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檔案管理論文:企業檔案管理論文
企業 檔案工作作為企業管理的一部分,必須適應現代企業和新時期的發展需要,樹立新的觀念,建立新的體制,實行新的管理制度。企業檔案工作和其他方面的工作不同,不是只局限于某一領域的活動,也不僅僅是檔案部門或檔案工作人員的事情,而是需要企業所有部門中所有成員共同參與才能取得成效的一項事業。企業沒有創新就沒有活力和希望,檔案工作也是如此。因此,檔案工作人員亦應創新思路,開拓檔案管理的各項功能,并積極探索和體現觀念、機制、管理的創新。
一、觀念創新,使檔案在服務中發揮經濟效益
(一)要管好檔案、用好檔案,首先要熟悉檔案。隨著星星的產業結構逐步調整、優化,整體的技術含量也在不斷提高,生產品種也從原來單一的冷柜到冰箱、空調、便潔寶、電腦、數碼、光電等高端科技產品,為接收和管理好這一類科技檔案,檔案人員應轉變觀念,不要在辦公室坐等,要主動請教有關技術人員,深入生產車間,熟悉了解生產經營工藝流程,弄懂技術檔案的內涵關系和保存意義,使檔案人員對各種科技檔案、資料做到“胸中有數”。
(二)要確立檔案是資產的觀念,在企業無論是科技、還是文書、聲像、會計檔案,都是全體員工從事生產經營實踐活動的勞動結晶和智慧積累,是企業發展歷程的真實記錄和客觀評價。以產品為例,從設計試制到品牌的創立,無不包含著一代甚至幾代領導者和員工的聰明才智和辛勞汗水,無不凝聚在以文字、數據、圖紙、音像等各種形式的檔案載體上,比如,星星從十八年前只有幾十人的手工作坊式小廠,發展到現在年產值幾十億元的規模,其創業的經驗、歷程,是難以用金錢買得到的無價之寶。檔案財富是一種非常重要的資產,它除了具有企業無形資產的屬性外,還具有專有性、地域性等公共屬性。企業法人認識到檔案是資產以后,就會千方百計去管理、保護、利用好這些資產,就會下決心做好檔案工作。
(三)要確立檔案是企業獨有的信息和知識觀念。在當今瞬息萬變的知識經濟大潮中,企業各自的檔案是獨有的原始記錄,記錄著未公開的、未申請專利的知識和技術,如各種設計資料、圖紙數據等。占有這方面的檔案就是占有企業的技術秘密和獨有知識。如果企業的檔案材料不收集、整理、保管好,在市場競爭和信息流通的今天,很可能給企業造成無法挽回的損失。
(四)要確立檔案具有實用效益的觀念。檔案資產是固定資產和一些無形資產的伴生物,它是在各種生產要素的配合下產生、共存并發展完善。檔案資產的實用效益是在檔案利用中發揮出來的,今年十月份,綜合檔案室及時為星星家電產業總公司技術中心提供冰箱蒸發器所有技術資料,以賈祥勝、洪立忠為主的研發小組利用了原有技術檔案作參考,攻克了“冰箱蒸發器改為嵌入式”的自主創新項目,創造經濟效益203萬元,該項目榮獲椒江區企業科協“金點子”活動一等獎。十一月上旬,由集團投資在洪西路立交橋北邊利用原廠房改建臺州市星星機械交易市場,施工過程中碰到廠區區域、房屋結構不明等難題,進展緩慢,項目負責人憂心如焚,檔案室得到求援消息后迅速調出原北廠區總平面圖、所有廠房建筑圖紙,他們高興地說:“這些廠房已有十幾年歷史,沒想到檔案室能提供這么完整的資料。”確保了該市場在明年元旦前竣工的計劃。從上述可看到,檔案資料只要管理好,利用好,就能產生更好的經濟效益和社會效益。
二、體制創新,使檔案工作適應現代企業的高速發展
現代企業制度的基本特征是產權清晰,權責明確,政企分開,管理科學。企業的檔案工作要適應現代企業制度,就必須對企業檔案工作實行機構創新、機制創新和制度創新。
(一)機構創新的核心是精簡。無論哪個企業,精干是一個必然趨勢,企業檔案工作也要順應企業的需要,檔案管理的工作方法也必須創新,其內容就是要擴大檔案工作的外延,深化檔案工作的內涵,把過去只是單一的管理檔案的檔案室擴大為集檔案、資料、情報、信息、統計等為一體的“企業檔案信息中心”。這個中心機構在行政上受集團總部的領導,業務上歸地方檔案行政管理部門監督指導。其主要任務和職責是負責集團總部及所屬各子公司、各級各類檔案資料和其他信息的收集、整理、保管和提供利用等工作,例如,星星集團下有十余個子公司、在全國各地有11家銷售公司,通過計算機網絡系統實施聯網,從而達到各種信息資源的聯合開發和資源共享,真正形成一個集團化的信息聯合體。這樣符合現代企業精干、高效的原則,有利于增加企業檔案管理的自主性和靈活性。
(二)機制創新的關鍵是高效。企業進行整合改造的目的是適應市場經濟體制的需要,轉換機制,高效運行,創造較大的經濟效益和社會效益。企業的檔案工作管理機制也要隨著企業管理機制的轉換而創新,要激活機體,堅持沒有創新就沒有發展的最基本管理理念,敢于否定自己,善于完善自己。從單純的檔案資料管理機制向檔案、情報、信息、科技一體化管理機制轉換;提高辦事效率,充分發揮人的聰明才智,讓檔案資源成為企業科技創新、技術改造的動力源之一。
