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檔案工作論文:關于基層檔案工作落實科學發展觀的論文
[關鍵詞] 檔案工作 科學發展觀 思考
[內容提要] 基層檔案工作應堅持以人為本，樹立、協調、可持續發展的科學發展觀，緊緊圍繞經濟建設這一中心課題，以區域內中心工作為側重點開展服務，促進檔案事業又快又好的健康的發展。一、基層檔案工作中要堅持以人為本的科學發展觀，是基層檔案事業健康發展的前提條件。堅持以人為本的科學發展觀，一是檔案工作要以廣大人民群眾的利益為重，即基層檔案工作要以是否有利于廣大人民群眾為出發點和歸宿；二是培養檔案工作者應具的素質和激發檔案工作者的工作熱情，促進人的發展。二、基層檔案工作中要堅持、協調發展的科學發展觀，是基層檔案事業健康發展的內在要求。基層檔案事業的健康發展是要使檔案事業的方方面面都得到的發展，是要使檔案事業得到又快又好的協調發展，檔案事業的、協調發展是檔案事業健康發展的內在要求。三、基層檔案工作中要堅持持續發展的科學發展觀，是基層檔案事業健康發展的根本保障。檔案事業的發展是個有規律的持續的發展過程，基層檔案工作中既要借鑒和繼續發揚過去好的工作經驗、工作方法，又要堅持與時俱進，開拓創新。堅持持續發展的科學發展觀是檔案事業健康發展的根本保障。四、堅持科學發展觀是當今經濟社會快速發展對基層檔案工作要求的必然趨勢。當今經濟社會快速的發展要求我們要堅持科學的發展觀。基層檔案工作是服務于服從于經濟建設這一中心，同時又服務于服從于社會主義其他各項事業建設的一項基礎工作，因此，基層檔案工作要堅持科學發展觀是必然趨勢。
科學發展觀是以中共中央總書記同志為核心的第四代領導集體的智慧結晶，是中國共產黨執政理念的新飛躍，是中國共產黨對人類社會發展規律、社會主義建設規律的新飛躍。中共中央總書記同志在中共十六屆三中全會上強調：“樹立和落實發展、協調發展和可持續發展的科學發展觀，對我們更好地堅持發展才是硬道理的戰略思想具有重大意義”。黨的十六屆五中全會明確提出了科學發展觀的科學內涵：“堅持發展，發展是硬道理，是執政興國的及時要務；發展要堅持以人為本，促進人的發展；堅持實現經濟社會協調可持續發展”。中央黨校常務副校長虞光耀同志說：“科學發展觀是實現又快又好發展的世界觀和方法論”。檔案事業作為我國社會主義建設事業中的一個重要的基礎的組成部分，它能為社會主義生產力的發展提供良好的服務環境，是取之不盡的精神力量之源，是取之不盡的信息財富之源，它以最廣大人民的根本利益為出發點和歸宿，能直接或間接地為廣大人民服好務，使人民不斷獲得切實的經濟利益、政治利益、文化利益。只有適應中國經濟快速發展的要求，讓檔案事業得到又快又好的健康發展，才能實現檔案工作為最廣大人民群眾服務的最終目的。檔案事業要得到又快又好的發展，必須以科學的世界觀和方法論為指導，即要以是否符合檔案事業發展規律的發展觀來指導檔案工作。因此，基層檔案工作中堅持以人為本，樹立、協調、可持續發展的科學發展觀，是經濟社會快速發展的客觀要求和必然趨勢，是認真貫徹落實“三個代表”重要思想，實現檔案事業又快又好的健康發展的體現。在此，我們就基層檔案工作中如何貫徹落實科學發展觀這一問題作膚淺思考，與君共勉。
一、基層檔案工作中要堅持以人為本的科學發展觀，是基層檔案事業健康發展的前提條件
人是推動檔案事業發展的根本動力，檔案工作要得以健康發展關鍵在于人。不堅持以人為本，檔案工作就沒有發展的動力，不堅持以人為本，檔案工作就沒有明確的方向。因此，堅持以人為本的科學發展觀，是基層檔案事業健康發展的前提和基礎。基層檔案工作中堅持以人為本要體現在兩個方面：一是檔案工作要以廣大人民群眾的利益為重，即基層檔案工作要以是否有利于廣大人民群眾為出發點和歸宿；二是培養檔案工作者應具的素質和激發檔案工作者的工作熱情，促進人的發展。
為人民群眾服好務是基層檔案工作的落腳點和歸宿，因此，基層檔案工作的開展要以是否有利于廣大人民群眾為出發點和歸宿。比如：今年中央1號文件提出了建設社會主義新農村的幾個問題。圍繞建設社會主義新農村這一中心工作，指導相關部門做好有關資料的形成積累、收集整理和檔案利用工作，為建設社會主義新農村服務，為人民群眾服好務。基層檔案工作為人民群眾服務的方式有兩種：一種是直接服務，另一種是間接服務。直接服務就是通過檔案利用直接維護人民群眾的經濟的、政治的、文化的利益；間接服務就是通過檔案利用為領導服好務，為領導提供科學的決策依據，促進領導出臺正確的、科學的政策，從而為人民群眾帶來實惠。例如：由于區檔案館目前無庫藏，多批群眾來區檔案館查檔案都無法直接查閱。但我們并未將其拒之門外，而是首先將其請進來，了解其所需，然后結合實際情況，為其指明所需檔案的查找方向，避免了群眾走彎路，讓群眾感受到對他（她）的尊重、理解和關心，直接為人民群眾服好了務。又如：通過利用有關財政、經濟、教育等資料，為領導提供了科學的決策依據，先后出臺了農村農稅減免、九年義務教育免收學雜費等政策，切實減輕了人民群眾的負擔，間接地為人民群眾服好了務。
檔案工作是一項較為枯燥而繁鎖的工作，檔案工作者時常要埋頭于蟲蛀、霉變、堆積灰塵的材料中整理或搶救、查閱檔案，如果基層檔案工作者沒有過硬的素質，就干不好檔案工作，檔案事業就不可能得到又快又好的健康的發展。筆者認為，基層檔案工作者應主要具備以下基本素質：一是要有過硬的政治素質，要有優良堅實的黨性修養，政治立場堅定，始終與黨中央保持高度一致，認真貫徹執行黨的路線、方針、政策和標準；二是要有良好的思想素質，即在工作和生活中隨時保持頭腦清醒，要有遵紀守法的法紀觀念，正直高尚的道德品質，講誠信，有責任感，有變“要我干”為“我要干”的積極主動的思想，主觀上為自己，客觀上為別人；三是要有較好的文化素質，即要有系統扎實的檔案理論知識素養，有扎實的文字功底，要即會說又能寫；四是要有較強的能力素質，即在工作中要有開拓進取的創新精神，有求真務實的實踐能力，要有“能夠干，干得好”的真本領；五是要有把握大局的戰略思維素質，在其位，謀其責，把握好單位和家庭的“團隊精神”作用；六要有較好的交往素質，即在工作和生活中要有較強的與人交流、溝通和協調的能力；七是要有較好的心理素質，即要有科學的心理調適能力，一方面要正確認識、正確對待自己所處的工作環境和位置，兢兢業業干好本職工作。另一方面要以寬闊的胸襟去尊重人、理解人、關心人，用好人，滿足人合理的需求和欲望，保護人合法的權益。而這些素質的提高和發揮，除了檔案工作者要自身努力外，還需要通過送
培（送省、市培訓）、以會代訓、單位政治業務學習、思想交流、工作上壓擔子等多種方式多種途徑對檔案工作者進行培養、引導和激勵，促進人的發展，從而促進檔案事業又快又好的健康的發展。例如：中共黨員通過共產黨員保先教育活動，不僅提高了共產黨員與黨中央保持高度一致的政治素質，而且進一步提高了共產黨員兢兢業業干好本職工作，全心全意為人民服務的思想素質、心理素質。又如：去年為搶救經貿系統已撤銷的二輕局、鄉企局檔案，在搶救檔案的過程中，蟲蛀、霉變的檔案使檔案工作者的身體健康受到很大影響，為激勵檔案工作者的積極性，區政府劃撥了一定的搶救經費，局領導對相關人員也發了勞保用品，時常問寒問暖，關心和解決職工的疾苦。檔案工作者的勞動得到了尊重，檔案工作者得到了理解和關心，充分激發了大家的積極性和能動性，檔案搶救工作開展順利，保護好了這批黨和國家的寶貴財富。 基層檔案工作中堅持以人為本的發展觀，但不能走入檔案是為某一私人服務的誤區。例如：某人為了達到某種私利的目的，篡改或私自銷毀有關檔案，這是違反《中華人民共和國檔案法》的行為。在情與法面前，基層檔案工作者要公而忘私，堅持原則，嚴格執法。去年底，有位親戚（倒閉企業職工）托我想辦法幫其更改個人檔案，要求將其年齡增大，以便提前退休，早領退休金。我堅決制止了這種違法行為，在法與情面前作出了正確的抉擇。又如：某些單位的科室人員，在單位檔案管理人員收集整理檔案時，拒絕交出其在工作中形成的應歸檔材料。認為其形成的材料是他的，放于自己處使用方便。卻未認識到單位檔案是黨和國家的寶貴財富，《中華人民共和國檔案法》明文規定：任何個人不得據為己有。而且，實踐證明了整理和管理不規范的檔案或資料是不便于查找利用的，是容易丟失的，甚至有可能會給黨和國家造成巨大損失。反之，整理和管理規范了的檔案或資料易于查找利用，不易丟失的，能積極服務于各項工作。因此，我們要以長遠的、全局的觀念來堅持以人為本的科學發展觀，但不能走入檔案是為某一私人服務的誤區。
二、基層檔案工作中要堅持、協調發展的科學發展觀，是基層檔案事業健康發展的內在要求
基層檔案事業的健康發展是要使檔案事業的方方面面都得到的發展。這就要求基層檔案工作中堅持發展的科學發展觀，一切為了檔案，為了一切檔案，為了檔案的一切。如：檔案局（館）對檔案工作宣傳、行政執法、業務指導、現行文件服務、愛教基地、庫房保管條件、館務編研、館務利用等；立檔單位領導及專兼職檔案人員的檔案意識、檔案人員業務操作技能、檔案的收集、整理、保管保護及利用工作等都是我們研究和發展的課題。他們之間是相互聯系相互制約的，只有將檔案工作的方方面面有機地結合起來的開展，才能促進檔案事業的健康發展。基層檔案工作中堅持發展的科學發展觀最終要通過服務來實現。基層檔案工作不僅要服務于機關、企事業單位，同時要對建設社會主義新農村工作服好務；不僅要對經濟建設服務，同時要對政治、文化等各項事業的建設服好務；不僅要對領導服好務，同時要以對群眾服好務為出發點和歸宿。
基層檔案事業的健康發展是要使檔案事業得到又快又好的協調發展。這就要求正確處理好檔案事業發展中“快”與“好”的關系，既要防止片面求快，又要防止以“好”壓“快”，當前的“快”應當服從于服務于長遠的“好”，服從于服務于全局的“好”，實現檔案事業的又快又好的協調發展。基層檔案工作中要堅持檔案事業的協調發展，不能搞一刀切，即不能在同一階段統一實現一個標準。如：不能要求每個立檔單位都馬上建好規范化檔案室，達到省一級標準；不能要求每個立檔單位的文書檔案整理馬上施行《歸檔文件整理規則》；不能要求每個立檔單位都馬上安裝和使用規范的檔案管理軟件來錄入和檢索文書檔案等。要根據影響檔案工作的內外因素的不同來指導各單位的檔案工作，促進其健康協調發展。影響檔案工作的內因主要有三方面：一是領導意識；二是檔案干部隊伍素；三是管理措施手段。影響檔案工作的外因主要是：檔案整理投入、保管保護設備設施硬件投入，也可說受該地區的財政狀況，該單位的經費狀況影響。對于那些條件成熟的單位，即經濟狀況好，領導檔案意識強，檔案人員責任心強，較熟悉檔案業務，管理措施手段好的單位，應要求其按《四川省檔案工作規范化管理為法》的要求建立規范化檔案室；對于那些條件不成熟的，即經費困難，領導檔案意識有待進一步加強，或檔案人員業務能力較弱，或管理措施還不夠完善的單位，我們要加強指導，竭力為其創造條件，促進其檔案室逐步規范，達到檔案工作的協調發展。例如：由于龍馬潭電子政務建設的順利實施，區級機關、事業單位及鄉鎮機關基本全部配備了計算機。對這些有條件的單位，區檔案局對其檔案的整理、利用提出了更高要求，要求其施行《歸檔文件整理規則》，安裝使用科學的規范的檔案管理軟件錄入和檢索文書檔案，盡可能地提品質案工作效率，建立規范化的綜合檔案室。而區內的行政村、社區中除羅漢鎮石梁村外，幾乎無計算機，不具使用規范化檔案管理軟件的條件，加之經費不寬裕，對這些條件不足的單位，區檔案局要求其檔案整理用卷裝的方法予以規范，工作上分步實施，逐步創造條件，建立規范化檔案室，達到檔案工作協調發展的最終目的。
三、基層檔案工作中要堅持持續發展的科學發展觀，是基層檔案事業健康發展的根本保障
事物是運動的,不是一成不變的,事物的運動和發展是有規律的，檔案事業的發展是個有規律的持續的發展過程。因此，基層檔案工作中既要借鑒和繼續發揚過去好的工作經驗、工作方法，又要堅持與時俱進，開拓創新，一切以是否符合檔案事業發展規律為準的持續發展觀念，避免誤入全盤否定以前檔案工作的誤區。堅持持續發展的科學發展觀，是基層檔案事業健康發展的根本保障。如：80年代初，我國檔案整理學習了前蘇聯的書本式裝訂法，在當時及后來很長一段時間內這種裝訂法是適應我國檔案工作的需求的，但隨著當今社會經濟的快速發展，辦公自動化的迅速普及，這種裝訂辦法越來越不適應社會發展的要求，檔案整理改革勢在必行。20__年12月，國家檔案局了中華人民共和國行業標準da／t—20__《歸檔文件整理規則》（以下簡稱新《規則》），新《規則》以“簡化整理，深化檢索”為宗旨，在借鑒傳統立卷方法合理因素的基礎上，推行文書檔案文件級整理，兼顧了計算機和手工兩種方式，大幅度簡化了整理中的手工操作，大大提高了檔案檢索利用效率，適應了檔案管理現代化的需要，有力地促進了機關文檔一體化管理。又如：今年初，
區長劉云同志在區二屆人大四次會議上作《政府工作報告》時認為我區檔案工作“有新的發展”。的確，我區檔案事業在“十五”期間得到了較快較好的發展，年年被市檔案局表彰為單位，這得益于我區檔案工作始終堅持以“與時俱進謀發展，開拓創新上臺階，以人為本樹形象，統籌協調求突破”的思路來指導檔案工作，在工作中既繼承和發揚了原來“將檔案整理質量把關在館外”等合理的工作方法，又及時地創新了“運用科學規范的軟件錄入文書檔案目錄代替手工抄目，在全區積極推行用規范科學的檔案管理軟件開展檔案工作”等科學合理的工作方法，大大提高了檔案工作效率。局加強“內練內功，外樹形象”，逐步構建起了我區檔案戰線生機勃勃的工作環境。但就目前而言，我區檔案事業的發展還存在著一些隱患，如：檔案館庫房面積不夠，保管保護設施設備不齊；事業經費不足，致使工作被動；多數行政村（社區）檔案不規范，影響社會主義新農村建設；企業檔案不規范，影響經濟建設發展；多數學校檔案、醫療、社保檔案不規范，影響社會事業建設發展。這些問題都需要我們努力加以解決。__市檔案局袁衛平局長說：“一個單位的檔案工作，今天達到‘省一標’并不能夠代表明天也符合‘省一標’，檔案工作要在動態中保持水平”。隨著檔案事業的發展，對檔案工作的要求越來越高，檔案工作要在不斷創新中持續發展。 四、堅持科學發展觀，是當今經濟社會快速發展對基層檔案工作要求的必然趨勢
以中共中央黨書記同志為核心的領導集體提出了社會主義經濟及各項事業的建設要堅持科學的發展觀。實踐證明，基層檔案工作只有圍繞經濟建設這一中心開展工作，才具有科學性，反之，脫離經濟建設這一中心的檔案工作是不符合客觀規律要求的，是不科學的。因此，堅持科學發展觀，緊緊圍繞經濟建設這一中心開展服務。緊緊把握全國特別是區域內經濟發展的動脈，如：重點項目建設、社會主義新農村建設等，及時跟蹤服務，促進經濟建設又快又好的發展，是當今經濟社會快速發展對基層檔案工作要求的必然趨勢。
基層檔案工作中堅持科學發展觀，不僅只為經濟建設服務，同時，還要以區域內中心工作為側重點，為其他各項社會主義事業的建設服好務。基層檔案工作要服從于服務于區域內黨委、政府的工作大局，只有緊跟區域內中心工作，緊跟關鍵性工作，緊跟全局性工作搞好檔案服務，才會有科學發展觀在檔案工作中的真正落實。如：去年，全國掀起了及時批保持共產黨員先進性教育活動這一中心工作，區檔案局緊緊圍繞這一中心工作，學習工作兩不誤，既錘煉和提高了黨員干部的政治思想素質，又帶動干部群眾扎實工作，急老百姓之所急，解老百姓之所憂，為老百姓做了好事，做了實事。同時，指導各單位收集整理了保先教育活動中形成的應該歸檔保存的材料，為第二批、第三批共產黨員保先教育活動的順利開展提供了寶貴經驗。又如：20__年，__市創“全國旅游城市”，為落實這一中心工作，區檔案局在人少事多的情況下，抽派兩名同志到創優辦資料組工作，指導并幫助整理其檔案資料、創優資料，為__市成功創建“全國旅游城市”服好了務。檔案工作的價值在服務社會主義經濟建設和其他各項社會事業的建設中得到了體現。檔案事業在服務社會主義經濟建設和其他各項社會事業中得到了健康的發展。
檔案事業是發展的，檔案工作是永無止境的，一年的檔案工作完畢后，第二年又產生了新的檔案，不同時期對檔案工作的要求不同，基層檔案工作者要根據不同的情況，用科學發展的觀念和方法來解決檔案工作中遇到的方方面面的問題，促進檔案事業又快又好的健康的發展，為社會主義物質文明、精神文明、政治文明的建設服好務。
檔案工作論文:檔案利用工作論文
內容摘要：做好檔案利用工作是檔案工作人員的根本目的，這體現在為各級領導決策服務，為各部門工作服務，為社會各界和人民群眾服務，為構建和諧的社會主義事業服務。
關鍵詞： 檔案 利用工作 指導思想 構建和諧社會
做好檔案利用工作是檔案工作人員的根本目的。現今，檔案利用工作更加受到重視，無論是中央辦公廳主任王剛的講話，還是國家檔案局局長的報告，都把做好檔案利用工作作為及時位的任務進行部署，要求搞好檔案利用服務。為各級領導決策、為各部門工作服務、為社會各界和人民群眾服務，現就如何做好檔案利用工作談三個方面內容。
一、檔案利用工作的含義
檔案部門向用戶直接提供檔案，為黨和國家各項事業服務。檔案利用工作包括了解和熟悉館藏檔案信息的內容，分析和預測社會對檔案信息的需求和發展規律；積極開展檔案咨詢服務，向檔案用戶提供所需的檔案內容。因此檔案部門要進一步認清自身的職責，積極主動地開發和提供檔案信息，為構建和諧社會服務。
二、檔案利用工作的指導思想
檔案利用工作的指導思想是、及時、，有效地為檔案用戶服務。
（一）為檔案用戶服務
檔案館是對那些具有正當利用目的的用戶，應通過各種服務方法滿足其需求，主動向他們提供有關的檔案信息，向他們推薦、介紹與其利用需要相關的檔案，讓檔案用戶的利用需求得以實現。
（二）及時為檔案用戶服務
許多檔案用戶來館室查找檔案，是為了解決現實生活中的根本問題。因此，檔案館室必須建立科學的檢索體系，同時檔案人員也應當熟悉檔案的內容，這樣才能及時地滿足檔案用戶的需要。
（三）地為檔案用戶服務
檔案館要地分析和把握檔案用戶的利用需求，對于那些由于缺乏經驗，不能表達其利用需求的用戶，檔案服務人員應依據用戶的目的，幫助他們篩選有用的檔案信息，地為檔案用戶提供所需的檔案與資料。
（四）有效地為檔案用戶服務
檔案館要積極主動地為用戶查找檔案與資料，努力提品質案利用效果，大力開發檔案信息資源，建立完善檢索系統，編輯各種檔案資料，提品質案人員業務素質，增強為社會提供檔案信息的能力，有效地為利用者服務。
三、檔案利用工作的意義和要求
任何一項事業能夠生存和發展的根本原因是社會的需要，黨和國家之所重視檔案工作，是因為檔案工作對各項事業有用。因此，便于黨和國家各個部門、各項工作對檔案的利用，是檔案工作的出發點和歸屬，而整個檔案工作中，利用環節便是這一根本目的體現。檔案利用工作對整個檔案工作的發展有決定影響，檔案利用工作是最實際、最富有說服力的宣傳，通過檔案實際發揮的作用，人們就能深刻認識檔案的價值和檔案工作的重要性，從而擴大檔案工作在社會上的影響贏得各方面的支持。
檔案利用工作不是單憑主觀意愿所能做好的、必須遵循客觀規律，妥善處理一系列問題，其基本要求是：
（一）明確服務方向，端正服務態度
檔案工作是條件性、服務性的工作，二者都集中表現在利用工作上，要想真正做好，首先取決于服務方向的正確。而正確的服務方向又是與黨和國家的工作重點、奮斗目標一致的。十六屆六中全會后，黨和國家工作重點是以人為本，構建和諧社會。隨即檔案服務工作重點也放到了開放、利用、科學研究、技術進步、特色建檔、家庭建檔等方面。因此檔案工作須在明確服務方向的同時，還必須有堅定的服務思想和良好的服務態度；檔案工作者也必須具有高度的政治責任感和甘于默之無聞，不圖各利、全心全意為人民服務的精神，才能積極主動地做好檔案利用工作。
