中間層，將客戶機/服務器模式的數據庫結構與Web技術密切結合， 從而形成具有三層Web結構的瀏覽器/服務器模式的數據庫體系，其先進的操作方式顯而易見。

3.3 特點表現

軟件要集成查詢系統、管理系統、文檔瀏覽、新聞、搜索引擎和論壇等多種有實際價值的功能模塊。

基于工作流的設計思路，會使得電子文件歸檔的流程步驟非常簡單實用，檔案管理系統能夠靈活定制各類權限。

兼容多種文件（包括多媒體文件）格式。例如，兼容的文本文件格式主要有txt、doc、pdf、rtf；兼容的圖片文件格式主要有jpg、bmp、jpeg、tif、gif；兼容的視頻文件格式主要有mpeg、mpg、avi、rm；兼容的音頻文件格式主要有mp3、wav等等。

系統應用結構

該系統基于B/S架構，使用Struts2應用框架將整體結構分為數據層、邏輯層和應用層3個層次。應用層主要使用JSP技術動態顯示數據；邏輯層使用欄截器、過濾器等完成對業務邏輯以及操作流程的管理與控制；數據層使用MySQL作為后臺數據庫。系統在MyEclipse平臺上進行開發，使用Java語言實現文件管理、檔案信息、查詢統計和系統管理4個主要業務模塊的功能，并部署在Tomcat應用服務器上。3層結構的設計可有效提高系統功能模塊的獨立性與可擴展性，有利于系統整體性能的提升。

系統網絡結構

該檔案管理系統的核心Web應用服務器、應用服務器和數據庫服務器統一位于服務器區內。單位局域網用戶通過應用交換機和核心交換機可以直接訪問該系統，而所有的外網訪問（Internet訪問）都必須經過防火墻的過濾攔截，從而保障系統外網訪問的安全性。系統的網絡拓撲結構如圖1所示。

系統主要功能模塊設計

以下主要對該檔案管理系統中主要功能模塊中的核心業務流程的設計進行詳細的說明與分析。

6.1 文件管理模塊

文件管理主要包括收文管理、發文管理、文件借閱、文件利用和文件歸檔。其中系統管理員可使用收文管理、發文管理、文件借閱功能；檔案管理員可使用文件借閱、文件利用、文件歸檔功能；普通借閱用戶可使用文件借閱功能。文件審核流程如表1所示。

6.2 檔案管理模塊

檔案管理主要包括檔案分類、檔案鑒定、檔案保管和檔案利用，其中系統管理員可以使用檔案鑒定、檔案保管的全部功能，檔案分類和檔案利用中的部分功能；檔案管理員可以使用全部功能。檔案分類流程如表2所示。

6.3 用戶管理模塊

檔案部門的管理者可以根據本單位的實際需要為不同用戶設定工作權限。這種方案十分貼近檔案館的實際需求。高級用戶可分為系統管理員和數據管理員， 普通用戶注冊后才可以使用。

同時，主要功能模塊的定義是與用戶權限緊密結合的， 不同權限的用戶登錄系統后， 將使用不同的模塊， 每級用戶各有其不同的權限。圖2給出了總體功能模塊劃分。

總 結

基于Web 的檔案管理系統是以后檔案管理軟件發展的趨勢，檔案管理部門和用戶對電子檔案的管理、快速查詢尤其是遠程查閱的需求將推動新技術的不斷發展。隨著Web技術的進一步發展和完善，基于Web 技術的檔案管理軟件必將更廣泛地發揮作用，基于云及移動媒體終端的各項應用將是未來發展的主要方向。

（作者單位：河北省廣播電視技術中心）

檔案管理系統論文:智慧檔案管理系統的層次與功能設計分析

摘 要：基于智慧檔案管理系統的層次，明確智慧檔案館建設所依靠的資源，重點分析智慧檔案管理系統應該具備的安全認證，檔案信息的存儲、組織和檢索，檔案知識推薦、系統互操作等功能。

關鍵詞：智慧檔案；檔案管理系統；檔案知識庫

智慧城市的出現給檔案管理帶來挑戰的同時也帶來了契機，如果檔案利用可以融入移動設備中，突破傳統檔案服務的時間和地點的限制的話，檔案信息資源的利用效率將會大大提高。智慧檔案管理系統是建設智慧檔案館的重點。