(三)制度創新的實質是要從企業各自的實際出發,星星作為一家大型的民營企業,回顧多年來的檔案工作實踐,領導支持固然非常重要,但具體活動的開展卻要靠各項制度的規范和檔案專業人員的不懈努力。目前看來,適合各類性質、各類機制的檔案管理制度還不夠健全,一些重要的檔案分散在各部門、各子公司,不夠規范,降低了利用率,制度創新已迫在眉睫,我們必須制定較為詳盡的制度,不斷創新集團檔案管理制度,明確規定檔案工作的年度方針和目標,以及兼職檔案員在檔案工作中的義務和責任,評價檔案活動效果的方式、方法,按月考核,年終進行總結評比,職責明確,獎罰分明,從而調動全體專兼職檔案人員的工作積極性。用制度來規范檔案管理工作。
三、管理創新,提升檔案工作
(一)企業發展了,企業的檔案管理工作亦應上水平、上檔次、上規模,檔案工作的規范化形成和廣泛參與,要求提高企業全員的檔案意識和檔案業務知識,堅持依法治檔,確保“集中統一管理”。“集中統一管理”就是統一領導、統一機構、統一制度、統一監督和指導,為了提高集團本部及各子公司兼職檔案員的業務水平,今年三月下旬,集團辦公室特邀專業老師前來舉辦檔案管理的培訓,對集團各部門及各子公司近四十名兼職檔案員進行為期三個月的輪流培訓。這次培訓的特點是理論結合實際操作,每周五、周六安排二名兼職檔案員到集團綜合檔案室參訓,培訓內容針對各兼職檔案員所在部門形成的檔案進行詳細講解,授課內容分別為:文書、科技、會計檔案等基本知識,培訓時要求每個兼職檔案員帶未理裝訂的資料,面對面、手把手地指導她們如何裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等一系列步驟。此次培訓,效果顯著,也為公司明年檔案管理上省級達標奠定了良好的基礎。
(二)辦公自動化后,將出現無紙辦公,企業每個崗位都能形成電子文檔,這就要求每個員工懂得文書處理和歸檔的一整套程序,了解紙質文件和電子文件歸檔的關系,明確各類文件材料形成、積累、歸檔在各個管理崗位上應負的責任。檔案利用的廣泛性主要表現在計算機在企業內部聯網后,企業各部門對檔案信息資源實現了共享。檔案部門要發揮信息中心的作用,對信息的利用和保密等問題,通過新的管理制度和管理方法來解決。(三)檔案工作既是集團公司重要基礎工作之一,也是國家檔案的重要組成部分。為了規范集團檔案工作,必須加強自身基礎建設,大力開發利用集團檔案信息資源;提高整體管理水平,以便更好地為集團公司和各子公司的生產和發展服務。總之,企業檔案工作要適應檔案管理現代化的需要,檔案工作人員要不斷學習新技術、新知識,敢于創新、敢于開拓,與企業發展同步。
檔案管理論文:民營企業現代化檔案管理論文
隨著我國經濟的快速發展，民營企業的產業規模已經達到前所未有的水平。民營企業檔案，主要是指民營企業在生產、經營、科研、基建以及各項管理活動中形成的、對企業具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。加強企業檔案的現代化管理，對民營企業的長遠發展具有重要意義。
一、民營企業檔案現代化管理的必備條件
1.確定民營企業檔案的管理模式原則。
不同類型民營企業應該選擇不同的檔案管理模式。各種管理模式各有所長，關鍵是哪種更適合本企業當前的要求。在確定具體管理模式時建議考慮以下原則：首先，檔案管理層次要與企業規模形態相適應。一般而言，中小型民營企業可以實行單級管理，大型企業集團可以實行以法人為基礎的多級管理。例如上海新黃浦（集團）公司，屬混合型大型民營企業集團，總公司檔案部門對總部形成的檔案實行綜合管理，對各子公司檔案工作實行統一領導、分級管理，全資與控股公司由總公司檔案部門與之簽訂“檔案管理協議書”，明確規定檔案所有權歸總公司，日常則由其代管。其次，檔案管理形態要與企業管理形態相適應。企業檔案管理按形態劃分有檔案實體管理、檔案信息管理與檔案信息資源管理。從整體上看企業檔案管理形態具有共存性與漸進性，至于某一企業采取哪種管理形態應與企業管理形態相適應，不宜盲目追求檔案信息化管理。民營企業中有不少高新技術產業，這種企業可實行檔案信息化管理。。檔案管理手段要與企業技術形態相適應。檔案管理中的手工管理、計算機輔助管理、檔案信息網絡化管理是檔案管理運用現代技術的不同階段，企業檔案管理手段應緊跟企業信息化的步伐，但不能脫離企業技術管理形態盲目追求檔案管理手段的更新。在建有辦公自動化系統或內部局域網的企業，大量電子文件的生成會促進企業文檔一體化管理；而尚未實現網絡管理的民營企業可采取手工管理或計算機輔助管理的方式。
2.配備檔案管理人才，制定科學的歸檔范圍和管理制度。
目前，民營企業大多重經營、輕管理，一味追求眼前的利益，對于檔案工作這種短期內很難見到效益的工作不太重視。很多企業沒有專人負責檔案工作，缺乏必要的規章制度，檔案管理隨意性大。因此配備相應的電子檔案管理人才是民營企業電子檔案建設不可缺少的必要環節。作為應用性很強的檔案工作，為了培養檔案管理人才，我們必須加強檔案人員的繼續教育，使他們掌握新知識、新技能，以滿足時代的需要。民營企業自身也要加快檔案信息化管理規范的制定和使用,包括電子文件歸檔、計算機管理和檢索,以及庫房的管理等。民營企業要將規章制度建設置于企業發展的大背景下研究,重新審查、整理和進一步完善原有規章制度，使規章制度適應新形勢發展的需要。
3.保障民營企業檔案的信息安全。