（二）熟悉檔案，了解需要
檔案利用工作是解決檔案供需矛盾的，因而，檔案人員只有在熟悉所保存檔案的內容，即做到知已知彼，才能有效地做好利用工作，所以檔案人員還應注意以下兩點：
1、熟悉重點：先熟悉經常查用的檔案，后熟悉不常用的檔案，先熟悉形成時間近的檔案，后熟悉形成時間遠的檔案。先熟悉形成檔案單位的歷史和檔案的保管，收存情況，后熟悉檔案的具體內容。
2、結合收集、整理、鑒定、保管、統計、熟悉檔案的內容及存放地點。
社會上的各行各業存著職能上的差異，對檔案的需要也是多方面的，同一行業在不同的時期，面臨不同的任務，又會提出不同的需求。所以要了解客觀需要，就必須努力學習，熟悉黨和國家的路線、方針、政策、了解改革開放和構建和諧社會的發展需要；了解本系統、本單位的生產、生活、工作的計劃和任務，只有了解這些才能有針對性地做好檔案利用工作。
（三）正確處理利用和保密的關系
從根本上說，檔案利用和保密是一致的，保密只是相對地把檔案的使用限制在一定的范圍，而且這種限制也是隨著形勢的發展和時間、地點、條件的變化而不斷變化的；保密的最終目的還是為了更好地發揮檔案在社會主義各項事業中的作用。但在實際工作中，如果對什么檔案要保密，什么檔案不保密，保密范圍寬窄，期限長短等問題處理不當，就會導致利用與保密之間矛盾發生。保密過嚴，無疑會造成檔案信息資源的浪費，有密不保，又極容易危害國家利益。因此要正確處理二者的關系，就必須在維護黨和國家利益的前提下，根據黨的方針政策，根據國內外形勢，把二者有機地結合起來，加以綜合分析，凡是能促進安定團結和社會發展的檔案信息，應積極地大膽地提供利用，凡是在一定范圍內限制利用才有利于黨和國家利益的，則應嚴格地、合理地堅持保密。
（四）正確處理利用工作與基礎工作的關系
檔案利用工作雖然在整個檔案工作中居于主導地位，但必須依賴于基礎工作，撇開基礎工作便不能生存和發展。如果基礎工作開展得不好，利用工作就會成為無源之水、無本之木，陷于衰竭的境地。同樣，如果不根據客觀需要，積極主動地開展利用，只是關門埋頭于內部基礎工作，那么基礎工作就會失去存在的意義。所以，要以加強基礎工作來保障、推動利用工作的發展，以搞好利用工作來檢驗、促進基礎工作的完善。
（五）注重被動服務與主動服務并舉
被動服務是利用者來檔案館提出利用檔案的要求，檔案人員盡量去滿足這種 需求，包括接待閱覽，外借檔案和檔案證明等。而主動服務是通過各種形式主動向外宣傳報道館藏檔案內容，主動了解用戶需要，主動送檔案到各部門為他們服務。利用者來查找檔案，只要能找出來，就可以發揮利用。這是檔案館提高利用的重要方式，如果能做好接待工作，主動幫助查找，就能在被動服務中爭取主動。
（六）注意掌握檔案的利用效果
檔案的利用效果，是指檔案用戶在利用檔案館提供的檔案信息后，所獲得的結果，檔案館應當把利用效果的收集、整理、分析和研究作為一項基本工作來抓。了解和掌握檔案用戶利用檔案后取得的經濟效益和社會效益，了解和掌握檔案用戶利用后有沒有產生積極效果。只有這樣，才能多方位地把握各類檔案與資料的利用價值，從而為改善館藏結構和各項基礎工作的建設，提供的科學依據。
隨著時間的推移，檔案利用工作日益重要和明顯，大批檔案在社會中已經發揮和將發揮不可替代的作用。因此檔案工作人員要做好檔案利用工作，為構建和諧的社會主義事業服務。這是對歷史負責，為現實服務，替未來著想。
檔案工作論文:醫院檔案工作管理論文
一、新時期醫院檔案管理的現狀特點
隨著科技的進步與社會的發展，傳統的手寫檔案已遠遠不能適應時代的需求，傳統檔案以紙質文書為主，而在計算機網絡技術不斷發展更新的現代社會，許多醫院，尤其是一些集醫療、教學和科研為一體的綜合性三級甲等醫院，因為其病人數目較多，傳統文檔較難進行檔案管理，因此電子文件逐漸地取代了以往的文字材料[1]。傳統的文檔管理工作一般為一年一次，按照工作流程進行文件歸檔立卷，而電子文件是由擬稿者直接在磁盤上撰寫并修改，隨時產生并可以隨時更改，對計算機有很強的依賴性。此外，電子文件還可以通過計算機系統進行迅速、有效和多角度地排序，不再需要對其進行手工分類整理。
二、新時期醫院檔案管理存在的問題
1.對檔案管理工作重視度不夠
各級醫院在管理中均為本院量身定做了一系列適合自己的、較為健全的醫療、人事、行政與后勤管理制度，而專門涉及其檔案管理的制度卻較少[2]。許多醫院的檔案管理辦公室附設在行政辦公室的綜合檔案室內，讓普通檔案個醫療文書檔案擺置一起，沒有進行有效的劃分。同時，醫院“重經營、輕檔案”的意識還很強，認識不到檔案工作在醫院管理中的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。
2.沒有很好的利用電子檔案管理
目前很多醫院的檔案管理還停留在人工手寫和抄錄的水平上。檔案管理的工作繁瑣復雜，采用人工抄錄的方式，錯誤遺漏的現象時有發生。僅靠人的記憶查找翻閱檔案，信息量太少。管理思想陳舊，沒有吸納新型的檔案管理模式，因此，檔案管理水平一直止步不前，沒有新突破。
3.檔案管理人員的素質有待于提高
當前我國醫院檔案管理專業人員在專業素質、理論水平及文化程度上均參差不齊，與當前飛速發展的社會需求相差甚遠[3]。一些醫院中從事檔案工作的多數為兼職人員，年老者多于年輕者，人員流動多固定少，導致檔案從業人員素質較低。其次，多數管理人員并未經過檔案學或醫學方面的系統培訓和學習，缺乏以電子信息技術對檔案進行管理的相關經驗。
三、不斷提升醫院檔案管理現代化，促進醫院管理新發展
1.醫院檔案管理系統創新
（1）健全檔案管理制度
建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度，成立專門的檔案管理科，將其從原來所附屬的行政辦公室中游離出來，并明確其職能，將醫院各科各部門的不同的檔案分門別類進行統一綜合管理、統一考核，使檔案管理與醫療同步發展，綜合管理能充分發揮檔案的整合效能。此外，領導的重視和支持是健全檔案管理制度的關鍵。
（2）加強檔案網絡化管理
檔案管理人員應深入臨床一線或各職能部門調查了解醫療、科研、教學工作對檔案信息的需求，提高對醫院檔案數據的敏感性，對科研管理和臨床實踐過程所形成的有參考價值的文件材料進行重點管理，不斷地有針對性地為醫療、科研和教學工作提供信息。檔案員需變被動為主動，充分認識到醫院檔案的價值所在，轉變工作觀念，以“上門服務”的方式對檔案進行整理與收集。
（3）加強檔案硬件系統建設
電子化的檔案管理需要現代化的檔案硬件設備，根據醫院檔案室建設標準，配置相應檔案管理所需硬件，如計算機、裝具、檔案密集架、復印機等；同時還需要加強清潔衛生管理，注意防火，設置安全監控，以現代化裝備更好的服務檔案工作。
2.檔案管理服務方式創新
（1）檔案信息加工服務
檔案工作者可以根據利用者的不同需求，以自身所具有的檔案資源優勢，快速進行檔案信息加工，有目的、計劃對檔案進行整理、分類、組合，以網絡信息技術為利用者提供便捷服務。
（2）檔案咨詢服務
檔案部門建立的多種形式的“檔案咨詢服務中心”、“檔案事務所”等均屬于檔案咨詢服務的范疇。以網絡化的技術手段支持檔案咨詢服務、提升檔案咨詢服務的水平將是未來的發展方向。
（2）其他檔案服務
此外，檔案網絡服務、檔案展覽服務、檔案文化休閑服務等服務方式正在不斷涌現。醫院檔案部門也可在一定范圍內采取有效的措施挖掘檔案信息資源為全院各項工作主動提供信息服務。
四、結語
綜上所述，新時期醫院檔案管理工作有其特有的特點，同時亦存在許多不足之處。醫院檔案管理需不斷地制度化、規范化和科學化，領導人員需充分認識清醫院檔案管理工作的重要性，重視管理人員綜合素質的培養，使醫院檔案室走向可持續發展的道路，充分發揮其職能，創造更多的經濟效益與社會效益。
作者：王丹 單位：舟山市普濟醫院
檔案工作論文:做好檔案工作改革開放論文
一、要以改革的精神做好檔案工作
黨的十八屆三中全會制定了《深化改革的若干重大問題的決定》，以巨大的政治勇氣，銳意推進各項改革。我們必須要以改革的思維審視檔案發展中的困難和問題，以改革的思維審定新的發展方向和舉措，以改革的思維破除一切發展中的思想障礙和體制障礙，讓一切在改革的春天里煥發出新的生機。一是思想要解放。要進一步解放思想，認真分析制約檔案事業發展的難點和重點問題，對檔案的價值、檔案工作的性質與作用，檔案事業發展思路與出路等，樹立新的工作理念，開拓新的工作領域，研究新的方式方法，確定新的工作目標，尋找改革的突破口，使檔案工作在不斷改革中實現新的發展。二是體制上要理順。要采取積極有效的措施，下力氣解決檔案事業發展中存在的不協調、不可持續體制機制問題。必須用改革的思維，打破機制障礙，建立流動的、透明的、全覆蓋的檔案管理、開發、利用體制，從體制機制、數字化轉換、網絡平臺建設、檔案服務模式等方面入手，加以改革，整體協調推進。三是結合上要緊密。在新的形勢下，檔案工作一定要與經濟社會發展找到結合點。要打破“只有辦結材料才是檔案”等傳統理念，以改革的精神，確立“前移”、“反推”的工作思路，通過“前移”監督指導環節，“反推”中心工作。要建立“大檔案”概念，從搭建以史資政、以文輔政等方面入手,為各級黨委政府決策提供歷史依據，使檔案工作真正成為重大戰略、各項政策、重點項目制定出臺的參與者，真正做到黨委政府決策用得上檔案，群眾維護權益查得著檔案，化解矛盾糾紛靠得住檔案。同時，將工作一線提供服務的各類業務材料都納入監督指導范圍,使專業檔案的收集、整理、利用等各個環節緊緊圍繞中心工作展開,確保檔案工作與經濟社會同步發展、相互促進。
二、要以法治的思維促進檔案工作
黨的十八屆四中全會，讓我們迎來了法治的春天，我們必須要按照黨的十八屆四中全會精神要求和總體部署，依據《檔案法》加快檔案治理體系和治理能力的現代化,使檔案工作步入法治化軌道。一要完善檔案法規體系。要依據《檔案法》，協調省人大積極適應全省經濟發展、山川秀美、民族團結、社會和諧，建成小康社會的新要求，依據中央辦公廳、國務院辦公廳《關于加強和改進新形勢下檔案工作意見》對《甘肅省檔案條例》進行修訂和完善。各市州要根據當地實際，制定檔案地方規章，確保檔案事業健康有序發展。各單位要進一步增強依法管理檔案的意識，建立健全檔案管理各項制度，使之成為人人遵守的法律依據，不斷提品質案規范化管理水平。二要依法落實責任主體。去年8月中旬，國家檔案局對我省2011年以來貫徹執行《檔案法》情況進行了檢查，指出了存在的一些問題。主要是我省各級國家檔案館建設水平相對滯后。14個市州級國家檔案館中，只有蘭州市達到國家標準，沒有新建檔案館的10個市州，平均面積只有1449平方米，不到國家標準低限的22%。86個縣區級國家檔案館中，沒有新建館的50個縣區，平均面積只有720平方米，僅有國家標準低限的60%。嚴重制約了檔案館“五位一體”功能發揮。這說明我們在檔案館建設上差距還很大。今年各級黨委政府每年至少要聽取一次檔案工作匯報，黨委要有一名常委分管檔案工作，政府要確定一名負責同志聯系檔案工作，對檔案工作中存在的問題，要及時研究解決。要切實將檔案事業發展列入國民經濟和社會發展規劃，力爭把不達標的市級國家檔案館納入本地“十三五”規劃，縣區級國家檔案館要納入“十三五”國家支持中西部建館項目，各地要做好相關配套工作。要把檔案經費列入本級財政預算，保障各項經費的落實。三要依法強化治理能力。檔案行政管理部門要把行政執法貫穿于檔案工作的全過程，依法收集、依法保管、依法利用。縣級以上檔案行政管理部門要依法管理本行政區域內各項檔案事務，依法履行監督指導職能，適時開展檔案行政執法檢查，嚴厲查處檔案違法行為，不斷提高依法治檔的能力和水平。對違反《檔案法》的行為要敢于追究、敢于查處，解決政策落實不到位、依法移交檔案不及時和損毀丟失檔案等違法現象，切實提品質案行政執法的實效。
三、要以創新的勇氣謀劃檔案工作
創新是發展的原動力，是事業興旺的保障。新的時代、新的潮流、新的需求，都要求檔案事業創新。一要在觀念上創新。任何工作的跨越和創新，都必須有一個嶄新的有創意的思想觀念作前導。要破除計劃經濟條件下形成的許多思維定式，解決檔案工作與經濟社會發展結合不緊密，檔案工作者在繼承和創新關系上的猶豫彷徨等問題，解決這些問題，唯有解放思想，更新觀念，在尊重歷史、實事求是的前提下，大膽試，大膽闖，才能在探索中前進，創新中發展。二要在管理上創新。檔案工作從收集、整理、鑒定、保管到利用，都有一整套緊密相聯的工作流程，每一程序的科學性、技術性都很強。伴隨著科學技術的發展，檔案載體己呈現出多樣性的趨勢。如何解決電子檔案收集、鑒定、使用、管理、保密和安全等諸多方面的新問題，主動適應檔案管理現代化的需要，實現計算機和手工管理兩種方式，融合發展問題等，都需要同志們下力氣解決。三要在服務上創新。創新服務手段、服務內容、服務方式，為社會提供社會化、專業化的檔案服務，更好地融入到經濟社會發展中去，融入到人民群眾生產生活中間。
四、要以隊伍的強化保障檔案工作
檔案事業要發展，人是關鍵。要堅持“以人為本”思想，建班子、帶隊伍、強素質。一要突出班子這個核心。要著眼高素質、精謀劃、有朝氣、善作為的標準要求，把各級領導班子打造成領導水平高、改革思路新、拒腐能力強、團結協調好、工作業績佳的班子，成為政治堅定、開拓創新、勤政、廉政、優政的堅強領導集體。二要抓住隊伍這個關鍵。要促學。學習是開啟干部隊伍思想寶庫的鑰匙。干部必須學懂弄通黨的路線方針政策，學懂弄明法律法規，學懂弄精專業業務知識，否則，就不能勝任本職工作。要以建立學習型干部、學習型機關，學習型社會為切入點，健全制度，嚴格措施，使干部做到主動學習、自覺學習、善于學習。要交責。要堅持用制度管干部，強化干部責任感，調動工作積極性。堅持一級抓一級，形成抓干部帶隊伍的互動協調機制，做到常抓常新，不斷增強隊伍的凝聚力，讓干事創業、成事成業的干部有平臺、有機會，使處理問題會上手，面對困難敢上手，遇到事情快上手，對待工作勤上手的干部真正能夠脫穎而出。要交心。注意關心和解決干部思想、工作和生活中的困難，營造團結奮進、和諧融洽的工作氛圍。三要強化能力這個重點。著力打造善于領導檔案事業科學發展的高素質干部隊伍。要繼續開展大規模、多層次培訓干部，創新干部教育培訓形式，使干部提高素質、增長才干。要立足多崗位鍛煉，著力在重點工作和艱苦環境中錘煉考驗干部，采取橫向交流、縱向幫帶等方法，提升能力、培養才干。
我省正處在黃金發展期、機遇疊加期，新形勢、新常態、新任務，既為檔案事業發展提供了廣闊空間和有利條件，也對做好檔案工作提出了新的更高要求。全省各級檔案部門和廣大檔案工作者要進一步強化機遇意識、大局意識，切實增強做好新時期檔案工作的責任感、使命感，更加自覺地把檔案工作融入到富民興隴的偉大實踐中去，更好地服務經濟社會發展和人民群眾需要，推進檔案事業科學發展不斷取得新的成就。
作者：李建華單位：甘肅省委常委
檔案工作論文:建設項目檔案管理工作論文
摘要：隨著國民經濟的發展和企業技術改進的不斷深入，基礎設施建設和技術改造在全國各地如火如荼地進行，眾多新建、續建的建設項目應運而生。如何管理好、使用好建設項目檔案成為擺在建設單位面前的一個重要課題。本文就如何做好建設項目檔案管理工作，使建設項目最終順利通過竣工驗收，以及日后建設項目檔案的有效利用提一點自己的看法，希望能對建設單位的項目檔案管理有所幫助。
關鍵詞：項目檔案管理做法
0引言
建設項目管理在全國上上下下都得到了足夠的重視，各單位建設項目管理部門歷年來也積累了不少建設項目管理的先進經驗，但對于建設項目管理中很重要的一個方面——項目檔案管理卻沒有得到應有的重視。這個現象伴隨著項目檔案管理相關規定的出臺而得到了很大轉變，各個單位也在不知不覺中重視了項目檔案管理工作，只是苦于不知如何做好項目檔案管理工作。本文從一個項目檔案管理者的角度，談一下如何做好項目檔案管理工作。
1充分認識建設項目檔案的重要性
根據國家檔案局、國家發改委聯合的《重大建設項目檔案驗收辦法》規定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格的建設項目，不得進行或通過整個建設項目的竣工驗收。由此可以看出，項目檔案驗收對整個工程項目的竣工驗收具有一票否決權，充分體現了項目檔案在建設項目竣工驗收中的重要性。此外，項目檔案對建設項目日后的管理、使用、維護、改建、擴建、技改有著十分重要的作用，項目檔案收集不齊全、整理不規范、保管不安全都會直接影響建設項目發揮較大效益。
2如何做好建設項目檔案管理工作
2.1各級領導要高度重視建設項目檔案工作。工程建設是百年大計，工程建設項目檔案同樣是百年大計，有了工程沒有檔案將后患無窮。工程項目從立項開始，主管領導就要指定專人負責文件、圖紙、計算數據、聲像記錄等資料的收集、管理工作，制定明確的崗位責任，進行考核并與獎懲掛鉤。
2.2加強對建設項目檔案工作的組織領導。成立建設項目檔案工作領導小組，建立建設項目檔案工作人員網絡體系，明確每人的工作職責，加強考核，建立健全項目檔案工作各項規章制度，建立切合實際的項目檔案工作管理體制和工作程序。
2.3定期召開建設項目檔案工作會議。項目建設單位對建設項目檔案工作實行統一管理，對本單位各部門和設計、施工、監理等參建單位進行有效的監督、指導，確保項目檔案工作與項目建設同步進行。定期召集有關參建單位及檔案管理人員參加項目檔案工作會議，匯報項目檔案工作進度，安排布署下步工作。
2.4加強建設項目檔案管理制度建設。俗話說“沒有規矩，難成方圓”。建設項目由于規模大、工期長、形成材料多，特別是由于其所涉及的單位和環節眾多，所以要想在建設項目檔案管理中做到規范化、標準化，僅靠檔案管理部門或建設項目管理部門少數幾個人的力量是根本辦不到的。因此，加強和完善有關的制度建設，就成為做好建設項目檔案管理工作的根本保障。
2.5堅持執行“四同步”制度。即：企業下達項目計劃任務與提出項目文件材料的歸檔要求同步，檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料積累情況同步，驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況同步，項目總結與項目文件材料歸檔同步。以“四同步”制度來確保做好項目檔案的收集工作。
2.6項目建設單位檔案部門及時介入。項目管理部門往往不懂檔案管理，不知道項目檔案的組織管理、歸檔范圍、整理規范、保管要求等，等到工程項目要竣工驗收，提到項目檔案驗收了，才知道項目檔案還有整理要求，安全保管有庫房“八防”等驗收內容，這時往往積累了很多工作需要處理，搞得很被動。因此，建議項目建設單位檔案部門及時跟蹤項目建設進度，及早介入對項目檔案工作進行業務指導，并對有關人員進行檔案業務培訓。
2.7檔案部門必須參加竣工驗收。審閱工程檔案是竣工驗收的法定內容，檔案部門參加竣工驗收，是保障工程檔案資料質量的關鍵。檔案部門在工程檔案驗收工作中，要把工作的重點放在檔案初驗階段，各項歸檔材料要切實做到“圖實相符”、簽字手續完備。對初驗中發現的問題，要求相關部門及時解決。在掌握驗收標準上，要堅持高標準、嚴要求、不馬虎遷就，以確保項目檔案的質量。
2.8項目檔案整理工作前移。每個建設項目，特別是投資大、周期長的項目，往往參建單位眾多，形成的文件材料多而雜，如果都由建設單位來整理則要投入相當多的人力、物力和精力。建議項目建設單位在簽訂招標合同時就把項目檔案的整理要求明確提出，每個參建單位形成的材料，由形成單位負責整理好，向建設單位項目管理部門或檔案部門移交。