1 智慧檔案管理系統的層次

智慧檔案管理系統是智慧檔案館的重要組成部分，根據檔案機構的定位不同，管理系統可以分為三個層次：（1）機構檔案信息管理。主要是對本單位已經形成或將要形成的生產、活動信息進行的收集、組織、利用和長期保存。（2）機構檔案信息傳播管理。這是在機構檔案信息管理的基礎上，增加檔案信息的傳播功能，關注將信息轉化為生產力，及時地捕捉檔案信息資源，并及時審核、歸檔并傳播，支持機構或相關部門較大限度地利用檔案信息資源。（3）機構檔案信息能力管理。機構檔案信息的需求分析、信息能力分析、信息管理分析、信息能力競爭分析等，這個層級達到檔案為現實生活提供信息決策、指導生產生活的最終目的。同時，可以解決機構需要什么樣的信息，機構擁有什么樣的信息，機構內外的檔案信息存在什么樣的關系，需要的信息與存在的信息之間的差距，與其他機構的信息進行對照等。

檔案機構信息管理系統應該根據自己機構的實際情況進行功能設計，這樣能夠保障檔案機構一方面保存本機構重要信息的功能，同時還擔負起對檔案信息資源的傳播和利用的深層次能力，更好地開發和利用檔案資源。

2 智慧檔案管理系統的資源

智慧檔案管理系統建設的前提就是檔案資源庫的建設。數據庫所包含的資源是檔案機構提供服務和決策的基礎，數據庫資源的多少以及利用的方便與否，決定了智慧檔案館服務的深度和廣度。

2.1 原存紙質檔案。目前大部分檔案館所保存的卷宗還都是紙質檔案，包含人事檔案、科技檔案，以及會議記錄、政策法規等。這些檔案是檔案館的主體部分，其數字化策略包括以下兩種辦法：（1）可以通過掃描、拍照等方式轉換成PDF格式或jpg形式的圖片進行入庫，并進行標引。（2）可以通過鍵入的方式形成WORD文檔，加蓋數字水印技術進行入庫。這兩種方式各有優劣，掃描和拍照相對簡單，容易操作，但是不利于后期的標引、檢索，并且部分特殊檔案不能進行拍照和掃描。第二種檔案數字化方式對人力的耗費較大，但是后期的加工成本會大大降低，同時可以支持全文檢索。

2.2 原存數字檔案。數字檔案已經是各個檔案館檔案不可或缺的組成部分，尤其是一些使用辦公系統比較早的企業，數字檔案所占比例較大。數字檔案的入庫相對來說比較簡單一些，主要是要保障數據在轉移或轉換過程中，保持數字檔案的原始記錄性，比如一些入庫的日期、原始格式、頁碼、操作員等非文檔內容標示的保存。數字檔案移庫的方法包括數字遷移和數字仿真兩種：（1）數字遷移指的是將系統的軟件、硬件遷移到整個新的系統軟件中，從而可以保障數字資源在新的系統中能夠被識別和利用。（2）數字仿真是指一個計算機或者一個系統對另外一個計算機或者系統進行全部或部分模擬，也就是在新的系統中建設一個兼容原始數據、設備及管理軟件的允許環境。這兩種方式各有優劣，數字遷移技術是將數據整個升級到新的軟件中，但是在轉移過程中，容易造成部分數據和格式的丟失，造成信息失真。而數字仿真則不會出現這種情況，但是相當于在整個新的系統中開發出單獨的模塊來使用這部分數據，這在檔案信息利用過程中容易出現多種格式的數據模式。

2.3 新歸檔檔案。隨著機構的發展，新產生的檔案將會成為檔案數據庫的重點，這就要求在新數據上傳過程中，嚴格按照數據格式、工作流程、數據大小等，將各種不同類型的檔案，如文檔、照片、音頻、視頻等在設計過程中進行格式統一，每種文檔采用什么格式進行歸檔，要進行統一，方便日后檔案資源的利用。有些單位數字檔案和紙質檔案同時保存，這就要求上傳的電子檔案應與紙質檔案保持一致。

3 智慧檔案管理系統功能設計分析

根據檔案工作流程，智慧檔案管理系統的功能應該包含安全認證、存儲、組織、檢索和擴展性服務，其中擴展性服務體現出來的是智能化特征，但是安全認證、存儲、組織、檢索這些環節是智能化服務的基礎，同時將一些新興的技術手段如RFID、語義關聯性、知識庫等運用到相關環節，最終實現檔案管理和使用的智能化。