為了保障計算機網絡系統的安全運行，可采取以下防范措施：及時，訪問控制。具體是入網訪問控制，即控制哪些用戶能夠登錄到服務器并獲取網絡資源，并控制訪問時間和在哪個網站入網；權限控制，控制用戶訪問的目錄、子目錄、文件和其他資源，指定用戶對上述資源執行僅能只讀，無改寫、刪除等操作；防火墻控制，用以阻止網絡黑客訪問某個機構網絡的屏障。第二，信息加密。信息加密技術是保護網內的數據、文件、口令和控制信息的傳輸，確保不宜公開的電子文檔的非公開性。要在發收兩端用軟件進行加密、解密工作，在指定的用戶或網絡通過密鑰支持解密而獲得原始數據。具體來說，通信雙方交換彼此密鑰，并存放在安全處，需要對方發消息時，用密鑰進行加密，在收到數據后，用對方的密鑰解密。第三，網絡與硬件載體安全。建立備份與恢復系統，即使出現信息丟失，只要啟動該系統，可恢復丟失信息的原貌。預防病毒，防止網絡系統遭受侵害。要在計算機系統上安裝防毒軟件，自動殺毒。不允許隨便使用外來磁盤、光盤等存儲介質，必須使用時應嚴格進行病毒檢測，確認無病毒后方可使用。
4.提升企業檔案實體與企業信息整體管理水平。
首先要強化檔案綜合管理。要按集中統一管理的原則，由綜合檔案機構對企業檔案實行統一整理和開發利用。對企業檔案實行綜合管理是當前國有企業轉制而成民營企業的檔案管理模式的主流，但在具體實施中往往有差異。可以實行集中統一式的綜合管理，也可以實行統一領導、分級管理式的綜合管理，該管理模式有利于企業檔案工作的建設，充分發揮企業檔案的整體功能。其次要強化文檔一體化管理。指在企業內對文件、檔案實行統一管理，一般多見于信息化程度較高的企業。檔案部門除管理檔案外，作為企業信息化管理的一個職能部門對企業網上文件與紙質文件同時予以管理，對網上傳遞的電子文件實行邏輯歸檔，相應紙質文件適時另行歸檔。該管理模式能使企業檔案工作與企業信息化進程同步進行，有利于推動檔案現代化管理。
二、民營企業檔案現代化管理的目標
1.為民營企業營造先進的企業文化提供條件。
在知識經濟時代，經濟和文化一體化是必然趨勢。經濟競爭正在逐漸演變成為更加隱蔽的企業文化建設的競爭，而企業檔案本身是企業文化的一種體現，因而可直接服務于企業建設。隨著我國加入wto，國際化的市場競爭使得中國民營企業面臨著來自各方面的嚴峻挑戰，正是這種挑戰，使得
我們民營企業家逐漸認識到企業文化是增強企業凝聚力和競爭力，保持企業發展的重要法寶。民營企業檔案的建設，使得企業的發展史、大事記、實物、專利、榮譽、社會評價，通過信息高速公路向外界展示。企業檔案是以物質的形式存在著，但是許多內容卻是具有無形資產和精神產品的性質和作用，對于一個企業的長遠發展和企業人文文化的塑造具有不可替代性，并且企業文化可以物化為企業的生產力而最終體現為企業的物質產品。它的多重屬性在企業生產經營的發展、企業文化氛圍的營造及企業人文精神的塑造、企業品牌的打造和宣傳方面具有不可替代的作用。2.民營企業檔案現代化管理為企業發展提供信息保障。
市場經濟的發展，企業的重組、兼并、轉制都是不可避免的，因此一個企業在其發展過程中必須重視和建立完備的企業檔案，一些重要的生產資料和固定資產的產權認定、價值估算、價值分割等必須依據企業檔案的一些原始資料才行，同時企業在改組和合并時必然涉及對原有產品的品牌和注冊名稱的相對價值的估算，一些企業的股份改制必然對原有和新的注冊品牌進行評估，甚至一些企業對自身的品牌還要進行一些相關的公證和請求品牌保護。一個企業在發展中由于種種原因會出現資產的借用、轉讓、抵押等經濟活動，企業檔案本身就是企業資產的一部分，它不可避免地要參與企業的借用、轉讓、抵押等經濟活動，因此企業檔案不僅對各種參與借用、轉讓、抵押的企業資產具有估算、監管的作用，甚至自身也會成為企業借用、轉讓、抵押的一個組成部分。我們可以看出，在一個企業的經濟活動中，企業電子檔案是企業經濟活動的必備要件之一，在企業融資、借貸中發揮著不可替代的作用。企業的科研活動也會形成大量的檔案，其中許多內容就是電子檔案，這些電子檔案不僅對從事科研很有用途，而且科研人員和相應其他項目的科研人員在以后的企業科研活動中都會再次利用電子檔案，這些電子檔案保管的狀況對民營企業的經營和科研具有十分重要的意義。
3.民營企業檔案現代化管理能為企業的合法權益提供憑證。
企業檔案作為企業資產權益的原始憑證，是維系企業生存和發展的生命線和保護神。在解決債權、債務和企業之間的經濟糾紛以及企業與職工之間的勞動糾紛問題過程中，企業檔案這一原始憑證顯得尤為重要。隨著市場經濟及法律的完善，企業檔案的經濟價值將會越來越明顯，檔案作為法律憑證作用越來越重要。企業檔案對提升企業整體水平、維護企業自身利益、規避市場風險、發展企業文化、保持企業健康發展具有重要意義。
檔案管理論文:企業內部控制檔案管理論文
一、背景
1.理論研究