2.9強化對重點檔案的收集。項目檔案是項目建設、管理過程中形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括建設項目從提出立項到建成投產全過程中形成的應歸檔的各類文字、圖紙、圖表、計算材料和聲像材料。項目檔案驗收時抽點為項目前期管理性文件、竣工文件、隱蔽工程文件、質檢文件、重要合同、協議等。項目建設單位一定要把項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理，采取有力控制措施，明確要求各有關單位，及時收集項目建設有關文件材料。根據我們這些年項目檔案驗收的工作經驗，一些重要的聲像材料，如項目開、竣工儀式的照片、錄音（像）帶等也是收集的難點。另外，竣工圖章的簽署也是不容忽視的，在實際工作中竣工圖好多是從施工圖直接轉化而來的，沒有經過任何改變，所以有的單位就把施工圖作為竣工圖保存了，這里要強調的是，施工圖可以作為竣工圖保存，但必須要加蓋并完備簽署竣工圖章，否則施工圖就不能作為竣工圖來保存。
2.10整理出一套單位工程與項目檔案檔號對照表。現實工作中，特別是建設周期長的工程，其實際施工的單位工程名稱往往與當初設計時的名稱不符，或者實際施工時把一個單位工程分成幾個密切聯系的單項工程，這樣就會造成實際竣工資料與單位工程不符的情況發生。如果整理出這么一套對照表，不僅有利于項目檔案驗收時的及時調卷，而且對日后項目檔案的查找利用有很大的益處，可以作為一種非常不錯的檢索工具，不失為一種一勞永逸的做法。
2.11項目檔案及時納入單位檔案部門集中統一管理。根據《重大建設項目檔案驗收辦法》，建設項目檔案的驗收內容包括三個方面：一是項目檔案的基礎管理工作；二是項目檔案的完整、、系統情況；三是項目檔案的安全狀況。可見項目檔案的安全保管也是項目檔案驗收的一個重要內容。因為項目檔案驗收，一方面是為了保障項目檔案的完整、、系統，另一方面要保障項目檔案的安全，以確保項目建成后的不時之用，通常一個單位的項目籌建部門一般沒有條件實現對項目檔案的安全保管，把項目檔案及時納入單位檔案部門管理，一方面有利于項目檔案的驗收，另一方面也有利于對檔案的集中統一管理，切實保障項目檔案的完整和安全。
筆者所在的集團公司，從2002年以來開始進行建設項目檔案的驗收指導工作，當時國家首次提出項目要通過驗收檔案必須先行通過驗收的硬性要求，以往沒有這樣的經歷，而且項目的建設周期長，管理人員換了幾茬，很多資料都幾易其手，最終費了很大周折才通過了項目檔案的驗收，現在來看真的是一種教訓，同時也是寶貴的經驗。以上是本人從事項目檔案指導工作七年來的幾點體會和經驗，希望能對建設項目檔案驗收單位的檔案管理工作能有所幫助。
檔案工作論文:檔案管理工作考量論文
[摘要]檔案管理工作是企業管理工作的一部分，是提高企業工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。科學規范的管理檔案，是衡量一個企業業績與管理水平的重要尺度。企業檔案記載著這個企業發展史上的成果，對研究本企業的經營業績和科學發展提供了及時手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發展方向的好教材。
[關鍵詞]檔案管理；企業管理
檔案管理工作做好了，一方面為企業高層管理人員及時了解企業整體經營狀況，適時調整經營策略提供依據，為經營決策提供支持性證據；另一方面有利于社會各方認定企業經營成果，為企業與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。在我國經濟發展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以、真實地反映企業整體發展狀況和經營成果。檔案管理成果同企業經營管理的有機結合決定了該企業資源配置的取向和模式，決定著企業的商業版圖和未來發展，對于實現該企業經營戰略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對于促進經濟社會的發展、不斷提升企業在市場經濟中競爭力具有重要意義。
檔案管理工作對我國現代企業制度的健康發展起著至關重要的作用。本文研究如何做好檔案管理工作的目的是立足于我國現代企業管理的現狀，吸收和借鑒的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，指導我國的檔案管理工作，達到逐步培養檔案管理工作人員的歷史責任感感和使命感，進而激發廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。
檔案管理工作的重要性進一步淡化，很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作可有可無。再加上一些企業的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感，良好的職業道德，辦事細心的工作態度，樂于奉獻的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而不能充分認識到檔案事業在社會發展中的戰略作用和實際意義。工作中存在失位現象，工作責任心不強，對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個企業。不利于形成企業管理層關心、重視檔案管理工作的氛圍，整個企業的檔案意識進一步弱化。從而導致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進程遇到新的障礙，在整個企業發展進程中有邊緣化危險。
隨著數字化、網絡化的不斷深入檔案本身也發生了轉變。首先檔案本身在數字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉變依賴機器識別的代碼型（電子檔案）。檔案管理模式也從傳統手工模式不斷發展，歷經單機數據管理模式、網絡信息管理模式到知識管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發生了相應的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點相應調整。20世紀對檔案管理理論影響較大的就是檔案生命周期理論的產生和發展。檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉化為檔案看做是一個整體過程、檔案整體運動過程由于檔案價值形態的變化可劃分為若干個階段、不同階段的檔案與服務對象、保存場所和管理方式之間具有內在的對應關系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎，檔案生命周期理論揭示了檔案運動階段的前后銜接和相互影響，為實現檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據。
缺乏運用辦公自動化對檔案管理方法進行更新改造。目前，一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠遠適應不了檔案網絡化發展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，主要是落后的檔案管理技術跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案技術落后的主要原因有兩點：一是部分領導缺乏對檔案工作重要性的足夠認識，財力投入少；二是一些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導致先進設備沒有起到先進作用。三是，領導重視不夠，雖有微機和檔案網絡，但檔案并沒有錄入電腦，還按手工在進行工作。檔案工作缺乏制度化的管理程序當前企業檔案管理不規范主要表現在：一是檔案收集不規范。在收集過程中，制度形同虛設，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確；二是檔案整理不規范。企業近幾年發展較快，新檔案人員不斷進入，檔案人員的專業素質參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內文件目錄順序進行排序組卷，卷內目錄與實際整理文件不相符，卷內資料漏失現象比較普遍。此外，在立卷時間上，有時會累積起來一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用；三是檔案綜合管理力度不夠。由于現在綜合檔案管理室以一個班組存在，在行政上無法對各大部進行管理，在進行這項工作時，須向主管領導匯報，但主管領導一般都是兼任，本身的各項工作時間都較緊張，檔案人員要想向領導說明一項工作較為困難，各項工作開展起來也較為困難，現在某些部門自設資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規范。檔案管理人員對檔案借閱內松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。
企業檔案工作缺乏長期性、連續性的發展規則企業檔案工作在各級領導的重視下進行了檔案的達標升級工作。但達標工作作為一項運動，一次考試在進行，整個過程加班加點，在短時間內取得了一定的效果，但達標以后，就出現后力不足，沒有長期性和連續性，再由于部分干部對檔案綜合管理的參與程度不夠，對檔案在企業中的重要作用的認識不足，甚至有部分還認為檔案室就是資料沒有地方存放了就放的地方，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領導、無計劃；在任務、無落實；有形式、無效果。檔案工作缺乏應有的長期性和連續性的發展規則。
在對檔案管理工作的認識上很多人存在一個誤區，那就是檔案管理工作可有可無，對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識。其實，檔案管理工作對我國現代企業制度的健康發展起著至關重要的作用。本文研究如何做好檔案管理工作的目的是立足于我國現代企業管理的現狀，吸收和借鑒的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，指導我國的檔案管理工作，達到逐步培養檔案管理工作人員的歷史責任感感和使命感，進而激發廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。本文采用例證分析的方法，對檔案管理工作的意義、策略等方面進行了深入細致的研究。結果發現：與傳統檔案管理工作模式相比，電子文件的管理在檔案管理工作中的優勢非常明顯。經過認真、細致的分析，得出如下結論：科學規范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面。科學規范的檔案管理可以不斷地提升一個企業的管理水平，做好檔案的開發和利用工作，不但可以實現檔案管理工作的自身價值，而且可以為經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。
檔案工作論文:檔案工作規范原則論文
摘要:檔案工作繁瑣枯燥，但對工作的開展卻極為重要，為了使檔案工作規范化、標準化，必須建立健全切合實際的檔案管理制度，實施“以我為主”的立卷歸檔原則，嚴格公文的制發，提高紙質檔案立卷的質量，做好文書以及電子文件的處理工作。
關鍵詞:檔案工作；規范化；標準化
檔案工作繁瑣枯燥，但對工作的開展卻極為重要，所以這就要求檔案工作必須規范化、標準化。作為衛生監督機構，在管理一些日常文書性檔案的同時，還有大部分檔案是在日常工作中形成的，這類檔案管理原來以科室負責為主，但實踐表明，此種管理模式不利于工作開展，于是各科室執法檔案也由所統一管理，這樣既符合檔案工作的基本原則，又能滿足衛生監督業務開展的需要，是非常正確的。為了使檔案工作進一步規范化、標準化，筆者以為應該采取以下措施:
一、建立健全切合實際的檔案管理制度
檔案種類繁多，形式各異，有日常文書檔案、業務檔案、紙質檔案、電子檔案，要實行規范的管理，就必須建立切合實際的檔案管理制度。檔案管理制度要以《中華人發共和國檔案法》為指導原則，首先要加強硬件的建設，存放檔案必須有專門庫房，并設有專柜便于查找，做到科學管理，排列整齊，并健全檢索工具。庫房要經常通風，做到整潔衛生，庫房內不準吸煙，以免發生火災，做到防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光，以確保安全和延長檔案壽命。其次，建立檔案工作網絡，由領導負責包括業務檔案在內的檔案工作的領導、規劃，提出業務檔案工作的總體要求，具體制定業務檔案的各項管理制度，對檔案管理進行督促指導。應該指定專人管理文書檔案和業務檔案，檔案室人員應深入各科室，了解各科主要業務活動，以便對各科的業務檔案提出統一的立卷要求，促使業務科室在工作中形成的具有保存和利用價值的文件材料，能夠及時立卷和定期向檔案室歸檔。歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯系，區分保存價值，分類整理，立卷、案卷標題簡明確切，便于保管和利用。要嚴格有關的檔案借閱手續，杜絕檔案亂借亂發，防止分散流失。
二、嚴格公文的制發
公文是檔案的前身，檔案是由公文轉化而來的。可以說公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也決定了日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提品質案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打基礎。提高公文質量，首先公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保障字跡鮮明、清晰，這有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施。
三、做好文書以及電子文件的處理工作
工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規范化、標準化的入口關，以實現檔案工作的規范化、標準化。
在現今的網絡工作環境下，電子文件也屬于檔案的一部分，由于電子文件與傳統紙質文件有很大的差別，電子文件通常以脫機方式保存，在實際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。所以在選擇軟磁盤時一定要把住它的質量關，軟磁盤的質量直接關系到磁盤信息的保存壽命，高質量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質量軟磁盤往往不到1年，所以在選購軟磁盤時要認真把好質量關。在保存方面，要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環境里，因為潮濕會使光盤片基霉變，所以環境空氣相對濕度應該控制在40%～65%，溫度應該控制在14～24℃。
四、實施“以我為主”的立卷歸檔原則
“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位或直屬上級單位形成的文件為主的原則，這不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的較大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的較大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。它要求我們在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題:一是要把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提品質案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。
五、提高紙質檔案立卷的質量
不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規范化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中，必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。
六、加強對聲像檔案的管理和保護
聲像檔案是指國家機構、組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的記錄。聲像檔案是一個單位檔案的重要組成部分。隨著社會的及辦公條件的改善，在機關工作和各類業務活動中形成了大量的聲像檔案。聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求，如果不及時歸檔，日后難以追憶齊全和。所以這就要強化規范管理，對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。要結合實際，創造條件，力求妥善保管，從長久保護和利用考慮。聲像檔案是指國家機構、組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的記錄。聲像檔案是一個單位檔案的重要組成部分。隨著社會的及辦公條件的改善，在機關工作和各類業務活動中形成了大量的聲像檔案。聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求，如果不及時歸檔，日后難以追憶齊全和。所以這就要強化規范管理，對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。要結合實際，創造條件，力求妥善保管，從長久保護和利用考慮。
檔案工作論文:服務部門做好檔案工作論文
編者按：本文主要從提高對文秘工作重要性的認識；加強檔案管理勢在必行；文檔工作要更好地為經濟建設服務；結束語進行論述。其中，主要包括：文秘工作是以領導機關工作有效運轉和為領導者決策服務為宗旨、文秘工作的從屬性、文秘工作的綜合性、文秘工作的服務性、文秘工作的性質決定了文秘部門加強檔案管理勢在必行、文檔工作離不開檔案管理、搞好檔案管理能夠保障文秘工作的科學性和性、文秘部門要加強檔案管理，更好地為經濟建設服務、建立健全檔案管理機構的職能建設，明確分管部門、加快檔案信息化建設步伐、及時做好電子歸檔及規范管理工作、建立健全檔案管理的保障制度、嚴把工程檔案歸檔質量關等，具體請詳見。
[論文摘要]文秘工作是以為領導機關工作運轉和領導者決策服務為宗旨，在文件、會議、辦事等方面所從事的輔助性、參謀性、事務性工作。文秘工作既不同于領導工作，又不同于業務部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有自己質的規定性，將對如何做好文秘工作促進檔案管理工作展開討論。
[論文關鍵詞]文秘工作檔案管理
一、提高對文秘工作重要性的認識