3.1 安全認證。檔案的私密性決定了安全認證的首要地位，檔案涉及機構的生產活動中的一些機密，檔案安全一方面要考慮到信息管理系統的硬件安全，如服務器、路由設備、防火墻的安全設置；另一方面要考慮系統的軟件安全，軟件安全主要體現在系統文件的加密，管理員、用戶的加密設置上。包含管理員的權限設置、上傳、修改、刪除、審核等；操作員的上傳、檢索、審核等；用戶的上傳、檢索、瀏覽等權限設置，并且每一次文件或系統的修改都應該記錄下操作員工號。原則上檔案信息資源是不能修改的，修改權限保留在管理系統的較高權限。

3.2 檔案信息的存儲。應當建立相關的標準、制度來保障及時有效地存儲檔案信息資源。（1）建設一個快捷方便的上傳接口，可以連續上傳、批量上傳，并且支持從其他系統導入資源和元數據的功能，非數字作品的數字化、轉換和載入的方法，提供檔案資源的鑒別和權屬管理的功能。（2）建立規章制度保障什么文件什么人在什么時間應該提交什么格式的檔案，以保障檔案信息系統的資源完整性，并建立相應的激勵機制、約束制度和傳播保護政策，即檔案的隱私性。支持機構成員以常見的格式上傳檔案，并提供常見格式到保存格式的轉換，同時還要提供保存格式到傳播格式的轉換功能。

3.3 檔案信息的組織。檔案信息的組織就是將資源庫中的檔案進行序化，形成系統性、科學性的知識體系，可以更好地為用戶服務。系統應按照多種模式進行信息資源的組織，以方便多手段的檔案檢索。傳統的檔案組織方式都是按照年代進行的。智慧檔案信息系統在組織信息資源過程中應該加入機構部門、主題、領域、責任者等方式，并能根據分類提取相關的關聯詞組，并描述出它們的上下位類和語義聯系，以方便相同類型的檔案進行聚類組織。

3.4 檔案信息的檢索與傳播。系統的檢索要提供多樣檢索途徑，關鍵詞檢索是常用的檢索方式，同時輔以分類檢索，檢索的手段應該包含主題、部門、領域、責任者和年代，關鍵詞檢索要提供全文檢索。針對選中的單一檔案，能夠將關聯度較高的檔案職能推送給用戶。

檔案信息的保密性和隱私性決定了檔案資源傳播需要一定的條件。系統應該設置一個保密權限字段，從某個時間點開始可以對機構開放、從某個時間點開始對社會開放的功能，這個時間點的設置在檔案入庫的時候就根據其保密年限進行設置。

3.5 檔案知識推薦。智慧檔案系統應該具備個人檔案信息定制功能，或者通過用戶認證界面以后的個人主頁，或者是手機客戶端APP軟件來實現，以方便用戶隨時隨地查閱是否有新的適合自己的檔案資源。推薦方式：（1）檔案知識庫的統計，可以將熱點詞條、近期詞條對用戶進行推薦。熱點詞條可以通過點擊、下載的統計量進行推介，近期詞條可以通過日期進行推介。（2）知識目錄定制功能：檔案系統可以按照分類的標準制定知識目錄，根據用戶自己的選擇顯示在互聯網個人主頁或者APP軟件中，供用戶及時時間選擇。（3）解禁檔案的推送：解禁檔案的推送可以通過解禁專題或知識目錄定制功能進行推送。解禁檔案一般來說都是有一定機密性的，解禁初期還是有很大的利用價值的，這樣可以較大限度地發揮檔案的社會價值，尤其是紙質檔案，如果不進行推送，可能一直不會被利用。

3.6 用戶評介與互操作服務。用戶評介與互操作服務是指用戶與系統、系統與系統之間的交互功能。一是用戶幫助系統：這里面應該包含系統的使用說明、常見問題的解決辦法、用戶對系統的提問等內容，系統可以將用戶的提問并帶詳細答案自動地收入到幫助系統，作為檢索幫助供新用戶使用。二是用戶個人檔案的上傳，用戶對檔案的批注及使用反饋等信息的上傳。三是與其他單位檔案系統的關聯檢索，不一定需要提供全文，能提供題目和獲取方式即可。這就要求檔案系統應該建立開放的接口可以與其他檔案系統互聯。