自從企業內部控制管理理念提出以來，人們就很重視企業檔案，一些管理專家也都提出內控管理機制中必須要加強檔案管理。如法國管理學家亨利?法約爾認為對“管理機器”加以考察可以評估并指導企業進行改進，他所指的“管理機器”即為“包羅現在、過去和將來的記錄系統”，這里的記錄系統可以理解為企業檔案系統。而另一位管理學家盧卡?帕西奧利也強調必須關心內部的管理控制，還建議“備忘錄、日記賬和分類賬要編上號碼并注明日期，所有交易的文件都要詳盡完備并長期存檔，以及定期核查以便內部控制”，這是早期企業檔案管理與內部控制的雛形。可見在經典管理學家們眼中，完整的企業記錄和檔案系統是企業極為重要的管理依據和控制手段。當前，有學者對檔案管理與企業內部控制關系研究現狀進行了綜述分析(截至2014年1月)。作者以中國知網(CNKI)數據庫為基礎，檢索出有效中文文獻18篇，相關書籍1本；以EBSCO數據庫為基礎，檢索出有效英文文獻12篇，相關法規標準2部；加上我國頒布的《企業內部控制基本規范》(以下簡稱《基本規范》)以及《企業內部控制應用指引》，共計35份文獻。其中最早的是2000年美國的一份政府檔案，強調組織的檔案管理對組織內部控制的作用。隨著2002年美國《薩班斯-奧克斯利法案》(以下簡稱薩班斯法案)和2008年《基本規范》的相繼頒布，近年來對該課題的研究也逐漸增多。但總體來看，檔案管理與企業內部控制關系的研究還處于探索階段，研究成果數量比較少，研究方法比較單一，研究的深度、廣度和高度都有所欠缺，整體上并沒有形成完備的體系，尚存在諸多理論空白。
2.實踐發展
自2001年以來，國內外相繼出現了一系列大型上市公司的會計欺詐事件，如美國的安然、世通以及中國的銀廣夏等，這些都反映了企業控制的嚴重不力。其中安然事件后的一片混亂，促使美國頒布了薩班斯法案，該法案對于檔案材料的真實性、完整性都做了強制性要求，同時還要求檔案材料必須滿足信息披露的透明性和及時性。我國各界也逐漸認識到，作為市場經濟的主體，企業只有提高內部控制能力，使企業的各項活動和資源都能夠處于可控、優化狀態，才能提高其核心競爭力。2008年，我國財政部會同證監會、審計署、銀監會、保監會制訂了《基本規范》，隨后越來越多的企業也開始執行并制定適用、有效的內部控制制度。通過閱讀可以發現，《基本規范》中多個條款與企業檔案管理直接或者間接相關，檔案管理作為企業信息控制的關鍵，在企業內部控制過程中的重要性不言而喻，許多企業也逐漸認識到了這一點。如中國長城資產管理公司將檔案作為一個重要的控制點，建立了以“三鐵(即鐵規章鐵賬本鐵檔案)”為載體的內部控制制度，從根本上提高了控制效率，確保了長城公司各項工作在合規合法的前提下高效運轉。我公司在制定《內部控制手冊》時，也將相關的檔案管理制度納入其中。
二、檔案管理與企業內部控制的相互關系
《基本規范》第五條提出企業建立與實施有效的內部控制，應當包括五大要素，即內部環境、風險評估、控制活動、信息與溝通、內部監督。其中“信息與溝通是企業及時、地收集、傳遞與內部控制相關的信息，確保信息在企業內部、企業與外部之間進行有效溝通”，這里的信息包含了企業檔案信息，所謂“溝通”包含了檔案信息的傳遞、服務功能。可見，檔案管理與企業內部控制是緊密相關、不可分割的。
1.檔案管理對企業內部控制的作用
企業檔案是企業在研發、生產、經營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件，它的原始記錄性決定了其基本價值，即具有參考作用和憑證作用。在企業內部控制過程中，這一作用的發揮顯得更加重要和明顯。檔案管理的對象是企業各項活動中形成的全部檔案信息，而檔案管理的最終目的是為用戶提供方便、有效的利用。可以說，在現代化企業管理中，檔案管理負責信息的匯集和回饋，通過接收檔案信息、提供信息服務的循環運行，參與到企業管理的各個階段，是企業信息控制的關鍵環節。企業檔案既是企業有形資產的記錄和憑證，也是專利權、商標權、知識產權等無形資產的依據和證明，在企業創新、企業管理和規避風險中具有不可替代的作用，并為規范企業管理、輔助生產經營、維護企業合法權益和企業職工利益、完善法制經濟、解決企業紛爭提供信息支持。可見，企業內部控制制度的有效運行，離不開完善的檔案管理工作。
2.企業內部控制對檔案管理的影響
企業的內部控制機制能夠有效記錄并監控企業所有活動信息，這對于企業檔案管理也具有積極的影響。首先，企業內部控制強化了檔案管理的規范性。依據內部控制制度的要求，檔案人員需對現有流程進行梳理，對現有記錄的合理、合規性進行重新確認，對遺留問題進行調整處理，對查閱記錄、借閱記錄、借閱臺賬及全部檔案目錄進行核對清理，進而確保各項信息的。其次，企業內部控制進一步確保了檔案信息的真實性和完整性。由于檔案的特殊性，內部控制過程中的檔案管理需設置兩個風險防控流程。一方面，在檔案文件材料歸檔時要認真履行交接手續，保障歸檔文件材料的原始性、完整性和真實性；另一方面在檔案文件材料的查閱借閱時，要認真履行查、借閱手續，確保檔案文件材料在此過程中不會發生更改、破損、丟失等情況。再次，企業內部控制完善了檔案管理流程。企業內部控制要求企業的文件材料及其信息自產生時就要處于有效的控制管理狀態，打破了文件與檔案管理的明顯界限，實現文件、檔案的全過程、系統控制管理，保障文件和檔案之間的連續性。同時由于信息是內部控制的重要因素之一，各部門的歸檔積極性也有所提高，由被動歸檔逐步轉變為主動歸檔。總之，企業檔案管理與內部控制工作之間是一種良好的促進和循環關系。做好企業檔案管理工作就能夠促進企業內控能力的提高，而企業的內控機制又反過來完善企業檔案管理工作。