文秘工作是以領導機關工作有效運轉和為領導者決策服務為宗旨的，輔助于文件、會議、辦事，為其做好參謀，處理好事務性工作。文秘工作既區別于領導工作，又不同于業務部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有特定的規范性，主要有以下幾方面：
一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來都是從屬于一個領導機構的。它的活動內容主要是圍繞著領導機關和決策者，為保障順利工作而提供方便條件的。在實際工作中，文秘及其他工作人員需要為領導思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準備工作等；需要及時抓住市場信息，如客戶來電話咨詢工程項目的設計或客戶前來咨詢工民建或城市規劃設計等相關問題，及時與領導、工作人員聯系或直接給予解答；需要做出積極的反應，抓住商機，為領導機關的工作運轉和領導者的決策提供輔助性工作。
二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來了電話處理電話事務或收發傳真，有了文件取送處理文件，來了客戶接待客戶。協調上下級事務，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要動腦筋，想辦法，凡事超前儲備經驗，進行預測，有多種準備和處理方案，就有望把被動變為主動了。
三是文秘工作的服務性。文秘工作的服務性也是事務性，服務性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點
二、加強檔案管理勢在必行
文秘工作的性質決定了文秘部門加強檔案管理勢在必行，極為關鍵。
首先，文檔工作離不開檔案管理。文秘工作的性質在實踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領導批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個企業的工作效率；能夠使企業更好地貫徹落實好上級領導部門的精神；為設計人員提供學習進修的信息，使設計人員的技術水平不斷提高，有效地促進經濟效益。可以說，文秘工作的品質服務對墾區的經濟和社會建設都在起著不可估量的作用。因此，以基礎檔案管理為起點，規范運作方法才能夠有效地推動文秘工作規范有序地健康發展。
其次，搞好檔案管理能夠保障文秘工作的科學性和性。重大活動重要的信息來源和物質基礎直接關系到文秘工作的科學性、性。檔案資料科學性、性增強，性、可選性擴增，是文秘工作科學、、開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務。
三、文檔工作要更好地為經濟建設服務
文秘部門要加強檔案管理，更好地為經濟建設服務，應從以下幾個方面入手：
一要建立健全檔案管理機構的職能建設，明確分管部門，為檔案管理提供有力的組織保障，并著力開展檔案管理標準、規范的研究制定工作，保障為領導決策提供信息的方向性和性。
二要加快檔案信息化建設步伐，提品質案工作現代化水平，努力做好檔案“三網”（局域網、黨政網、互聯網）“一庫”（數據庫）建設，保障為領導提供決策信息、決策方案的及時性和性。
三要及時做好電子歸檔及規范管理工作。主動介入本單位辦公自動化、電子政務建設，通過技術支持與制度建設，建立完善的電子文件歸檔機制，加快實現電子文件與紙質文件同步歸檔和有效管理，從而保障為領導工作和決策服務的科學性和安全性。轉貼
四要建立健全檔案管理的保障制度。如檔案信息的專報專題研究制度，編輯、指導、篩選、送審以及追蹤反饋制度等。
五要嚴把工程檔案歸檔質量關。這是做好竣工檔案管理的關鍵。高質量的工程檔案來源于領導的重視，來源于工作人員的群體意識，來源于工作程序的合理和管理制度的健全。在領導重視的良好基礎上，檔案員參加工程竣工驗收，參加科研成果鑒定，參加新設備購進開箱是“三參加”的重要內容，也是加強重點工程檔案管理的關鍵。因為要做好重點工程檔案管理，首要的任務就是明確質量標準，把住重點工程竣工檔案的歸檔質量。黑龍江省農墾建筑設計院建筑設計具備國家甲級資質、城市規劃具備省乙級資質、公路行業具備省丙級資質。該院領導十分重視設計工程竣工檔案歸檔工作，每項工程從初設到竣工驗收都層層嚴格把關。
其主要內容是按合同要求，在合同任務書、地質報告、設計方案、報批圖、施工圖、效果圖、質檢、檔案、設計資質等方面，要求建筑設計師、結構設計師、水暖電氣設計師、城市規劃設計師都必須肩負起責任。
四、結束語
作為一名文檔工作人員必須嚴把設計竣工檔案的歸檔質量，歸檔的設計竣工檔案必須達到完整、、系統的要求。完整的標志就是指按照要求，將形成的各種形式、種類載體、各種內容的歸檔資料從建設項目的提出、立項審批、勘察設計、到竣工驗收全過程形成的應歸檔的文件都要收集齊全；的標志是指檔案的內容需真實地反映工程竣工時的實際情況和建設過程，歸檔的竣工資料與實物一致，圖物相符，賬圖相符，技術數據，簽字手續完備，施工中的設計變更按有關規定進行個性補充或重新繪制，不允許有任何差錯;系統的標志是指文件材料的整理要遵循其自然形成規律和成套性的特點，保持文件材料之間的有機聯系，進行科學分類和系統排列以便于保管和利用。只有這樣，才能保障為領導和部門有效的服務，更好地優化檔案管理，做好文秘工作。
檔案工作論文:人事檔案發展工作分析論文
編者按：本論文主要從對企業的發展起到促進的作用；是企業競爭發展中人力資源管理的重要手段；為企業人才需求預測提供參考等進行講述，包括了作為人才信息縮影的人事檔案，是各類人才在社會實踐活動中形成的原始記錄、社會主義市場經濟體制的建立、調動各類人才的積極性和創造性，使各種人才揚長避短等，具體資料請見：
論文關鍵詞：企業人事檔案地位作用
論文摘要：企業人事制度改革的不斷推進，企業人事檔案工作也逐漸成為大家的關注焦點之一。本文正是基于此，闡述了企業人事檔案工作在企業發展中的地位與作用。旨在為企業人事檔案工作的改革與發展探索新的道路，對于相關領域的研究也能提供一些借鑒和參考。
一、對企業的發展起到促進的作用
現代人力資源管理是以人為中心來設計的，其宗旨是“以人為本”。人是關鍵要素，首先要服務好人，才能做好管理工作。“以人為本”是指管理的出發點和歸宿點都是“人”，承認人是一種資源，一種特殊的和重要的資源，而且在現代市場經濟和競爭中是決定性的資源。通過開發人的潛能使之發揮到較大限度，調動人的積極性、創造性，這一理念將會貫穿人力資源開發的整個過程。而加強企業人事檔案的管理工作，恰恰是將靜止的人事檔案變換為動態的激勵手段，讓員工能夠感受到組織對他的關注、關心和承認。
作為人才信息縮影的人事檔案，是各類人才在社會實踐活動中形成的原始記錄，是人才在德、能、勤、績等方面的綜合反映。若對人事檔案重視，能認真研究，注重科學管理，可以較地、歷史地再現各類人才的面貌、特點以及專長，作為考察和了解人才的重要依據；有助于企業根據每個人才的不同特點，合理的使用人才；有助于從人事檔案中探索人才成長規律，更好的發現、培養和使用人才，開發人才資源，以適應企業發展對人才的廣泛需求；可以及時地為企業和部門推薦人才，調動各類人才的積極性和創造性，使各種人才揚長避短，充分在企業發展建設中發揮聰明才智，貢獻自己的力量。如果人事檔案不齊全，或者間斷甚至有片面性，那就不能反映某個人的真實情況，就會直接影響到人才的正確合理使用，影響人才在企業發展中的作用；如果對人事檔案不重視，不加強管理，致使人事檔案管理水平低，服務方式被動單一，就不能使人才檔案信息得到及時使用，同樣會影響或阻礙企業的發展。因此，我們認為企業人事檔案與企業發展的關系密切，在企業競爭發展中具有重要的促進作用。
二、是企業競爭發展中人力資源管理的重要手段
社會主義市場經濟體制的建立，各級人才市場的誕生，使得各種層次、各種形式、各種渠道的人才交流日益增多，科技人員、高校教師、各類專業技術人才的流動日益頻繁，為企業人才開發創造了有利條件，人事檔案對于新單位領導掌握應聘者的基本情況，正確使用新的人才將起到重要的作用。
人事檔案的建立，是人類走向文明與進步的產物。一些資金雄厚、實力強大的名牌外企、合資企業人力資源部門在我國境內招聘新的管理人才、技術人才時，非常重視人事檔案的利用。因為一個跨越國界尋找經濟合作，謀求較大經濟效益的現代企業，深諳管理出效益的經商之道，而人才又是管理的關鍵因素。對一名的企業人才的要求，不只局限于其工作能力上，其品行、背景、以往的工作實績諸要素，都是考察的條件。通過出示個人的人事檔案，就可以以此為憑，增加聘用企業對聘員的信任程度和認可程度。而國內大中型企業管理人員、技術人員的聘用，也是如此。現代企業制度改革實施以來，企業實行專業技術人員、管理人員聘用制，使單位與個人在平等自愿的基礎上建立了聘用關系。一份翔實、完整的個人人事檔案，既是企業選用人才和人才日后晉升提拔的重要參證，也是擇業人員量己之才選擇行業、部門的“謀士”，雙方的“知己知彼”，能扼制某些企業和個人盲目選人、擇業的“自主權”，更利于“人才與用人單位是市場經濟體制下活動的主體”這一社會功能的充分發揮。
同時，由于人事檔案能夠比較、的反映人才各方面的情況，所以企業能夠從人事檔案中了解本單位人才的數量、文化程度、專業素質等方面的數據，便于企業人力資源管理部門根據人事檔案進行統計分析，進而作出的人才預測，制定出長遠的人才培養計劃。
三、為企業人才需求預測提供參考
目前在很多企業中，影響企業人才需求的因素主要來自單位內部，有效的人事檔案管理對分析企業內人力資源狀況是否適應單位的改革與發展的要求，人才工作計劃制定是否科學合理、實施是否順利等方面發揮著重要作用。
我們可以通過分析人事檔案信息，總結企業單位整體的人才儲備狀況，結合人事流動的檔案信息，預測企業單位人才的需求狀況，從而有效科學的制定人力資源計劃，為企業單位領導的決策提供的依據。如果沒有詳細的人事檔案信息分析，我們就無從清晰的了解企業單位整體的人才儲備狀況，也就無法進行科學預測，由此可見，做好企業單位人事檔案工作，對于人力資源需求預測的關鍵性。所以，企業單位人事部門要以利于企業單位人才隊伍建設用為立足點，做好人事檔案管理和人事檔案信息的綜合分析，為企業單位人力資源管理工作提供有效的服務。
檔案工作論文:藥檢檔案工作分配論文
編者按：本論文主要從藥檢檔案的基本內涵;當前藥檢檔案管理中存在的主要問題;適應形勢的需要，進一步做好藥檢檔案管理工作等進行講述，包括了藥檢檔案管理格局不明晰，管理機構不健全，管理職能不明確、檔案管理制度不健全，檢查督促考核落實不力、藥檢機構檔案內容界定不清，管理范圍不明、未能將檔案管理與藥檢業務建設同步規劃、同步發展、建立健全藥檢檔案管理網絡、加強藥檢檔案制度建設等，具體資料請見：
【摘要】文章分析了當前藥檢檔案管理工作存在的一些問題，并提出了一些對策，以求發揮檔案信息資源的基礎性功能，以求更好地為藥檢工作服務。
【關鍵詞】檔案管理藥檢
藥檢檔案是指導藥檢、促進藥檢、發展藥檢事業、保障和服務民生，為藥監工作提供堅強有力技術支撐的重要工作手段。當前應當重視藥檢檔案的收集、整理和管理。
1藥檢檔案的基本內涵
藥檢檔案即藥品檢驗、鑒定檔案，是藥檢機構在藥品檢驗實踐、科研、培訓和管理活動中直接形成的，反映了藥檢機構的檢驗實力和檢驗水平的佐證，屬于科技檔案范圍，既具有科技檔案相同的屬性，又與其他檔案一樣，具有“自然形成”、“歷史記錄”、“使用價值”的屬性，還具有材料分散性、時效性強等自己的特性。
藥檢檔案其內容主要包括藥檢管理和藥檢業務兩部分。藥檢管理部分檔案材料主要有：上級工作指示、通知、決定，藥檢管理工作計劃、總結、教學管理有關通知、決定、檢驗事故、差錯、糾分處理等，這些材料是帶有文書材料性質的檔案；藥檢業務部分檔案材料主要有：檢驗(測)報告、藥品標準、中藥材質量標準、產品批文、原始數據資、儀器檔案等，這些材料是由于藥檢工作與其他科技工作的區別導致的既不同于文書檔案又有異于科技檔案的獨特個性的檔案。
2當前藥檢檔案管理中存在的主要問題
2.1藥檢檔案管理格局不明晰，管理機構不健全，管理職能不明確。工作中，藥檢檔案管理一般由行政辦公室負責。由于歷史沿革等原因和藥檢行業管理要求，檔案室一般只管理文書檔案，而藥品檢驗(測)報告書檔案、人事檔案、會計檔案、圖書檔案等分屬藥檢機構各個業務科室管理，在一個單位內形成多部門管理檔案格局。
2.2檔案管理制度不健全，檢查督促考核落實不力。在藥檢所管理中，一般按照《產品質量檢驗機構計量認證／審查認可(驗收)評審準則》及其繼承和發展準則——《實驗室資質認定評審準則》要求，制定了較為健全的《質量手冊》《程序文件》《作業指導書》等質量保障體系、管理制度手冊和各科室、各類人員的崗位工作職責，而涉及檔案管理特別是像藥檢檔案的制度、職責較少，沒有相關的制度和檢查考核措施，沒有把完整的檔案資料管理納入日常工作范圍。
2.3藥檢機構檔案內容界定不清，管理范圍不明。當前檔案系統的內涵和外延發生了較大變化，藥檢檔案的范圍也已由以往的文書檔案、藥品檢驗(測)報告檔案等發展到今天的科研檔案、電子文件、各種檢驗(測)設備及其使用時產生的圖文、數據檔案、實物檔案、照片檔案、聲像檔案、縮微膠片檔案和數字化檔案等等新型檔案。由于未對納入檔案管理的內容賦予明確要求，在實際工作中，各藥檢機構均根據自己的理解和實踐實施管理，使許多應該納入管理的藥檢檔案沒有納入管理。
2.4未能將檔案管理與藥檢業務建設同步規劃、同步發展。在藥檢機構近、遠期規劃中，一般對檢驗(測)設備、人員結構、技術水平、質量目標、檢驗項目及能力等都會作比較詳盡的規劃，而對藥檢檔案管理、檔案設備投入等考慮較少或未納入規劃，造成藥檢檔案管理水平不能與藥檢業務同步發展。藥檢檔案管理水平的滯后，在一定程度上影響了藥檢業務技術的發展，和實驗室資質的認定。
2.5檔案管理水平不高，現代化管理手段應用能力較差。隨著計算機及網絡信息技術在藥檢機構管理中的廣泛運用，藥檢機構管理手段在不斷進步。而運用計算機及網絡技術管理檔案的少，信息量小，基本還停留在手工收集、手中操作、手工檢索上，缺乏利用現代化技術設備的手段，不利于藥構檔案的收集、編研、開發和利用，加之檔案管理工作人員素質參差不齊，不利于發揮藥檢檔案更大的、應有的技術支撐作用。
3適應形勢的需要，進一步做好藥檢檔案管理工作
新的形勢和任務，要求藥檢機構調整管理思路、改進檔案管理方法，進一步重視和加強藥檢檔案管理工作。
3.1建立健全藥檢檔案管理網絡。應進一步加強藥檢檔案管理網絡建設，重視平時材料的積累和歸檔，明確專、兼職檔案人員，使藥檢機構每個單位從橫向(藥檢——藥監)到縱向(檔案室——各業務、檢驗室，稽查隊)組成一個檔案管理的整體網絡，并將管理工作納入目標責任中，形成橫的方面覆蓋包容、縱的方面前后連貫的信息內容結構模式，確保文字、圖片、聲像等材料不疏漏、不散失。
3.2加強藥檢檔案制度建設。一是建立健全相應的檔案工作管理機制和各項規章制度，完善歸檔制度、保管制度、鑒定制度、利用制度，完善檔案工作程序，逐步將檔案管理由多頭分散管理過渡為大集中統一綜合管理。二是堅持檔案檢查驗收制度。做到檔案工作與檔案歸檔要求同步管理。三是將檔案工作同業務工作放在同等重要的位置，與業務工作一樣同計劃、同布置、同檢查、同落實、同考核，同時采取措施調動檔案工作人員和專兼職文檔人員的積極性，使他們能夠主動收集、整理、歸檔，從而確保藥檢檔案文書資料的完整性和系統性。四是設立藥檢科研檔案保障金制度。在年度獎勵基金(或勞務費)和藥檢科研項目中明確一定比例(或數額)的檔案保障金，保障業務和科研檔案及時形成并在完成后按時向綜合檔案室移交，確保檔案完整、系統、和相互配套。
3.3注重信息化建設。現代信息技術和互聯網技術為檔案開發利用提供了很多新的手段。為此，應以藥監系統信息化建設、政務信息公開為核心，以實驗室資質認定評審為契機，加大投入。大力增強藥檢檔案管理工作的手段和能力。如創造條件購置必要的現代化設施、建立本單位的檔案目錄數據庫、采辦GD2000等適用的檔案計算機管理軟件及有關技術標準和資料，使檔案管理能力不斷增強，實現檔案信息管理網絡化、數字化、規范化和科學化，使藥檢檔案發揮較大效益。
3.4做好開發利用藥檢檔案信息資源服務工作。檔案是一種回溯性信息，其核心價值在于信息記載和信息服務。因此，開展藥檢檔案信息服務是藥檢檔案發揮效益的關鍵。可通過做好查(借)閱登記、建立用戶聯系制度、設立檔案信息反饋表形式，或開展藥檢檔案資源專題報告，舉辦實物、圖片、影像資料展覽，以及進行檔案編研等深層次開發等方式，拓寬藥檢檔案資源利用渠道，為藥檢機構業務、管理及監管相對人服務，充分體現藥檢檔案的使用價值及其管理的重要性和依據性。
3.5提高藥檢檔案管理人員素質。針對目前藥檢系統檔案管理人員絕大部分是半路出家、從事檔案工作時間和素質參差不齊，且基礎管理薄弱、檔案業務生疏等現狀，要積極采取有效措施，注重教育，加強檔案業務培訓，不斷提品質案人員的專業知識水平、業務能力和管理水平，拓寬檔案人員工作思路，從而進一步提升藥檢檔案管理水平，促進檔案管理科學化。
檔案工作論文:提高素質做好檔案工作論文
編者按：本文主要從具有良好的思想政治素質；具有崇高的職業道德素質；具有扎實的專業知識素質；具有過硬的實踐技能素質；健康良好的身心素質進行論述。其中，主要包括：近些年來,檔案工作經歷了深刻的變化、一名合格的檔案人員的思想政治素質主要體現、具有深厚的政治修養、具有堅定的政治態度和敏銳的政治洞察力、忠實,嚴守機密,具有強烈的保密意識、熱愛檔案工作和檔案事業、甘為人梯,以服務為己任、尊重檔案、尊重歷史,堅持實事求是的工作作風、掌握檔案專業基礎知識、精通檔案管理各環節的流程和方法、把握各類檔案工作政策和標準、熟練掌握計算機網絡基礎知識、獨立運用檔案管理軟件的能力、良好的信息修養。檔案是一種寶貴的信息資料、擁有強健的體質、擁有良好平和的心理素質等，具體請詳見。
【論文摘要】檔案人員素質是隨著檔案工作的發展而發展的,因此對于檔案人員素質的討論,是一個永遠的談論焦點。本文從檔案人員的思想政治素質、職業檔案道德素質、專業知識素質、實踐技能素質、身心素質等五個方面來探討,詣在凸顯檔案人員素質對檔案工作的重要性。
【論文關鍵詞】檔案人員素質檔案工作
近些年來,檔案工作經歷了深刻的變化,檔案工作面臨著新的挑戰,同時對檔案人員的素質方面也提出了新的要求。一名檔案人員的素質高低直接影響著檔案工作水平的優劣,因此提品質案人員的素質是提品質案工作水平的重要前提。在檔案工作客觀條件逐漸優越的今天,檔案人員素質作為主觀因素,對檔案工作整體效能的發揮也越來越無可替代了。
1具有良好的思想政治素質
思想政治素質指檔案人員的政治理論水平、政治態度及嚴守黨和國家機密的意識等。一名合格的檔案人員的思想政治素質主要體現在以下三個方面:
1.1具有深厚的政治修養
檔案工作的政治性決定了檔案人員必須具有正確的政治方向和高度政治責任感,堅持“三個代表”重要思想,以科學發展觀為指引,樹立正確的政治觀、價值觀。檔案人員要與時俱進,加強政治學習,正確理解黨的路線、方針和政策,不斷提高政治覺悟和黨性修養。
1.2具有堅定的政治態度和敏銳的政治洞察力
在涉及檔案工作的路線、方針、政策等重大原則問題上同黨中央保持高度一致,恪守檔案工作紀律,貫徹執行《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》等檔案法律法規文件。樹立正確的法制觀念,強化依法治檔的意識,提高明辨是非的能力,遵紀守法,確保檔案在政治上的安全。