三、企業內部控制過程中檔案管理的強化措施
企業內部控制是一個依賴信息反饋的過程，檔案作為信息的匯集中心，在控制過程中占有非常重要的地位。因此，從內部控制的角度出發，應該對檔案管理采取相應的強化措施，從而為企業內部控制提供信息保障，促進內部控制工作的有效運行。
1.加強與檔案管理相關的企業法律法規建設
我國有關檔案管理的法律法規和企業檔案管理規定為現代企業檔案管理提供了依據和標準，而《基本規范》為企業內部控制的合理性開展提供了指導和方法。通過分析檔案管理法律法規和內部控制基本規范可以發現，兩者具備相關性，企業內部控制的實現需要檔案管理的支持，然而《基本規范》中雖多處提到了“資料”“信息”“記錄”等，說明檔案管理的重要性，但在具體文字中卻仍未明確指出。同時在我國已頒布的涉及企業的法律中，也都沒有對檔案工作的明確規定。但是隨著企業內部控制的發展，我國社會檔案意識也在不斷提高。近兩年中央有關部委制定的針對上市公司內部控制的規章中，逐漸對檔案管理提出相關要求。在全國政協十一次會議上，曾任國家檔案局局長的毛福民委員提交了“關于在國家涉及企業的法律法規中對檔案管理作出明確規定”的提案，建議有關部門在制定、修改有關企業法律法規時，具體明確企業必須建立業務檔案和財務檔案，設立合理的保管期限，建立企業檔案工作制度，保持檔案原始性和完整性等企業檔案管理內容。明確企業檔案的重要性，加強與檔案管理相關的企業法律法規建設，這既是內部控制與檔案管理的相互影響與促進，也是從國家層面出發，建設企業內控與檔案管理長效合作機制的必然措施。
2.加強企業內部檔案制度建設，完善檔案管理體系
企業檔案管理體系是由多種要素構成的工作系統，一般包括檔案管理體制、檔案工作制度、檔案信息管理系統、主要業務內容、主要工作流程以及檔案人員和檔案管理設備設施等要素。其中檔案工作制度是企業關于檔案工作的一組集成配套的管理辦法、業務標準、操作細則，它是開展檔案管理的行動指南和業務尺度，是運行和控制檔案管理的標準和依據。《企業檔案工作規范》(DA/T42-2009)中將檔案工作制度的內容作為一個制度體系予以重點列出，并指出其構成內容包含“檔案工作規章”、“檔案管理制度”、“檔案業務規范”三項內容，說明企業檔案制度的重要性。目前，我國大多數企業的檔案制度相對完善，但隨著時間的推移以及內部控制工作的發展需求，檔案工作制度也要不斷修訂，從文件的產生、傳遞到歸檔，都要有明確的管理細則，權責分明，確保檔案的真實、完整，保障檔案工作的高效、規范。同時，還要建立有效的檢查措施，定期對制度的執行情況進行檢查，在實踐中自始至終對制度加以落實，從而滿足企業內部控制度對檔案管理的要求。
3.轉變檔案管理模式，實現工作流程重組
企業檔案是企業各項職能活動的產物，是隨著企業各項職能活動的開展而產生的。對企業內任何一個部門而言，它所產生的檔案是其各項行為活動的原始記錄，是其職能作用和工作績效的有力憑證，而內部控制正是針對企業各項活動開展的風險評價和審計監督。因此，各項活動中所產生的檔案是否完整系統，檔案管理是否科學有序，將直接影響到內部控制工作的有效性。在傳統管理環境下，企業檔案管理和文件管理以“歸檔”工作為接口銜接，檔案部門缺乏對歸檔前文件的有效控制，這也正是在內部控制過程中檔案管理所需要解決的主要問題。要實現企業檔案的有效管理，就應當增強企業檔案管理的靈活性、多樣性，將企業檔案管理的范圍擴展到企業文件材料形成之時，對檔案工作流程重組，構建正確的檔案管理模式，如文檔一體化或企業信息一體化管理。即打破對現有文件管理的思維定勢，從文書管理和檔案管理的全局出發，實現從文件生成、辦理到檔案歸檔的全過程管理，實現企業檔案管理前端控制管理的模式。這種模式要求檔案管理要與企業職能活動同步進行，控制監督歸檔前的文件管理活動，實現對文件到檔案的全過程控制，做好歸檔工作；同時還要重視對歸檔范圍和分類體系的重新審視，并與業務部門配合，做好企業重要活動檔案的跟蹤工作，及時收集易散落的文檔，真正使企業內控在良好的檔案信息記錄習慣和充足的檔案資源基礎上實現。
4.提高人員參與意識，加強團隊合作
檔案管理在企業內部控制過程中的地位非常重要，而一個企業的檔案意識則直接影響到檔案管理水平的高低。因此，要實現檔案管理在企業內部控制過程中的積極意義，必須從整體上提高企業的檔案意識。首先，對于企業管理層而言，要充分認識到檔案在企業內部控制中所起的關鍵性作用。由于企業檔案的形成、產生和最終歸宿均在企業內部，對外無明顯產品特性，所以往往容易被管理者忽視。但是隨著企業內控的發展，檔案在其過程中的參考和憑證作用越來越顯著，檔案管理在企業活動中的重要性也日益凸顯，管理層的重視將更有利于檔案工作的有序開展。其次，對于檔案管理人員而言，其對檔案現象的認知水平，是決定企業檔案管理水平的重要因素。因此要加強檔案管理人員對檔案工作內容和檔案工作相關領域內容的認識，提升檔案管理思想，學習現代企業制度和相關檔案管理知識，理解其職能在內部控制過程中的作用，從而在日常的檔案管理工作中完成好其分內職責，并促使檔案工作促進并支持企業內部控制的有效進行。，對于其他業務部門的工作人員而言，也要具備檔案意識，而這主要依靠檔案人員向企業員工進行宣講來實現。要使業務部門的工作人員認識到檔案是其各項行為活動的原始記錄，檔案管理與其職能活動的開展以及內部控制工作的進行都是緊密相關的。提高業務部門工作人員的檔案意識，有助于推進檔案管理與企業職能活動的同步運行，實現文檔一體化或企業信息一體化管理，從而促進檔案管理各個環節在企業內控體系中順利開展。
四、結語
總之，隨著《基本規范》的實施，越來越多的企業開始運行內控體系，制定適用、有效的內部控制制度，規范內部控制工作的程序、方法和要求，明確各機構在內部控制過程中的職責權限。在這一新的形勢下，檔案管理作為企業管理活動的關鍵環節之一，也是內部控制工作的重要信息基礎，只有不斷地完善和進步，才能滿足企業內部控制的需求，促進企業內部控制體系的長期有效運行。
作者：張潔麗 劉棟 單位：中國重型機械研究院股份公司 中交二公局第二工程有限公司
檔案管理論文:社區衛生服務檔案管理論文
一、當前社區衛生服務檔案管理工作存在的問題
規范社區衛生服務檔案管理是社區醫生了解轄區居民個人健康狀況的基本資料，基本的就業，救濟，社保等群眾服務工作，都要以社區衛生服務檔案為基礎。建檔是社區建設的重要組成，它記錄社區的發展，客觀反映社區面貌。但是當前社區衛生服務檔案管理工作存在以下幾個問題。
1.健康檔案利用率低
當前，居民個人健康檔案的管理多數是統計成紙質的檔案信息，之后再錄入到電腦中。受到信息化程度的制約，居民的各種健康信息和電子檔案不能做到數據之間的相互轉化和更新，各級就診機構之間因為缺乏相互之間的溝通，健康檔案管理的許多變化也就不得而知了，不能做到健康檔案的及時更新，這樣就成為了“死檔案”，也就失去了其應有的功能。
2.居民對健康檔案的認可度不高
基本公共衛生服務項目是從09年開始實施了，而建立健全居民的個人健康檔案是基本公共衛生服務項目的重要內容。但是就檔案管理的實際工作來看，居民對健康檔案的認可度不高，依從性差，部分居民還保留傳統的“健康就是沒病”心理。因此他們對居民個人健康檔案的建立不太認可，大部分居民都是經過檔案管理工作人員勸說后來同意建檔。經過詢問調查發現，多數居民不愿建檔的主要原因，是擔心其個人和家庭信息的泄露。基于此，工作人員可以和居民溝通講解健康檔案的優點，打消居民內心的顧慮。
3.社區衛生服務機構建檔困難
當前，居民的居住環境相對閉塞，社區衛生服務機構進駐居民生活小區開展建檔工作，需要取得物業公司的支持。而且老人、小孩受騙的情況時有發生，社區衛生服務人員很難敲開居民的大門。在加上一部分社區衛生服務機構工作人員對于居民檔案工作的認識不夠，依然保持著傳統觀念，加上社區衛生服務機構在人手受限的情況，居民健康檔案的建設工作進展緩慢。
二、規范化管理的幾個重要環節
1.加大投入，建立統一的健康檔案信息化平臺
建立統一的健康檔案信息化平臺,實行民政、公安、衛生計生、物業管理等多方溝通合作,切實利用檔案信息的各種資源。社區衛生服務檔案管理要圍繞為居民服務這個宗旨,要讓居民切實感受到檔案管理工作所帶來的便利。建立健康檔案的目的就在于更好地了解和掌握所轄范圍內居民的基本健康狀況，更好地為居民服務。2006年衛生部已將社區精神衛生服務列入基本公共衛生服務精神內容,實施重性精神疾病醫院、社區連續管理和治療并建立健康檔案措施。2013年，國家衛生計生委、國家中醫藥管理局聯合發文，將中醫藥健康管理服務納入基本公共衛生服務項目。所有這些項目都應記錄在居民健康檔案內。所以建立統一的信息化平臺已是大勢所趨,紙質檔案不利于查找和進行檔案動態管理,降低了檔案的使用價值。通過制定統一的信息化發展規劃，制定各項技術標準和技術規范，編制一套切實可行的社區衛生服務信息化建設管理軟件，實現對城鄉居民健康檔案信息的動態管理和本地區范圍內的信息交換和共享，可實現健康檔案的靈活運用，從而實現為居民提供連續性、綜合性、協調性衛生保健服務的目的，逐步使居民養成預防為主的保健理念，降低居民就醫費用，實現建立健康檔案的初衷。
2.加大宣傳力度,提高居民對建立健康檔案重要性的認識
充分發揮廣電、報刊、網絡等媒體作用,結合各種衛生日，開展形式多樣的宣傳活動,提高居民健康和建檔意識。不但讓群眾成為健康教育和健康促進的參與者和受益者,而且要提高他們對健康體檢以及健康檔案的依從性,及時把體檢資料和健康信息反饋給社區醫護人員。
3.加強人才培養
社區衛生服務機構的功能定位是“六位一體”，包括預防、保健、健康教育、醫療、康復、計劃生育技術指導。它的服務特點是貼近群眾，解決廣大居民的基本公共衛生和醫療服務。為適應社區衛生服務機構的這一功能，“全科醫生”便成為一種需求。而社區衛生服務機構全科醫師比較缺乏，不能滿足居民需求。建立居民健康檔案的渠道之一就是門診就診，由全科醫生建立。而全科醫生人手有限，往往只顧了醫療，而忽略建檔。要加強培訓，提高社區醫師的建檔、檔案為我所用的意識。
作者：武依然 單位：石家莊市社區衛生服務管理中心