1.3忠實,嚴守機密,具有強烈的保密意識
機密性是檔案工作的另一個重要特點。檔案人員肩負著保守機密的重任,必須在政治上是信得過的,守口如瓶,不該說的堅決不說,具有良好的保密素養。此外,還要有嚴格的保密習慣,不隨便擺放有密級的文件材料,不擅自允許閑雜人等進入檔案庫房重地等等。值得指出的是,在檔案數字化管理的網絡時代,檔案人員的保密延伸到了檔案信息的網絡安全。總之,檔案人員要做到不傳密,不泄密,確保檔案的信息安全。
2具有崇高的職業道德素質
要干好一個行業,從業人員必須具備該行業的職業道德,檔案工作人員同樣要遵循檔案工作職業道德,概括起來大致有三個方面:
2.1熱愛檔案工作和檔案事業
檔案工作是一項重要的基礎性的工作,作為一名檔案人員,應該認識檔案工作的重要地位。只有熱愛一項工作或者一份事業時,才有可能為之嘔心瀝血,為之廢寢忘食,為之無私奉獻。檔案是國家的寶貴財富,熱愛檔案工作和檔案事業,檔案人員自然有一種榮耀感,以從事如此神圣的工作為榮,以守候如此偉大的事業為耀。這是檔案人員首先具備的職業思想。
2.2甘為人梯,以服務為己任
檔案工作是一項服務性、輔助性的工作,它必須通過為其他工作的服務,才能體現自身價值,從而體現檔案人員的價值。因此,檔案人員更應該很好地為中心工作、為社會或個人服務。要做好服務工作,必須要樹立起良好的服務意識,當所提供的服務為利用者帶來了幫助之時,檔案人員的價值也得到了體現。要做好服務工作,檔案人員必須要具有熱情的服務態度,盡心盡力,積極主動,用心、耐心、細心地為利用者提供熱忱服務。
2.3尊重檔案、尊重歷史,堅持實事求是的工作作風
檔案是歷史的真實記錄,只有保持檔案的原貌,才能真正體現檔案價值。因此,據實立檔,據實用檔,是檔案人員應當樹立的職業思想和行為準則。在收集、整理、保管、利用的過程中,都應該堅持尊重檔案原貌的原則,切莫隨意地涂改、編纂、偽造檔案。古時,孔子倡導“述而不作”的思想,這是一種崇尚實際的態度。檔案人員在保護檔案外觀完整無損的同時,更應該注重保護檔案內容的真實。原始性和真實性是檔案的根本特征,檔案人員務必要尊重事實,切忌憑借自身的主觀臆斷妄加評論或猜測,而是要本著對歷史負責態度,實事求是地開展工作,養成嚴謹的工作風格。
3具有扎實的專業知識素質
3.1掌握檔案專業基礎知識
檔案學是多層次的體系結構,主要分為理論檔案學和應用檔案學。理論檔案學包括檔案學原理、檔案術語學、比較檔案學、檔案法規學、中國檔案事業史、世界檔案事業史、檔案學史等;應用檔案學包括檔案事業管理學、檔案管理學、科技檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、檔案縮微復制技術、計算機輔助檔案管理等。這些知識是檔案人員必須掌握的理論知識,以外,還應通過聆聽專題講座、參加研討會等各種途徑,獲取檔案學近期研究動態。檔案人員也要開展檔案研究,從而提高自身科研能力。
3.2精通檔案管理各環節的流程和方法
檔案人員要熟悉檔案業務工作的各個環節,從檔案收集、整理、保管、鑒定、統計、提供利用等步驟都要了如指掌,并且能熟練的操作實踐;而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法。社會進步和科技發展,促使新生事物層出不窮,檔案的門類和種類也在不斷地豐富。對于新出現的檔案,檔案人員要有一種大膽創新的精神,勇于探索科學合理的管理方法,提高自身處理新事物的技能和技巧。
3.3把握各類檔案工作政策和標準
熟悉黨和國家有關檔案工作的有關方針、政策和檔案工作的法規性文件,對于檔案工作的各項行業標準、性質、范圍及職能都深刻的認識;熟悉上級檔案行政管理部的各種業務規定,對于各類規定的調整或變化,要及時掌握,以免由于信息不靈通,而導致檔案工作落后、脫節現象。總之,檔案人員要把檔案專業法規、政策和檔案專業基本知識以及其他專業知識靈活運用于自己的工作實際,熟練完成自己的業務工作。
4具有過硬的實踐技能素質
4.1熟練掌握計算機網絡基礎知識
檔案數字化管理已成為檔案工作的最終發展目標。檔案人員必須懂得計算機及網絡知識,才能開展對電子文件和電子檔案的管理,為檔案的信息化建設奠定基礎。例如Word、Excel等常用的辦公軟件、收發電子郵件等基本的計算機網絡通訊技術是檔案人員必須掌握的本領。檔案作為一種重要的信息資源,必然要融入高科技的網絡之中,檔案人員要樹立信息觀念,特別是要學習掌握計算機和互聯網技術,以使自己有能力對高科技條件下產生的信息進行搜集、提練、加工和整理。
4.2獨立運用檔案管理軟件的能力
目前,許多單位都憑借檔案管理軟件系統開展檔案信息化建設、現代化管理和網絡化服務工作。可見,獨立運用檔案管理軟件是檔案數字化工作的前提。這要求檔案人員對檔案管理軟件各種功能要熟悉。此外,還要求檔案人員能夠利用掃描儀、攝像機結合其他圖像處理軟件對一些紙質文件進行數字化處理、加工、壓縮成JPG、TIF、PDF等文件格式,然后再上傳至檔案管理網絡系統,提供用戶利用。
4.3良好的信息修養。檔案是一種寶貴的信息資料
合理管理、開發、利用好這個信息寶藏,可以為社會經濟產生巨大的價值。檔案人員要培養一種信息意識,較大限度地發揮好檔案的價值,要學會通過網絡、郵箱等多種途徑宣傳檔案信息,要學會開發多種用戶所需的信息產品,還要努力整合各種檔案信息資源為更多的用戶實現信息共享。
5健康良好的身心素質
5.1擁有強健的體質
檔案工作是一項面向歷史特殊的工作,檔案庫房往往是不利于人生存的空間,空氣不新鮮,歷史長遠的檔案往往也會有螨蟲、霉斑等微生物有害菌。檔案人員除了要加強鍛煉,增強營養之外,還要加強自我防范意識,做好勞動保護措施,勤于洗手除菌,穿戴工作服、手套、口罩等勞防用品。另外,還要注意辦公環境的通風換氣,避免給自身健康帶來不利影響。
5.2擁有良好平和的心理素質
檔案人員是幕后工作者,是默默無聞的無名英雄,承擔著為他人做嫁衣的任務。檔案工作在領導眼里往往是“說起來重要,做起來次要,忙起來不要”,檔案人員的地位相對比較低下,甚至被認為是沒有技術含金量的機械勞動。針對檔案人員價值難以被認同的現象,檔案人員自身應該樹立信心,改變思想,平衡心態,肯定自身價值,努力擺脫受歧視的心理陰影,以實際行動為檔案人員贏得一份尊重。
綜上所述,一名合格的檔案人員,除了必須具備以上五種基本素質以外,還應該掌握一些與檔案學相鄰學科、交叉學科有關的知識,比如說還要掌握文書學、信息學、圖書情報學等知識。另外,檔案人員也必須要掌握好語言文字學、計算機基礎等工具性知識。檔案工作是綜合性的,檔案人員必須是一種復合型的人才,只有檔案人員掌握各方面的知識,才能在檔案工作實踐中得心應手。可見,檔案人員的各項素質,對檔案工作來說,是一項決定性的因素,要想做好檔案工作,必須從提品質案人員的素質開始。
檔案工作論文:深化企業檔案工作變革促進現代化發展論文
編者按：本文主要從當前企業檔案管理工作中存在的問題；存在問題的原因；實現企業檔案管理現代化的幾點意見進行論述。其中，主要包括：經濟體制的轉軌、現代企業制度的建立與信息技術的發展和普及、企業檔案工作管理體制尚未符合現代企業制度的要求、部分企業重利潤輕投入,造成企業檔案管理的滯后、行企業檔案工作微觀管理方式植根于計劃經濟體制、企業檔案工作自身在很大程度上仍沿襲了原有的工作思維與方式、企業檔案本身所能產生的效益的隱蔽性使其計量化難度較大、更新觀念,增強企業檔案管理現代化意識、更新設備,充分利用現代化技術、合理用人,培養新型的檔案人才、重視企業檔案利用,回饋企業投入等，具體請詳見。
論文摘要:新形勢下,轉換觀念,更新設施,培養新型的檔案人才,加強企業檔案利用,讓檔案為企業創造更大的利潤,是實現企業檔案管理現代化的重要途徑。
論文關鍵詞:檔案管理現代化;管理體制;多媒體;檔案數字化
經濟體制的轉軌、現代企業制度的建立與信息技術的發展和普及,使我們見證了一個經濟、技術、政治等發展與改革的時代。從歷史看,變革不僅會引發社會生產方式、管理方式的轉型,同時也會引起政府治理方式的變化,在一種新的市場環境與政治環境中,深化企業檔案工作改革,探索企業檔案工作現代化發展之路顯得尤為重要。
一、當前企業檔案管理工作中存在的問題
1.企業檔案工作管理體制尚未符合現代企業制度的要求。隨著中央和地方專業主管機關的撤并與改組,很多企業不再具有對應的專業主管機關,這必然會使部分企業檔案工作的管理出現某種真空地帶。其次,由于企業正逐步走向“自主經營、自負盈虧”的市場主體,檔案行政管理部門在企業檔案工作管理中也遇到不少問題。一方面,檔案行政管理部門疲于進行業務監督指導及一些具體的業務工作,無法集中力量進行有關業務標準、規范、法律、法規等的制定;另一方面,企業,尤其是非國有企業,可能會反感檔案行政管理部門對其具體檔案業務的干預,不予積極配合等等。
2.部分企業重利潤輕投入,造成企業檔案管理的滯后。當前形勢下,企業檔案作為企業資產,它的管理工作的優劣由企業自身重視程度決定。現代企業制度更要求企業能較大限度地節約成本,提高效益,企業檔案管理工作是一項需要投入人力、物力與財力等成本的工作,企業必然要求其檔案工作適應生產、經營的需要,必須符合效益原則。當企業檔案工作不能為企業帶來相當于或者大于其成本的效益時,其日益萎縮將成為不可避免的事實。
二、存在問題的原因
撇開外部因素,僅從檔案工作自身來看,筆者認為造成企業檔案工作遭受冷遇的原因有三:首先,現行企業檔案工作微觀管理方式植根于計劃經濟體制,計劃經濟體制下的高成本、低效益始終影響著目前的企業檔案工作,并與現代企業制度的效益原則產生摩擦。這是導致企業檔案工作處于劣勢最根本的原因。其次,企業檔案工作自身在很大程度上仍沿襲了原有的工作思維與方式,未能跟上企業改革步伐,積極服務于企業。這是造成企業檔案工作現狀最直接的原因。再次,企業檔案本身所能產生的效益的隱蔽性使其計量化難度較大,這是造成企業管理層忽略檔案工作的間接原因。為保障企業檔案工作的可持續發展,深化企業檔案工作改革,實現企業檔案管理現代化已成為企業檔案工作自身發展的迫切需要。
三、實現企業檔案管理現代化的幾點意見
及時,更新觀念,增強企業檔案管理現代化意識。要實現企業檔案管理現代化,首先要進一步解放思想,轉變觀念,認真貫徹執行各級文件精神,不斷強化檔案管理現代化意識,大膽探索符合檔案工作自身特點的規律,能夠有效為當代中國經濟、政治、文化建設服務的檔案工作理論與方法,建立和完善中國特色的檔案管理現代化體系,堅持一切從我國的基本國情出發,從企業的實際出發,制訂檔案工作目標、任務、方針、政策,創造性地開展計算機技術的應用,要拓寬服務領域,提高質量,增強企業檔案工作的生機與活力。
第二,更新設備,充分利用現代化技術。隨著社會的發展,工作的深入,各行各業的檔案數量逐步增加,依靠人工手段進行檔案管理已遠遠不能適應發展的需要,所以采取現代化手段進行檔案管理工作勢在必行。計算機、多媒體計算機、特別是超媒體的出現,為解決這一矛盾展示了光明的前景。這就需要企業領導及檔案管理人員,從思想觀念上對新技術給予足夠的重視,用新的觀念看待事物,引進使用現代化技術設備,以促進檔案管理工作的健康發展。使用計算機系統管理,可對檔案資料進行復制、掃描、取樣,實現企業檔案數字化。通過人機結合的方式,檢索者只要在屏幕上指出自己所需要的計算機管理程序,就可以將所需的檔案目錄摘要等顯示出來,大大提高了工作效率。
第三,合理用人,培養新型的檔案人才。要理解、尊重人才,關心、愛護人才,要努力創造一個尊重知識、尊重人才的良好氛圍。根據企業檔案工作的特點,要合理用人、留人。知識結構要高、中、低配備,年齡結構要老、中、青結合。要擴大選人用人視野,要選擇有真才實學、有實干精神而又坐得住的人做檔案管理工作。跨世紀企業檔案工作者不僅要有一定的政治理論水平、業務水平,還要有廣博的知識,強烈的開拓、進取意識,尤其要一專多能,既要能熟知檔案管理法規和基本的檔案管理業務知識、技能,還要熟練掌握計算機管理知識和操作技能,盡快實現企業檔案數字化。
第四,重視企業檔案利用,回饋企業投入。企業檔案是企業建設、生產、經營活動的記錄和匯總,是企業信息資源的匯集地、成品庫,企業檔案雖然本身具有較高的技術經濟價值,但這種價值是一種“潛在的價值”,只有重視企業檔案的利用工作,努力拓展新的服務空間和服務領域,才能為企業創造經濟和社會效益,實現它的真正價值。大力開發利用企業檔案信息資源,為企業發展服務,是現代企業和檔案工作者都應當全力關注并思考的重要問題。
未來的社會是以智能化、信息化和高科技化為主導的社會,因此,檔案工作要與之相適應的出路,就是加速自身的現代化進程。檔案實體的有效保護和檔案信息的廣泛利用,是與電腦網絡以及檔案數字化等緊密聯系在一起的。企業檔案管理如果不能加快改革的步伐,就會影響企業檔案的保護和利用,進而影響企業的生產、經營和科研;企業檔案工作者如果不能主動地去占領高科技陣地,就無法在社會進步中充分展示自己的身影。
檔案工作論文:文檔一體化促進檔案工作發展探討論文
編者按：文檔一體化是將目前檔案工作現實中各機關相對分散獨立的文件管理和檔案管理統一成一個有機整體進行管理，而文件中心是介于文件產生形成機關和檔案館之間的一種過渡性文件保管機構。公文又是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。可以說公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時也影響日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量的問題。本文通過分析文檔一體化與文件中心的理論依據及其必要性研究，并制定出提高案卷質量、實施“以我為主”的立卷歸檔原則以及以公文制發來達到檔案工作的規范化和標準化。
論文摘要：本文以文件生命周期理論為線索對文檔一體化和文件中心進行分析指出了在我國進行文檔一體化改革和建立文件中心具有必要性、可行性。同時用文件生命周期理論對二者進行比較進而指出文件中心是文檔一體化之下當文件運動到暫時保存階段時研究其保管方式、存放地址時的一種有益補充它不能也決不是實現文檔一體化的一種具體模式、方法。文檔一體化是必由之路文件中心應在文檔一體化的思路指導下建設。
一、文檔一體化與文件中心的理論依據及其必要性
所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現實中各機關相對分散獨立的文件管理和檔案管理統一成一個有機整體進行管理而文件中心是介于文件產生形成機關和檔案館之間的一種過渡性文件保管機構國內學者一致認為它們的理論依據是文件生命周期理論。
文件生命周期理論告訴我們文件從其產生形成到最終銷毀或作為檔案長期保存是一個完整的生命過程這一過程可分為若干階段由于各階段有其不同的價值、作用和特點各階段文件存在著與之相對應的保管地點和存放方式。國內外學者對周期理論階段劃分不一各執一詞。筆者認為比較適合我國國情和比較合理的是國內學者陳兆??的四階段劃分法將文件的生命運動過程劃分為制作階段、現實使用階段、暫時保存階段和長期保存階段。
文件生命周期理論強調文件從始至終都是一個完整的、動態的、連續的生命運動過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設置將文件的及時、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統一的標準和方法進行管理使文件運動的不同階段相對獨立因此造成文檔分離的不正常現象。要解決這一實際工作的難題必須實現文檔一體化將文件和檔案即將原來分離的二、三階段揉合起來這種揉合是符合文件運動的特點的這兩個階段的文件都處于現行和半現行階段都具有不穩定性、中間性和過渡性的特點都主要是為產生文件的機關、為發揮其原始價值服務的。從本質上四個階段都是文件只是其價值、特點、存放地址不同因此文檔一體化在現實中主要是對二、三階段文件的一體化管理。
依據文件生命周期理論文件運動的不同階段需要不同的管理方式、保管場所其中暫時保存階段文件尤為特殊這一階段的文件要經受時間的考驗有的可能沒有價值可以銷毀有的一段時間內有價值然后再銷毀有的具有長期保存價值將來還需要進館保存因此需要一個過渡性的中間機構來專門對其進行整理、保管和利用。于是文件中心這一機構便應運而生了。國內外學者對文件中心的實踐范圍各說不一但其管理的對象、內容是一致的。
文檔一體化和建立文件中心具有理論依據在理論上是成立的在實踐中是否切實可行是否確有必要呢?回答是肯定的。
文檔分離帶來大量的弊端造成大量失控的具有重要價值的賬外文件檔案部門由此館藏質量降低進而導致不能很好的發揮參考服務作用導致檔案部門信息服務功能降低也導致了檔案部門地位的降低。
隨著我國高新技術的發展文件檔案的計算機管理提上了議事日程。文件檔案的計算機管理克服了以往工作環節、工作程序的重復雷同將文件和檔案作為統一的系統工程加強文件管理的超前控制保障了檔案的質量從而充分發揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內受到一致歡迎這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的也是解決現實文檔分離的根本辦法。
最早產生于美國并在國外許多國家廣泛流行的文件中心是否適合我國國情、能否在我國建立和推廣至今在學術界仍未取得一致的認識。我國檔案工作在集中統一管理原則指導下在全國范圍建立了各級各類檔案室、檔案館和檔案事業管理機構構成一個嚴密完整的組織體系文件也經歷著從現行文件階段到機關檔案室階段再到檔案館檔案階段的生命運動過程也存在著類似文件中心的管理中間性過渡性半現行文件的機關檔案室。然而筆者認為這并不排斥文件中心在我國建立推廣只要注意文件中心的適用范圍后文將詳述它可以成為我國檔案管理機構的有益補充。從目前試點的模式來看文件中心在我國是可行的而且是必要的，文件中心能改變中小機關檔案工作薄弱的現狀。檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要中間環節，在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規范化、標準化的入口關，做好實現檔案工作規范化、標準化的基礎工作。
一、提高案卷質量是推進檔案工作規范化、標準化的保障
不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規范化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。
二、實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節
相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的較大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的較大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提品質案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提品質案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。
三、公文制發是推進檔案工作規范化、標準化的基礎性前提