檔案管理論文:煤礦安全生產檔案管理論文
一、搞好檔案工作首先企業必須重視
企業中很多人不了解檔案管理在企業管理和安全生產中的重要作用，因而檔案意識薄弱，對檔案管理工作重視不夠。有的人甚至認為檔案管理可有可無，可強可弱，對企業的安全生產和各項工作影響不大，因而導致檔案管理工作在企業中處于邊緣化狀態。由于長期計劃經濟體制的影響，當前企業檔案管理工作在很大程度上沿襲了過去的思維習慣和行為方式。在企業所有制形式多元化，產權結構不斷變動和調整，管理體制發生重大變化的新形勢下，如果部分企業領導仍然缺乏應有的檔案意識，對檔案管理重視不夠，就難以保障強化檔案管理所必需的設施、設備和人員配備等條件。如果檔案管理人員也普遍存在對檔案管理的重要性認識不足，對自身崗位定位不準的問題，滿足于“看好門、管好物，交什么、收什么”的管理方式，強化檔案管理就會成為一句空話。企業檔案管理應該服從、服務于中心工作，積極主動地與安全生產和企業各項工作緊密配合，實現檔案管理與企業管理的有機融合。但由于多方面原因導致檔案管理與中心工作存在脫節現象，檔案管理人員對服務中心工作缺乏主動性，滿足于看門守攤得過且過，很多有利用價值的檔案資料束之高閣無人問津。
二、加強企業檔案管理，做好科技檔案的收集
檔案資料中的科技檔案就包括了生產礦井瓦斯、水文地質資料。檔案管理部門有責任收集、保存生產礦井瓦斯、水文地質資料，并為有關部門和人員的分析、利用提供服務。從保障安全生產的角度來說，檔案管理工作理應與企業同時誕生和同步發展，同時企業發展進程中產生的包括礦井瓦斯、水文地質資料在內的不少值得保存的資料，無法收集保存到檔案部門，其中流失和散存于個人手中的為數不少。在采取得力措施盡可能廣泛地收集礦井瓦斯、水文地質資料的基礎上，保護好和利用好現有檔案資源，認真總結分析檔案查閱的規律和特點，針對直接服務于安全生產、利用率較高的礦井瓦斯、水文地質資料的特殊重要性，創新工作思路、工作內容和工作手段，拓展服務方式，更加注重開發利用，激活休眠中的檔案資源，提品質案信息資源的利用率，使有價值的檔案資料進入領導的決策視野，不斷提升檔案工作的影響力，為企業安全生產提供更為專業、具體、周到的服務。企業檔案工作創新要有融入企業多方位管理的“大檔案”思想，一是檔案管理工作必須與企業各項工作“互聯”，解決企業檔案工作的“孤島”問題；二是企業檔案工作者必須從社會和企業的大視野中，重新認識自己的工作性質，跳出檔案圈子看檔案。改變過去與企業其他部門缺少交流、溝通，導致很多人都不了解檔案工作的狀況。今后檔案部門必須加強與各部門的聯系和溝通，把檔案管理工作融入企業主體，作為企業文化建設的重要組成部分，與相關部門互相配合，共同策劃。同時，檔案工作者要學會換位思考，站到檔案利用的角度重新認識自己的工作。目前仍然存在的檔案分類繁瑣、查閱手續復雜、規章制度不合時宜和服務方式不適應等問題應該引起高度重視，通過推行工程建黨工作與工程計量工作相結合的做法來保障重點工程檔案的及時歸檔，積極主動加以整改。
三、積極作好檔案宣傳工作
加大對檔案工作的宣傳力度，使各級領導、中層干部到全體職工都充分認識到檔案工作的重要性，認識到檔案管理與各項工作特別是安全生產的密切關系，在工作中更好地支持檔案管理工作，從而增強全員檔案意識。要通過深入宣傳，把檔案管理的重要性上升到企業生產安全、員工生命安全和干部政治安全的高度，促使各級干部和檔案管理人員進一步提高對檔案管理工作重要性的認識，更加重視發揮檔案工作在企業安全生產和經營管理中的作用。檔案管理的最終目的就是為企業安全生產和各項工作提供利用，所以檔案管理人員要強化服務意識，在保管好檔案資料的基礎上，多途徑、多渠道地開發檔案信息資源，尤其要特別注重收集事關安全生產的礦井瓦斯、水文地質資料，使檔案資料更多地為企業安全生產、經營管理工作服務。同時還要積極開展編研活動，對檔案信息進行深層次開發和加工，編寫各種專題匯編，為利用者提供多層次、多方位、有實效、有價值的信息。針對企業安全生產和經營管理中存在的問題，要主動地為相關業務部門提供專業、專題服務，在確保檔案資料收集齊全完整的基礎上，進一步改進服務態度，提高服務質量，熱情接待基層單位和專業人員查閱、利用相關檔案資料，使檔案資料在企業安全生產和經營管理中發揮更大的作用。
四、提品質案人員的業務素質、加強繼續教育
檔案管理人員隊伍建設是實現檔案信息化成功的根本，決定著檔案信息化的發展速度和質量。提品質案管理人員的信息化意識。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現的。要不斷提品質案人員的業務素質，
1.要進一步提品質案意識。
要正確貫徹落實國家檔案法和有關的規定，提高和增強重點項目參加人員的檔案意識和法律觀念。可以通過擬定一系列規章制度的辦法，通過用制度的方式約束、監督、指導檔案管理人員。
2.要建立保障檔案數字化制度。