公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。可以說公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也影響日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量的問題。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提品質案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。首先公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保障字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。
檔案工作論文:民營企業檔案工作研究論文
論文關鍵詞：民營企業檔案管理現狀對策
論文摘要：在分析我國民營企業檔案工作現狀的基礎上，提出了推進民營企業檔案工作、健康發展的對策：一是開展心理引導，激發建檔熱情。二是勇于開拓創新，實現多元服務。三是堅持依法治檔，注重監管方式。四是拓展管理范圍，推行多元模式。
1正確認識民營企業檔案工作的現狀
從筆者所在的福建省晉江市了解的情況和河南開封市非公有制企業檔案工作情況調查結果來分析，我國民營企業檔案工作的現狀大致可歸結為兩點。
1.1我國民企檔案工作處于自發的狀態，部分企業已有相當的發展水平。據筆者對福建省晉江市的恒安紙業集團、親親食品集團、七匹狼集團、鳳竹集團、福馬食品集團等10余家民營企業的調查中發現，這些企業均已開展了不同程度的檔案工作，特別是鳳竹、七匹狼和恒安三家集團公司的檔案工作雖然管理模式各不相同，但其工作都已達到相當的水平，恒安集團公司因已在香港上市，注重汲取和采用國外的管理模式，鳳竹集團公司在國內上市，許多檔案業務在借鑒國企的管理模式上有所創新發展，其檔案管理已通過國家二級標準的驗收。七匹狼集團則采用與國企截然不同的分散式管理模式。而據河南開封市的調查結果表明，在被調查的82家企業中，已開展檔案工作的68家，占被調查企業的83％；尚未開展檔案工作的10家，僅占被調查企業的12％；未說明是否開展檔案工作的4家，占被調查企業的5％。庫房、檔案專用設備的設置情況也較好，在調查的企業中，明確有檔案庫房的占90％，未說明庫房情況的只占10％。這些企業都具有一定的代表性，分別為加工業、制造業、流通業、服務業、房地產業及其他行業。這說明當前民營企業對于開展檔案工作已有相當的自覺性和發展水平。
1.2民營企業的整體檔案管理呈橄欖形狀，水平不均衡。一般而言，規模大的企業好于規模小的企業，明星企業好于一般企業，創立時間長的企業好于創立時間短的企業，效益好的企業好于效益差的企業。從開封市調查中可以發現，隨著企業資產的增加，企業規模的擴展，已開展檔案工作企業的比例數量也隨之上升，顯示企業規模與企業資產情況對檔案工作有非常直接與重要的影響，同時，調查結果也表明未開展檔案工作的企業比例很少，僅占12％，加上未說明開展檔案工作的企業也僅有20％，而檔案管理已達到較高水平的示范企業也是少數，所以，從總體上看，民營企業整體的檔案管理呈現出兩頭小、中間大的橄欖型狀，水平不均衡。我們業界一些學者將當前民營企業的檔案管理狀況，分為四個類型。一是“重視型”。檔案工作被企業列入重要議事日程，有專門的寬敞的庫房和檔案人員辦公室，檔案閱覽室；有專職檔案人員，管理設施設備齊全；根據企業的實際情況制定了一整套檔案管理制度，各類文件資料收集齊全、歸檔及時，保管科學、利用見效。其中，少數企業的檔案管理甚至通過了部級標準的驗收。二是“上進型”。企業主有一定的檔案意識，配備了檔案兼職人員，設置了檔案室，也開展了一定的檔案工作，但檔案人員素質不高，兼職過多，檔案工作未能有效地開展起來，檔案的效益也未能充分地發揮出來，三是“隨意型”。企業主的檔案意識還不夠強，對檔案工作的關注還不到位，急需用時強調要管一管，平時對檔案持可有可無的態度，無專門的檔案室和檔案人員，檔案工作只是辦公室、行政部或相關部門的一個末位的工作。工作隨意性較大。四是“不管型”。企業主沒有檔案意識，企業一些重要證件、核心文件零散地放在企業主或部門負責人手里，檔案管理處于“三不管”和“五無”的狀態，即“檔案部門不管、工商部門不管、企業主自己不管；無機構、無人員、無庫房、無設備、無經費”這種類型在小型企業中比較多見。
從我國民營企業檔案管理出現的這兩種狀況中可以看出，以往很多業內人士認為我國民企檔案工作總體上處于一種無序的，混亂的狀態的看法是片面的，是認識上的一處誤區。福建省晉江市和河南省開封市這一南一北的情況頗具代表性。從調查分析中，我們可窺見我國民營企業檔案工作的發展現狀。改革開放以來，特別是中國加入世貿組織以來，我國的民營企業在激烈的市場競爭中，在國際市場的博奕中，已逐步成熟起來，企業主的檔案意識被不斷喚醒，特別是一些規模企業，明星企業的老總們，對檔案已有了比較深刻的認識。福建鳳竹集團公司年產值5億多元，利稅9400多萬元，是全國同行業的明星企業，該公司陳澄清董事長認為檔案對企業的發展起著至關重要的作用，當前市場的競爭歸根到底是企業文化的競爭，而檔案是企業文化的重要基礎，企業文化提升取決于企業檔案作用的充分發揮。所以，他除親自帶隊到晉江、泉州市檔案局爭取業務上的支持外，并經常過問和解決檔案工作中存在的人、財、物問題，公司早在1991年檔案管理就通過省級先進標準的驗收，2001年通過了企業檔案目標管理“國家二級”評審。目前，有2名專職檔案人員，并形成一個嚴密有序的檔案管理網絡，有1個綜合檔案室和4個檔案分室，檔案在公司上市和經營管理中發揮了不可替代的重要作用。而鳳竹公司并非只是我國民營檔案管理的一葉“諾亞方舟”。很多規模~,Ak的企業主已經具有相當的檔案意識，在實踐中認識到檔案是企業極為重要的核心資源，并已經開展檔案管理工作，但沒能得到及時的指導。其水平有很大的局限性。忽視檔案工作的大多數為小型企業的企業主，對企業開展檔案工作的心態復雜，認為檔案室工作增加小企業的負擔，怕在外部人員的指導下泄露商業秘密，影響生產經營的正常開展。在認識上把建檔工作與企業利益對立起來，這其中與檔案部門的宣傳與服務的缺失不無關系。所以，客觀地、地認識當前民營企業檔案工作的現狀、將有助于我們有針對性地推進民營企業檔案工作的、健康發展。
2推進民營企業檔案工作發展的對策
2.1開展心理引導，激發建檔熱情。從以上分析中我們不難看出，企業主的檔案意識是決定民營企業檔案工作能否開展的關鍵所在。所以，要樹立企業的檔案觀，必須進行積極的心理引導。一是管理意識引導。大量事實說明，我國民營經濟發展的較大制約因素是沒有很好的管理。民營經濟要想在“二次創業”中得到發展，就必須盡快實現從無管理的經營向現代化管理的經營方式的轉變。對此，企業主應該有清醒的認識，新形勢下民營經濟只有加強管理，企業才能在殘酷的市場競爭中立足。民營企業的檔案意識也只有植根于宏觀管理觀念的土壤，才可能生長發育。因為檔案管理本身是企業管理的重要一環，而檔案又為企業的各項管理提供了必不可少的重要基礎。忽視檔案工作，民營經濟的管理便成了無本之木，所以，企業主還有什么理由可以忽視企業的檔案工作呢?二是逆向思維引導。我們很多時候無法正確估計出檔案到底為企業產生了多大的直接效益，但卻能從反面告訴企業主，滯后的檔案工作必定是制約民營經濟發展的“短板”。所謂“短板”是指決定整體效益的關鍵制約因素，沒有完善的檔案管理，民營經濟的發展就會留下致命的管理漏洞，滯后的檔案工作就會成為制約企業整體效益的關鍵性制約因素。民營企業在決策上的特點使它在投入和自身建設中具有排他心理，因而檔案部門不能一味地急于去作正面的宣傳灌輸，有時可以從側面、甚至反面逆向思維的角度來激發民營企業的建檔熱情。
2.2勇于開拓創新，實現多元服務。在市場經濟條件下，民營企業檔案工作的開展，單靠面上的簡單宣傳不行，靠行政的強制手段也不行，只有通過提供及時的檔案法規信息、通過加強操作性較強的技術標準的研究和組織，向企業提供切實可行的檔案管理技術規范標準，以便為民營企業檔案工作科學管理提供依據。國家檔案局正在抓緊制定《企業檔案業務規范》作為行業標準印發，民營企業檔案工作也可參照。同時，應積極推動民營企業檔案工作協會的建立，充分發揮企業檔案工作協會的作用，利用協會，提升自律能力，定期不定期地進行座談、交流，充分利用這一民間組織與檔案行政部門聯系、溝通、傳遞需求信息，使之在民營企業與檔案職能部門之間架起一座橋梁。由于它是一個非正式組織，其成員從民營企業內部具有較強檔案意識的人員中產生，因而既能代表民營企業利益，反映他們的真實想法，又具有較高的檔案工作熱情，并能較好地領會檔案部門的專業意圖，能起到較好的溝通作用。各級檔案部門該放手時應放手，將不堪之責依托于各類民間組織。檔案部門為民企提供服務，應更多地注重于宏觀上政策與技術的引導，而不應拘泥于繁重而不現實的具體業務環節，要不斷開拓創新。努力探索出一些新路子、新方法：一是充分運用檔案網站的傳播優勢，開辟內容豐富、信息新穎的民營企業檔案工作服務專欄。傳播近期的法規、標準，傳播先進經驗，成功作法，同時，與新聞單位聯手，運用現代的傳播手段增強全社會的檔案意識，普及檔案知識：二是有針對性地編寫業務指導材料和工作指南，送發到各有關企業，指導建立檔案工作；三是根據民營企業的意愿，為企業培養檔案人員和招聘選拔檔案人才：四是積極推進檔案中介組織服務，如檔案事務所、托管中心等。檔案事務所主要提供檔案業務咨詢服務和檔案整理服務。可根據不同規模、不同產業和不同地區的民營企業的特點，分類組織檔案業務咨詢服務。針對民營企業檔案工作管理水平參差不齊的實際情況，從基礎業務開始，包括文書處理程序、歸檔范圍、立卷標準、分類編目、上架排列、檢索利用、安全保管、統計反饋等內容和要求、通過現場咨詢、信件咨詢、專欄咨詢等形式為企業釋難解惑：成立檔案托管中心，在企業自愿的前提下，與企業簽訂托管協議雙方簽訂安全保密協議，明確各自的權利、義務和違約責任，接受私營企業各種文件資料的整理、代管、提供利用等“一條龍”服務。徹底將小型民營企業從檔案管理的困境中解脫出來，為其提供高效、便捷的檔案服務。五是教育培訓服務。針對民營企業檔案人員變動頻繁、兼職過多、工作繁重的特點，檔案部門可以采取上門培訓、現場培訓、遠程培訓等靈活多樣的形式，幫助民營企業檔案人員掌握檔案管理的基本知識和應用計算機的技能。檔案行政管理部門在為民營企業服務的同時，也應注重提高自身的素質、不斷更新知識、努力提高服務能力和創新能力。2.3堅持依法治檔，注重監管方式。《檔案法》第十六條規定：“集體所有和個人所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保存的檔案，檔案所有者應當妥善保管。對于保管條件惡劣或其他原因被認為可能導致檔案產生嚴重損毀和不安全的，國家檔案行政部門有權采取代為保管等確保完整和安全的措施，必要時，可以收購或者征購。”私營企業有很大程度上的自主權，但私營企業檔案管理的自主必然是在法律框架下的自主。民營企業要知法、守法、執法，履行《檔案法》規定的義務，依法做好檔案管理工作。各級檔案部門曾一度產生“民營企業檔案工作要不要管”的疑惑，這是不必要的，其實，民營企業檔案工作不僅要管，還要依法管好。民營企業檔案是國家檔案全宗的組成部分，理應納入國家檔案資源建設范圍，各級檔案部門要加大對民營企業宣傳檔案法律法規的力度、提高依法管理、保護檔案的水平。前國家檔案局局長毛福民同志在全國民營企業檔案工作座談會上的講話中明確指出“要針對民營企業檔案管理中存在的問題和違法行為加大執法檢查和查處力度，突出監管重點，確保檔案安全。由于民營企業的發展經歷不同，其檔案內容也具有很大差異，如有的民營企業是從原國有企業轉制而來，其檔案中有國有企業內容，有的民營企業在與國有企業或科研事業單位合作中形成的資金、技術、專利、品牌、著作權等知識產權、高新技術、商業秘密等方面的檔案，不僅涉及企業的利益，而且關系到國家、社會及人民群眾的利益。國務院《關于鼓勵支持和引導個體私營等非公有制經濟發展的若干意見》指出，要放寬非公有制經濟市場準入、允許非公有制經濟進入基礎設施、壟斷行業公用事業以及法律法規未禁止的行業(包括金融服務業、國防科技工業等)。民營企業涉及的領域越來越廣，各省、自治區、直轄市檔案行政管理部門要研究確定民營企業中對國家和社會有保存價值檔案的范圍，并依法進行監督管理。凡是關系到國家利益和國家安全及公共利益的、記錄社會重大事件和活動的、反映企業應當承擔社會責任的檔案，都應視為對國家和社會有保存價值的檔案”，考察西方發達國家關于私人檔案的法律法規我們可以同樣看出，一方面，他們承認和保護私人對相關檔案的所有權：另一方面，他們又都強調對這些檔案的管理和利用實施監管的必要性與合法性。只不過有些國家采取相對強硬的剛性監督政策，另一些國家則采取相對溫和的柔性監督政策，這說明從國際范圍上講、承認企業和私人對檔案的所有權，與國家對這些檔案的管理工作實施監管并不矛盾。所以，各地檔案行政管理部門要充分發揮自身的監管職能，適時地介入民營企業，在提供品質服務的同時，實施有效的監管，應注意的是在監管中要注重方式，切忌采取簡單粗暴的工作方法，要做到在監管中“一個不干擾、兩個有利于”的原則，即在監管中不干擾民營企業的生產經營活動，要有利于促進民營企業加強管理，提高經濟效益：有利于對國家和社會有保存價值檔案的安全保管，科學利用，合理流向。監管方法可實現多樣化，體現靈活性，可因地制宜，因企制宜。對只是暫時尚未建檔的企業應積極引導其根據本企業的特點建立相應的檔案管理規章制度，使企業的檔案工作有章可循，從而實現自我約束，自我監督。
2.4拓展管理范圍，推行多元模式。一是要樹立檔案管理范圍與企業競爭需要相適應的觀念。反傾銷在我國加入世貿組織后成為業界和媒體使用頻率較高的詞匯之一。反傾銷猶如一把雙刃劍，它既可以是一種反對低價傾銷這一不公平競爭行為的防御性武器，也可以是一種推進帶有歧視性的貿易保護主義政策的進攻性武器，世貿組織今年5月20日公布了反傾銷近期統計數據表明：中國已經連續9年成為世界上遭遇國外反傾銷措施最多的國家，截至2004年底已受到各類反傾銷起訴逾600多起，我國企業要應對國外企業提起的反傾銷調查案，就要以一整套完整、真實地反映其生產、經營及管理等各項活動的現行文件、檔案為前提。同樣地，我們也可以在國外企業的進口沖擊下，以檔案為依據，拿起反傾銷的武器。實際上，反傾銷或應訴調查的過程就是對一個企業檔案工作質量檢驗的過程，就是以事實說明檔案工作關乎企業生存發展的過程。所以，只有不斷制定和完善有助于企業檔案形成完整、真實的保障性措施，以增強企業產品在國際市場上的競爭力。此外，還要加強知識產權檔案的收集管理，當前知識產權的范圍在擴大，也決定了知識產權檔案范圍的擴大。我們加入了世貿組織，就要按照世貿組織知識產權的范圍去執行，與貿易有關的知識產權協定規定了知識產權保護的范圍，包括版權及相關權利、商標、專利、工業設計、集成電路布圖設計、植物新品種保護及未公開信息等。由于包括商業秘密在內的知識產權是依附于一定載體而存在的智力成果，而檔案是記載智力成果的一種形式，所以，管理好企業知識產權檔案，是保護企業知識產權的一項重要的基礎性措施，二是要樹立檔案管理手段與企業信息化進程相適應的觀念。民營企業在其信息化的過程中水平參差不齊，檔案管理中的手工管理、計算機輔助管理，網絡管理會同時并存，不能脫離企業管理狀態的實際而單純去追求檔案手段的更新。所以，進人世貿組織后，隨著企業形態和類型的多樣化、企業檔案管理形式也將會呈現多元化、個性化態勢，不能簡單地搬用國企單一的集中統一管理模式，而應因企治檔，探索出集中式、網點式、寄存式等不同的多元管理模式。同時，應努力改變單一管理檔案和靜態管理的習慣做法，積極探索切實可行的民營企業檔案、信息、圖書、資料四位一體管理的新路子，充分發揮企業信息整體的優勢。
檔案工作論文:知識經濟時代檔案管理工作論文
論文關鍵詞：檔案管理現代化進程
論文摘要：檔案工作現代化，是要樹立先進的管理思想，學習科學的管理理論，繼而采用與之相適應的組織機構、組織行為、管理方法和手段，以達到預期目的。面對我國檔案事業建設與發展的新形勢、新任務，必須樹立依靠科技進步和科技管理的概念。檔案信息化，建設是一項耗資巨大、復雜的系統工程，必須明確目標，抓住機遇，加強協調，統一建設，重視培養一支高素質的檔案管理人員隊伍，確保檔案資源的安全和保密，以實現檔案信息化，推動檔案工作的改革。
電子計算機技術是當今新技術革命的先導技術。電子計算機具有運算速度快，度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工作。
計算機檔案管理系統一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統計、檢索、查詢、刪除等功能，同時計算機還具有判別、診斷、篩選的功能，利用這些功能可進行檔案的鑒定工作。運用計算機進行檔案的現代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一種新型的信息載體出現在檔案領域，以磁性材料和光學材料為載體的電子檔案，將逐步替代傳統的紙質檔案載體，在檔案領域占主導地位，給檔案工作注入生機和活力。
一、知識經濟時代檔案管理工作面臨的問題
首先，知識經濟時代，檔案事業的內涵和外延將進一步擴大。以為檔案是經濟形態存在和發展的必然產物，原始記錄性是檔案的本質屬性這一點永遠都不會改變。在知識經濟時代，能夠以檔案形式存在的信息，將是人類知識與信息高度濃縮的精華，也是檔案能夠得以存在的內在生命力。所以，信息屬性已成為知識經濟時代反映檔案本質的重要特征，檔案的信息含量已成為評估檔案駕駛的主要參數，而以往的載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機讀、光盤、網絡等技術，新的載體形式將會不斷涌現，況且載體形式只是在檔案保管上有所不同而已。所以采用檔案信息內用屬性劃分檔案的外延，將不會使檔案種類混雜，分類關系不清，這樣建立起來的檔案分類體系將日趨完善、科學、合理。
第二，依托先進的技術設備，知識經濟將推動檔案事業發展進程。知識經濟是現代化科學技術智能化、信息化、高級化的結果。先進和技術設備是知識經濟的物質基礎和技術手段。沒有先進的技術設備，任何思想和技術方法都無法落于實處。當今社會，先進的技術設備已運用于社會生產、生活的各個領域。檔案工作也是如此：計算機廣泛應用于檔案管理、統計和檢索；微縮技術在檔案的保管方面具有十分重要的意義。總之，計算機、光盤、多媒體、現代通信技術、微縮復制技術的普遍應喲內個將大大加快檔案事業的發展進程，使之進入現代化管理的先進行列。
第三，知識經濟將為擔案事業提供現代化的管理思想和管理方法。知識經濟不僅以為著知識的不斷創新和信息技術的廣泛應用，它更代表著先進的、科學的管理思想和管理方法。在管理方法上知識經濟更需要增強開放檔案意識，樹立依法治檔的觀念，注入批判繼承精神，探索創新精神和學術自由精神。更需要引進圖書館學，情報學的相關理論，加強基礎工作，調整供求關系，加強定量管理，提高利用效率，把完善檔案部門的職能與改善檔案管理相結合。
第四，知識經濟時代，對檔案工作蛇的素質將提出更高的要求。選拔德才兼備的人才是知識經濟時代的核心內容。實質經濟時代的檔案人員一方面要具備較高的專業知識、自然科學知識和相關應用知識。這樣，才能使先進的科學技術、管理方法和人才結合起來，發揮出較大的效能泥腿動檔案事業發展。
二、加快檔案管理工作現代化進程
在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1、分清輕重緩急，循序漸進檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現計算機管理檔案的目的是為了提品質案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
2、分級次著錄，省時省力在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。、分門別類，充分利用檔案原基礎對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。
4、要加強檔案信息素質教育加快建立檔案信息網絡。要注意加強檔案主體意識和獲取意識教育，利用檔案信息守法意識，加強檔案工作者的檔案信息保密意識，傳播意識和更新轉換意識。提高運用現代化技術和設備，獲取檔案信息技術和設施武裝檔案信息網絡，不斷提品質案信息的效益功能。
5、要科學地制定、貫徹和修訂各項標準，使檔案工作逐步實現標準化計算機技術的應用是檔案工作技術現代化的中心，而電子計算機的高效率是以檔案管理業務標準化為基礎的。以為對于雜亂無章沒有系統整理的檔案，計算機是無法進行管理的，即使可以管理也會因運算程序的復雜化而使其效率大大降低。因此，要適應知識經濟發展要求，加快檔案現代化管理就必須實現檔案工作標準化。
6、要強化服務意識，拓寬服務領域要從重管理、輕利用的傳統模式中解脫出來，變“封閉型”為“開放型”，主動面向知識經濟主戰場，把檔案工作的重心轉到為知識經濟和各項事業發展提供品質服務餓軌道上來。做到知識經濟發展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。在提高黨政機關檔案工作整體水平的同時，要向企業和科技事業單位傾斜，在注重國有經濟領域檔案工作的同時，把非公有制經濟領域檔案工作納入服務范疇。
7、培養一批包層次的檔案信息專業人才和新型化高層次管理人才要盡快培養既懂專業知識，有懂信息技術，具有綜合工作能力的信息專業人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經濟的到來做好充分的準備。
總之，知識經濟的興起給檔案界提供了一個挑戰與機遇并存的契機；趕上這次浪潮，我們就會縮短與先進國家的差距，在知識經濟的發展中大顯身手。相信經過全體檔案界同仁的共同努力，我們定會在新世紀這張白紙上寫出近期、最美的文章，畫出近期、最美的圖畫。
檔案工作論文:會計檔案管理工作研究論文
會計檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作也是財務管理工作的重要內容，是會計檔案形成的前提和基礎。所以，進一步加強會計檔案管理勢在必行。會計檔案是記錄和反映一個單位經濟業務的重要史料和證據，會計檔案管理是會計工作的重要組成部分。然而，會計檔案管理這一財務管理的環節，往往容易被忽視，形成財務管理工作的一個薄弱環節，直接影響了財務管理的質量和水平。財務檔案管理是一門學問，里面有很多東西需要會計人員去學習、去探索。通過學習和探索可以提高會計人員的業務技能和自身素質。因此，加強會計檔案管理可以促進財務管理水平的提高，可以使會計檔案管理工作更好地適應社會主義現代化建設和經濟體制改革的需要。
一、會計檔案的收集與整理
會計檔案的收集范圍一般指會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四個部分，它是記錄和反映經濟業務的重要歷史資料和證據，是形成會計檔案的前提和基礎。因此，必須熟悉和掌握會計檔案的收集范圍。
1.會計憑證。它包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、銀行存款對賬單、應行存款余額調節表等。原始憑證粘貼時張與張之間要均勻、整齊，對于超過帳皮大中型原始憑證等應折疊擺放；銀行存款對賬單、應行存款余額調節表應附在月末一張銀行收款或銀行付款憑證后面一并裝訂。會計憑證裝訂要整齊、牢固、美觀，不掉頁、不壓字、不串頁、不倒置，便于翻閱。
2.會計賬簿。它包括按會計科目設置的總分類賬、各類明細分類帳、現金日記賬、應行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。對于這些賬簿要分別整理立卷，組成保管單位。訂本式賬簿以一本為一個保管單位；活頁式賬簿在整理時去掉空白頁，按科目順序整理成冊，裝訂后要加裝封面、封底和扉頁；計算機生成的總帳、明細賬等應單獨組卷并加裝封面和扉頁，填齊封面和扉頁的各項內容。賬簿裝訂后應依次在每頁非裝訂線一側上角編頁號，每冊賬簿單獨編一個流水號，編號可用號碼機打印，也可用碳素或藍黑鋼筆編寫。
3.會計報表。分月、季度、年度會計報表。每類報表包括資產負債表、損益表、利潤分配表、現金流量表、成本費用表、及各種附表、報表附注和決算說明等。會計報表按本單位隸屬單位和月、季、年分別整理，報表附注和決算說明應與報表一并組卷裝訂。各類會計報表應編寫頁碼，其方法與賬簿相同。
4.其他會計核算資料。屬于財務業務范疇，與會計核算、會計監督緊密相關的數據資料。如經濟合同、數據統計資料、財產清查匯總資料、核定資金定額的數據資料、會計檔案移交清冊等。會計電算化存儲在磁性介質上的會計數據、程序文件及其他會計核算資料均應視同會計檔案一并管理。
二、會計檔案形成與保管
1.上述會計檔案均應整理裝盒，并按要求填齊盒上各項內容。這些的會計檔案收集整理應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。
2.當年形成的會計檔案，可暫如會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。
3.會計檔案的保管期限分為長期、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。年會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的及時天算起。總賬、明細賬、憑證等保管期限為15年；銀行、現金日記賬保管期限等25年；年度財務報告決算等保管期限為長期。
4.保管到期的會計檔案，由本單位檔案機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見，由檔案機構和會計機構共同派人到指定地點監銷。
三、會計檔案管理中存在的問題
1.會計檔案立卷不規范。有些單位會計憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計人員簽章，會計憑證裝訂封皮項目填寫不全；有些單位的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計文件資料混亂放置，活頁賬簿沒按統一標準填寫封面，會計報表各月份分散存放。會計檔案移交時雙方沒有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照長期、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且也不合乎會計檔案管理要求。
2.會計檔案保管不規范。有些單位的會計檔案未按要求歸入單位檔案部門保管，而是由會計人員自行保管；有些單位沒有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管；有些單位雖設有專職檔案管理人員，但未接收會計檔案；有些單位由于領導不了解《會計檔案管理辦法》，要求會計人員自行保管會計檔案；還有個別單位由于檔案柜不足，將會計檔案裝入紙箱中，任意堆放。
3.會計檔案管理及銷毀不規范。會計檔案管理不科學，存放沒有順序、查找不方便，借閱登記制度不健全。會計檔案銷毀也不及時，到期該銷毀的不銷毀，銷毀過程有的也不規范。四、解決會計檔案管理存在問題的措施
1.規范會計檔案立卷。裝訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢后必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內容。年度終了必須封賬，活頁賬簿必須將空白賬頁取出，已設置會計科目但無業務發生的賬頁則應保留。必須按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會計人員在封粘處加蓋印章。年度終了必須將會計報表逐頁編制序號，分別填寫“會計檔案卷內目錄”和“會計備考表”。
2.加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制。單位的會計檔案，應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規定，明確會計檔案的保管是單位的檔案管理部門，由財務部門將本單位的會計檔案整理規范，在財務部門暫保管1年，期滿后編制會計檔案案卷目錄，連同打印的紙質會計檔案和存儲會計數據的磁介質會計檔案，向單位的檔案管理部門移交。
3.規范會計檔案保管。財會部門應按檔案管理部門的要求辦理相關手續，將會計檔案移交檔案管理部門保管。未建立檔案管理部門的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，但要由專人負責。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施，對已離任的會計人員，其會計檔案應交本單位檔案部門或財會部門保管，不得自行存放。對已終止會計核算業務的單位或部門，其會計檔案應交上級檔案部門保管。凡未移交的單位或個人，應立即辦理移交手續。
4.規范會計檔案保管的期限管理和銷毀管理。各單位會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。會計檔案保管期滿需銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財會部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關和事業單位報本單位領導批準后銷毀；企業單位經企業領導審查，報經上級主管部門批準后銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結清債權債務為止。各單位按規定銷毀會計檔案時，應由會計檔案保管部門和財會部門共同派人監銷。監銷人在銷毀會計檔案前，應認真清點核對，銷毀后，應在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告單位領導。
5.加強會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質量會計人員是會計檔案整理的及時責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員上崗前的培訓中，從會計檔案整理的基礎業務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。
6.加大會計檔案的監管力度。結合實際，進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規程。在各項會計業務檢查中，將會計檔案的規范化管理納入其中，以加大對會計工作的整體性和連續性的檢查與監督。
總之，加強會計檔案管理工作是我們當前財務管理中急待改進和加強的重要工作，各單位都要高度重視、積極行動，從基礎工作做起，切實提高財務管理工作水平，更好地為社會主義市場經濟服務。
檔案工作論文:企業檔案工作創新研究論文
[摘要]企業檔案工作是集服務性、科學性、管理性為一體的一項基礎性工作，它貫穿于企業各部門、各個層次。要做好新時期的企業檔案工作，企業檔案工作者應立足服務，強化責任意識，提高自身素質，積極探索新的管理方法，升華管理理念，推進檔案資源集約化、信息化，使個人的努力與企業提供的檔案資源形成合力，不斷提高企業檔案管理工作的含金量，使企業檔案的內在價值較大化。
[關鍵詞]企業檔案；管理；思考
隨著市場經濟體制的建立，大量新的投資主體和經濟團體應運而生，國家重點建設項目不斷擴大，企業檔案在經濟建設和各項社會事業中的作用越來越大，日益受到大家的關注。作為企業管理有機組成的檔案工作，如何發揮自身獨特的優勢和功能，為企業排憂解難、贏得未來，是每一個檔案工作者應當深思的問題。筆者結合企業檔案工作實際，就新時期檔案工作管理模式、管理理念及其管理手段等方面談點粗淺認識。
一、強化責任意識，為企業決策提供服務
企業檔案工作是集服務性、科學性、管理性為一體的一項基礎性工作，它貫穿于企業各部門、各個層次。以文字、圖表、聲像、電子等諸多載體形式存在的企業各類檔案，是市場經濟條件下企業的一筆無形資產，是企業重要的信息和動力之源，也是企業領導科學決策的歷史依據。它的開發利用及安全保密對企業興衰成敗有著不可估量的意義，對于企業領導正確、迅速的決策及企業的生存發展起著至關重要的作用。入世后的今天，中國向世界敞開胸懷，面對國內市場國際化和全球經濟一體化的嚴峻挑戰，企業檔案工作者應把開發利用檔案信息資源作為工作的重點。通過對檔案信息資料的整理、研究、發掘、提煉和精選，把那些具有深層開發價值的信息資料，及時提供給利用者(企業領導、管理者、科技人員)，使他們從檔案信息中獲得啟迪，拓寬發展企業的新思路，研制和開發新產品，發展新技術，從而使檔案死資料活起來，把檔案的信息資源轉化為現實生產力，為推進企業經濟增長發揮其獨特功能。要讓檔案信息走出檔案室的小天地，投入為企業參政、辦事、服務的大環境中，做到既和隸屬辦公部門的整體工作接軌，又和企業的中心工作、重點工作同步，為企業形成新的經濟增長點服務。如開展檔案展覽，編寫并分發企業大事記、組織機構沿革、歷年經濟指標、工程項目簡介、事故分析匯編等；又如，為黨代會、職代會等大型會議或各類慶典、重大禮儀活動以及領導現場辦公、視察工作提供攝影、攝像、接待等服務。這樣，不僅可以給檔案員一個在公眾面前展現良好形象的平臺，引起領導和各部門對檔案工作的重視和支持，而且可以收集到許多有用的及時手材料，形成一個從收集到利用的良性循環。這些工作都要求檔案工作者要強化責任意識、前瞻意識，圍繞企業在一定階段的發展目標、市場開拓、人才選用等決策的熱點、難點等問題，開展檔案信息開發利用工作。通過對重點檔案信息的采集、篩選、加工和編研，提供高質量、智能型的檔案信息編研材料，為企業領導正確、迅速決策提供咨詢和參考。
二、推進檔案信息化建設，為實現企業目標服務
眾所周知，企業檔案是企業各項工作的伴生物，沒有它獨立的存在條件，因此，檔案工作在任何時候都難以成為企業及時緊要的工作。在市場經濟條件下，企業要追求經濟效益，就檔案抓檔案的老一套方法已經難以適應新形勢的要求了。企業檔案工作要想朝著信息傳遞網絡化、檢索智能化方向發展，必須搭乘企業中心工作、重點工作的“班車”。2002年，中央為了推動企業管理信息化建設的健康發展，提高企業管理水平和市場競爭力，提出了大力加強企業管理信息化建設的要求，并提出了具體的工作目標。這一目標的提出，為企業檔案管理實踐迎來了巨大的創新機遇和空間，構建檔案信息化管理系統成為提高企業檔案管理水平的有效突破點，我們應抓住這一契機，努力推進企業檔案信息化建設工作的開展。
首先，關注檔案工作在企業目標管理工作中的作用，宣傳企業檔案的獨特作用。企業目標管理具有集合量的特性，它是由內部多個目標構成的體系，因此，注重提高管理整體績效，對實現企業目標極其重要。檔案信息在實施企業目標管理中，不僅能起到參與、溝通和借鑒作用，而且還具有分析、對比、協調等諸多功能。充分利用和發揮檔案獨有的優勢和作用，既能保障計劃目標與具體操作方案及其實施效果的一致，還能及時發現目標的偏差，調整資源配置和行動部署，把走偏的管理活動導向正軌，從而達到提高管理整體績效的目的，促進企業目標的實現。依此類推，對實現檔案資源集約化、信息化，提供“一站式”服務的管理理念加以宣傳，以檔案在企業目標管理工作中發揮的作用，同比檔案在企業信息化建設中的重要性，將檔案信息化工作漸漸引入企業領導的議事日程。有了領導的理解和支持，企業檔案信息化建設步伐會邁得更快，實現企業檔案信息資源數字化的集中管理與利用也指日可待。
其次，加強與文秘部門的緊密聯系。文秘工作是檔案工作的前提和基礎，從系統工程和質量管理的角度看，只有保障文秘工作各環節的工作質量才能保障檔案質量。當前，文件的形成(外來文件的登記)、分發、歸檔以及分類、組卷、編目等一系列工作都納入了辦公自動化系統。這樣，文書處理和檔案管理自然地成為一個連續的過程。我們知道，現代辦公環境下的OA系統和CAD計算機輔助繪圖技術的應用，不僅使紙質文件數量激增，也產生了大量的電子文件。電子文件及電子檔案無論是在系統中運行，還是記錄在磁性或光盤等載體上，都是數字化的信息形態，極易遭受非法的增刪改，管理人員無法從直觀上判斷其真偽。而且在辦公自動化系統內，除文件內容不允許更改外，許多技術處理工作，都可在文件形成時一并完成，而且文件一經形成，就可以進行相應的主題分析及著錄標引等工作。辦公自動化使得文書處理工作與檔案工作的聯系更加緊密，難以區分。所以說，文書處理工作質量的好壞，直接影響檔案整理工作。因此，我們必須攜手文秘部門對電子文件的形成、收集積累、鑒定、整理、歸檔及歸檔后形成電子檔案的管理、開發利用等，實行全過程管理，以確保電子文件至電子檔案管理工作的連續性。
再次，爭取企業領導對檔案工作的支持，形成內外互補的良性循環。如今，各種業務交流成為一種提高業務技能的重要形式，企業應重視檔案業務交流工作，為檔案人員提供學習交流機會，為他們創造走出去引進來的機會。2006年，筆者隨九江市檔案學會前往青島市檔案局學習，真是“不看不知道，一看嚇一跳”。青島市檔案館的建筑規模以及管理功能讓我們這些長期在企業工作的檔案工作者大開眼界，使我們知道了什么是“檔案事業”，知道了檔案工作大有可為，極大地增強了責任感。因此，企業今后應撥出一定經費，有計劃地安排檔案人員外出學習，擴大學習交流范圍，加強與外企的交流，借鑒他人的檔案管理先進經驗，豐富和發展自我。另外，應根據檔案信息化建設的需要，在堅持文檔一體化原則的基礎上，把檔案信息化納入辦公自動化的總體布局，把電子文件歸檔和電子檔案管理作為檔案信息化工作的重點，推進企業檔案管理與企業信息化建設同步進行。充分利用計算機技術和網絡技術，進一步提品質案管理現代化水平，使國有企業之間、國有企業與外企之間的接觸更多、更便捷，為實現企業目標提供更加品質、高效的服務。三、提高素質和增強應變能力，改善服務質量
檔案管理有特定的工作程序和科學的管理方式，有著自己的專業法規和標準。如果沒有相當的專業素質，就不可能勝任檔案工作。隨著加入WTO，特別是進入“十一五”后，中外企業之間生產經營接觸和往來交流活動日益頻繁，企業檔案中其他語言文字材料的檔案急劇增加，企業各類專業技術檔案也與日俱增。筆者所在的單位是供電企業，經常要進口大量的大型設備，其中的說明書等一些隨機文字材料都是外文。此外，隨著互聯網在企業管理和商務活動中的廣泛應用，城市電網建設的持續高速發展，電力建設項目文件不僅在數量上有了大量增加，在技術手段上也發生了很大變化，傳統辦公環境中的一些行之有效的辦法、措施受到了前所未有的挑戰和沖擊。被視為公司業務記錄和憑證的核心信息資源的文件和檔案，都成了難以掌控的數碼形式，企業檔案管理面臨的困惑和難題越來越多。
面對日新月異的變化，原有的檔案管理中存在的弊端也日益顯現，亟待建立行之有效的管理模式來監管企業檔案。檔案管理要現代化，首先，人要現代化。法國經濟學家讓·莫內說“現代化要先化人后化物”。筆者認為：大型企業檔案部門應建立復合型的人才結構，通過對人員進行優化組合使之適應新時期檔案工作，即以檔案專業人員為主，同時又有一定比例的計算機、文史知識、信息管理、經營管理等專業人員。中小型企業也應配備能適應企業發展需要的檔案人員，要求檔案工作者具備現代化檔案管理所需要的科學技術知識，具備合理的知識結構和熟練的管理技能。而現實狀況則是：企業檔案工作隊伍結構不合理，工程技術人員比例極低，檔案部門中的檔案專業人員不懂計算機知識，而計算機工作人員又不懂檔案管理工作；有些企業在檔案工作目標管理考評標準的要求下，雖然為檔案部門配置了電子計算機等設備，但是由于硬件落后，軟件通知性能差，尤其是缺乏適用軟件等原因，致使相當數量的計算機未能充分發揮作用，甚至有的處于閑置狀態，導致了極大的資源浪費，嚴重制約了企業檔案工作的發展。由此可見，人是檔案工作的主體，提高企業檔案人員整體素質，是檔案工作創新的先決條件。
在知識經濟時代，一些檔案工作者確實感到了“本領恐慌”，如果不抓緊學習，就必然會退步落伍，甚至為時代所淘汰。為了對新時期企業檔案實施有效管理，做好電子文件的收集、積累和整理歸檔工作，必須重新認識所管理的對象，加強學習，提高自身素質，增強應變能力。不僅要精通檔案專業知識，而且還要學會一、兩門外語，熟悉計算機操作和掌握各類專業知識，只有這樣，才能取得對檔案工作的主動權和發言權，贏得領導信任。在加強學習，更新知識的基礎上，一方面要加強對那些不適應新時期要求的工作進行調查研究、認真分析和科學預測，積極制定和采取相應的措施；另一方面要針對那些棘手的難點問題，比如依法治檔問題、企業信息管理網絡和電子商務中形成的各種門類和載體文件的管理問題等，積極開展研究探索，進行攻關，為新時期企業檔案的管理工作進一步發展，提供理論指導和實踐支持，為實現企業檔案工作新的跨越而努力。
根據企業檔案隊伍現狀，要想一步到位地改善人員結構，有一定的難度。可采取多種形式，分階段地加以解決。可以結合企業績效考核制度，將人員分為不同的職業級別進行定崗定編，對于不適應工作的人員進行離崗培訓，直至能適應崗位要求時再上崗。具體可分為三級，低一級是輔助專業人員，承擔檔案管理中最基礎的工作，比如：分類、立卷、編目等。在其之上一級的是專業人員，他們主要負責制定歸檔計劃和指導監督檔案工作程序，還應參與情報管理與研究活動，這一層次的人員，應熟悉企業各項工作流程，根據工作進展適時制定歸檔計劃并指導監督歸檔工作。較高一級的專業人員則應具有豐富的專業工作經驗和較深的理論基礎知識，不僅能承擔指導與監督檔案管理各環節的工作，并且能負責協調企業內外交流，開發檔案信息資源工作。他們應了解、掌握企業檔案信息，結合企業發展變化不斷對檔案信息進行歸納總結及理論分析，根據企業利用需求制定檔案信息開發課題，定期進行業務培訓，指導業內人員進行檔案信息開發，讓“死”檔案“活”起來，為企業決策和生產建設提供有價值的信息。
四、樹立檔案保密新理念，為企業安全服務
隨著檔案信息化建設的推進和服務社會化的拓展，維護檔案安全的難度越來越大、任務越來越重。唯物辯證法告訴我們：任何事物都有它的兩面性。在信息社會，由于電子檔案提供利用方法多樣化和所依賴技術多種化，導致利用工作的復雜化。電子檔案在帶給我們比紙質檔案的利用更方便、更快捷以及資源共享的同時，也因它的特性向我們提出了一系列的管理難題。如果不能有效解決這些難題，具有原始性、性的核心信息資源的丟失和損毀，將給企業帶來難以估量的損失。反過來說，如果我們仍然沿襲“開放危險”的傳統觀念來對待檔案利用工作，將大大制約檔案價值的發揮。隨著社會民主與法制的深入以及企業民主管理和企務公開的深化，企業員工乃至廣大群眾對企業檔案的利用需求不斷加大，而檔案的特殊性又決定了檔案不能簡單地走入市場，企業檔案工作如何對待利用與保密的關系，適應市場經濟的新形勢，這是檔案工作面臨的一個較為棘手的問題。
在推進檔案信息化建設和開放檔案資料的過程中，基于多方位對外開放和涉密領域點多、線長、面廣的特點，企業領導和檔案人員，要繃緊保密這根弦。應從對歷史負責、對黨和國家事業負責的高度來認識和做好檔案安全保密工作，從建立制度、制定標準、落實技術措施等方面入手，對企業檔案進行有效管理。對凝聚著企業集體智慧和心血的創造發明專利、科研成果、核心技術等無形資產的檔案，要切實做好保密和保護工作。要積極配合和協助企業的保密機構，加強對電子文檔和計算機信息系統的管理，針對自然災害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等現象，采取與系統安全和保密等級要求有關的防范對策。制訂網絡設備安全保障，數據安全保障，操作安全保障，身份識別方法等相應規則或采取必要措施，為企業保安全、促發展有效服務。
此外，長期以來，檔案由于重保管輕利用，忽視保密經費投入，不少企業檔案保密技術和裝備陳舊，落后于形勢發展需要，不適應與國際接軌和網絡時代的要求，因此，加強檔案現代化管理基礎設施勢在必行。企業要有計劃地逐年增加經費投入，配備確保檔案安全保管和科學保護的先進設備，以及必要的實用技術，使檔案管理手段和方式適應保密要求，滿足開發利用檔案信息資源工作的需要。要時刻把好每一個關口，消除每一個隱患，切實把保密工作要求落到實處。
企業檔案是企業發展的歷史見證，也是科技、文化、知識的積淀，它在企業管理中的作用是無可替代的。“十一五”時期，面對信息化時代帶來的機遇和挑戰，檔案工作者必須跟上時代的節拍，在檔案管理實踐活動中，提高個人素質，積極探索新的管理方法，升華管理理念，擺脫困惑，使企業檔案工作與企業的發展和創新保持同步，使個人的努力與企業提供的檔案資源形成合力，不斷提高企業檔案管理工作的含金量，使企業檔案的內在價值較大化。
檔案工作論文:檔案工作規范化發展論文
本文以文件生命周期理論為線索對文檔一體化和文件中心進行分析指出了在我國進行文檔一體化改革和建立文件中心具有必要性、可行性。同時用文件生命周期理論對二者進行比較進而指出文件中心是文檔一體化之下當文件運動到暫時保存階段時研究其保管方式、存放地址時的一種有益補充它不能也決不是實現文檔一體化的一種具體模式、方法。文檔一體化是必由之路文件中心應在文檔一體化的思路指導下建設。
一、文檔一體化與文件中心的理論依據及其必要性
所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現實中各機關相對分散獨立的文件管理和檔案管理統一成一個有機整體進行管理而文件中心是介于文件產生形成機關和檔案館之間的一種過渡性文件保管機構國內學者一致認為它們的理論依據是文件生命周期理論。
文件生命周期理論告訴我們文件從其產生形成到最終銷毀或作為檔案長期保存是一個完整的生命過程這一過程可分為若干階段由于各階段有其不同的價值、作用和特點各階段文件存在著與之相對應的保管地點和存放方式。國內外學者對周期理論階段劃分不一各執一詞。筆者認為比較適合我國國情和比較合理的是國內學者陳兆??的四階段劃分法將文件的生命運動過程劃分為制作階段、現實使用階段、暫時保存階段和長期保存階段。
文件生命周期理論強調文件從始至終都是一個完整的、動態的、連續的生命運動過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設置將文件的及時、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統一的標準和方法進行管理使文件運動的不同階段相對獨立因此造成文檔分離的不正常現象。要解決這一實際工作的難題必須實現文檔一體化將文件和檔案即將原來分離的二、三階段揉合起來這種揉合是符合文件運動的特點的這兩個階段的文件都處于現行和半現行階段都具有不穩定性、中間性和過渡性的特點都主要是為產生文件的機關、為發揮其原始價值服務的。從本質上四個階段都是文件只是其價值、特點、存放地址不同因此文檔一體化在現實中主要是對二、三階段文件的一體化管理。
依據文件生命周期理論文件運動的不同階段需要不同的管理方式、保管場所其中暫時保存階段文件尤為特殊這一階段的文件要經受時間的考驗有的可能沒有價值可以銷毀有的一段時間內有價值然后再銷毀有的具有長期保存價值將來還需要進館保存因此需要一個過渡性的中間機構來專門對其進行整理、保管和利用。于是文件中心這一機構便應運而生了。國內外學者對文件中心的實踐范圍各說不一但其管理的對象、內容是一致的。
文檔一體化和建立文件中心具有理論依據在理論上是成立的在實踐中是否切實可行是否確有必要呢?回答是肯定的。
文檔分離帶來大量的弊端造成大量失控的具有重要價值的賬外文件檔案部門由此館藏質量降低進而導致不能很好的發揮參考服務作用導致檔案部門信息服務功能降低也導致了檔案部門地位的降低。
隨著我國高新技術的發展文件檔案的計算機管理提上了議事日程。文件檔案的計算機管理克服了以往工作環節、工作程序的重復雷同將文件和檔案作為統一的系統工程加強文件管理的超前控制保障了檔案的質量從而充分發揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內受到一致歡迎這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的也是解決現實文檔分離的根本辦法。
最早產生于美國并在國外許多國家廣泛流行的文件中心是否適合我國國情、能否在我國建立和推廣至今在學術界仍未取得一致的認識。我國檔案工作在集中統一管理原則指導下在全國范圍建立了各級各類檔案室、檔案館和檔案事業管理機構構成一個嚴密完整的組織體系文件也經歷著從現行文件階段到機關檔案室階段再到檔案館檔案階段的生命運動過程也存在著類似文件中心的管理中間性過渡性半現行文件的機關檔案室。然而筆者認為這并不排斥文件中心在我國建立推廣只要注意文件中心的適用范圍后文將詳述它可以成為我國檔案管理機構的有益補充。從目前試點的模式來看文件中心在我國是可行的而且是必要的，文件中心能改變中小機關檔案工作薄弱的現狀檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要中間環節，在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規范化、標準化的入口關，做好實現檔案工作規范化、標準化的基礎工作。
一、公文制發是推進檔案工作規范化、標準化的基礎性前提
公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。可以說公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也影響日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量的問題。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提品質案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。首先公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保障字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。
二、實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節
相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的較大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的較大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提品質案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提品質案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。
三、提高案卷質量是推進檔案工作規范化、標準化的保障
不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規范化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。
檔案工作論文:電子文件對檔案工作影響試析論文
一、電子文件定義及其特點綜述
所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質文件比較，電子文件有以下幾個特點：1電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用；2電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；3電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；4電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
二、電子文件對檔案業務管理工作的影響
1傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經形成后，馬上存貯到辦公信息數據中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。
2由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環境中，文件的形式特征和內容特征均發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。
3由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內容、標準均將發生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統。根據傳統的檔案價值鑒定理論，文件應根據其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數據不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保障。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質文件有許多不同之處。
三、電子文件對檔案學理論的影響
1對檔案本質屬性的影響
原始記錄性是檔案的本質屬性。這種原始記錄性一方面表現在檔案的內容上，另一方面表現在檔案的形式上，如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等，都表現出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區別于圖書、情報、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動化系統中，電子文件從起草、修改到印發都在計算機上進行，它便于修改、便于復制的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。電子文件是計算機文字處理系統中的一個文本，沒有草稿與印稿的區別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機器上隨時方便地復制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。
2對檔案來源原則的影響
來源原則包括兩個方面：從外部來看是尊重全宗，從內部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產生，后者愈益受到普遍關注。傳統的觀點認為源于來源原則的檔案檢索系統必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機構及其文件的基礎上。只有根據其來源，從形成者的法律責任和行政管理的角度看問題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過程中，不再嚴格對應于現存的機關、組織、機構這一現象而產生，人們可以根據需要隨時對文件信息復制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。因此，要確定檔案的來源，不可僅局限于尋找一個恰切的定義，或僅要求完整地保護全宗與文件系列，按照原始順序進行整理等，而必須正確說明檔案的原始聯系，了解在整個生命周期中文件組合的變化，應隨著客觀實際的變化，豐富和發展來源原則。
3對檔案學理論研究內容的影響
檔案學理論研究的內容是由研究對象所決定的。以往的檔案學理論研究是以紙質檔案為主要對象，電子文件出現以后，檔案工作的對象發生了變化，其理論研究的對象自然也就發生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補充，原有的檔案學科體系也將得到充實和完善。所有這些研究課題都應圍繞電子文件來開展。如電子文件的整理排序技術、信息安全保護技術、計算機病毒防治技術等等，都將成為檔案學理論研究必不可少的內容。
四、檔案界所應采取的對策
1做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保障電子文件的性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。
2解決好電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失。
3使檔案管理向立體化方向發展。以前的檔案管理是呈直線狀態的，隨著人們對利用服務工作的重視，使利用工作和其它基礎工作構成一個平面。這種平面結構只反映紙質檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。因此，在原有平面結構基礎上，又增加了一項檔案信息載體內容，就構成三維空間，形成了立體化的管理結構。
4檔案人員知識結構的變革迫在眉睫。我國檔案人員要適應信息技術和檔案事業的發展必須采取積極措施抓好知識更新，引進、消化、適應信息技術的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術發展的需要。可以肯定，加快檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，是檔案工作迎接信息技術革命最根本的對策。
本文關鍵詞：電子文件檔案工作影響對策