明確目標，通過建立數據庫的方式把檔案工作納入與工程建設同步發展的軌道,將其寫進工程管理規章制度之中。通過電腦數據匯總,建設指揮部很快將整個工程的案卷目錄編排和打印出來。一方面,大大加快了檔案室整理、編目的工作效率。另一方面,電腦保存的案卷和卷內文件2個層次的條目數據,可一次輸入,多次輸出,既能滿足業主、使用單位、建設單位的要求,還能滿足城建系統不同格式的打印需求,為工程檔案的移交提供了極大的方便,同時也為檔案的利用打下了基礎,為集團創建檔案目錄中心提供了原始數據。
3.要建立重要檔案數據庫，保障檔案數據的安全。
針對重點工程施工情況復雜的特點,建設單位要制訂與工程建設同步發展、相互促進與制約的檔案管理機制。要健全檔案管理規章制度,任何檔案工作的開展都必須嚴格執行《檔案法》及行業內的檔案管理辦法。
4.要不斷提升檔案管理人員的業務素質。
不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規范管理，而且要掌握計算機系統和網絡安全防護知識，以確保管理活動記錄的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業知識，提高自身的業務素質和工作水平。
檔案管理論文:無紙化檔案管理論文
1無紙化檔案管理面對的新挑戰
1.1從業人員對無紙化檔案管理認識水平不到位。
很多檔案從業人員受傳統檔案模式的束縛，在他們看來，只有紙質的檔案才算是真正的檔案，而不接收無紙化的檔案；有些檔案部門只是將無紙化檔案當作是檔案的補充資料或者是副本來管理，也并未將其視為真正的檔案來管理。如果這是認識一直存在，那么等到檔案進行無紙化時代時，有些檔案管理部門將不會接收到任何檔案信息。檔案管理人員對無紙化檔案管理存在兩種極端的現象，一是因為無紙化檔案生成速度非常快，其管理也非常容易，檔案管理人員就過分的依賴計算機等設備，對一些重要的信息沒有進行復印，如果計算機中毒或者出現其他故障，很可能的所有的檔案信息都會消失，造成嚴重的損失；另一是有些檔案管理部門雖然利用計算機來管理檔案，但是幾乎每份檔案都要復印打印一份，這失去了計算機管理檔案的價值，既產生了浪費，又不會給檔案管理人員增加了工作量，尤其是歸檔管理。
1.2無紙化檔案信息無法保障可讀性。
無紙化檔案信息不同于傳統的紙質檔案信息，雖然方便了管理，但是有些因為硬件或者軟件的問題出現不可讀的現象。通常紙質檔案如果外表出現問題，檔案信息有時并未受到任何影響，但是無紙化檔案卻不同，裝有檔案信息的磁盤表面完好無損，但是可能因為硬件、軟件或者程序發生了變化，而出現不可讀的現象。近些年來，信息技術的發展有目共睹，相關人員不斷發展新編碼來替換傳統的編碼，為檔案多使用編碼相對要滯后一些，再加之，這種更新換代的速度也以超高過了檔案所使用的計算機的運行速度，這就產生了很多的矛盾。
1.3難以判斷檔案是否具有原始性。
檔案的價值主要集中在原始性上，也就是說只有檔案是原始的檔案，在法律上才會承認其真實有效，如果在這期間出現了改動的現象，檔案也就失去了法律效率，不具備任何價值。這也正是無紙化檔案面臨的一大挑戰，因為無紙化檔案都是存在計算機中，在使用的過程中極容易將其更改，再加之，無紙化檔案本身信息與載體就相互分離，這種特征使其在生成與傳輸時都會出現更改的現象，對于無紙化檔案來說，我們沒有辦法像紙質文件一樣利用一定的標準來保障其原始性。因此如何保障無紙化檔案的原始性是目前有關人士需要解決的主要問題。
1.4邏輯檔案與實體檔案歸檔存在問題。
無紙化檔案生成之后，對其進行實體歸案還是邏輯歸檔這是需要慎重選擇的，如果是實體檔案歸檔，就是將保存檔案的磁盤或者其他硬件交給有關部門，這種歸檔方式相對誰來比較麻煩，但是具有一定的安全性；如果選擇邏輯歸檔，就是將保存檔案的告訴相關部門，這樣就不用改變原來的檔案存放的位置，雖然如果按照這種方式歸檔，檔案、歸檔者以及接受檔案的部門距離相差會非常遠，但是只要通過簡單的操作即可，非常簡單方便，但是卻沒有辦法保障無紙化檔案的安全。
2解決無紙化檔案管理挑戰的措施
2.1更新觀念，迎接挑戰。
無紙化檔案的出現也就是近幾年的事情，對大多數人們來說還是一件新鮮事物，對這樣的新鮮事物只有通過宣傳和開發利用，才能提高人們的認識。檔案部門要加大宣傳力度，強化依法治檔意識。尤其是提高直接形成電子文件的部門領導及其工作人員的檔案意識。只有各部門、單位通力配合，齊抓共管，才能搞好電子文件的及時歸檔和無紙化檔案的安全管理。
2.2研究無紙化檔案的特性，制定切實可行的措施，保障無紙化檔案的安全與完整。
無紙化檔案具有信息的非人工識別性、對系統設備的依賴性、信息與載體的可分離性、信息的易改性等特點。信息非人工識別性，是指電子文件是由計算機處理和生成的數字化的信息形態，人工無法直接識別，必須由相應的計算機軟硬件設備將載體上的編碼序列讀取出來，然后轉換成人工能識別的形式。所謂對系統設備的依賴性，是指電子文件的生成、傳輸、存儲都是通過電子計算機實現的。所謂信息與載體的可分離性，是指電子文件內容存儲的位置可以從一個載體轉換到另一個載體上，其內容卻不發生任何變化。所謂信息的易改性，是指對電子文件內容進行修改非常容易，而且改后不留任何痕跡。
2.3針對電子文件的特點，制定采取保障電子文件“物理生命”與“信息生命”的安全性保護措施。
保護電子文件的“物理生命”主要包括以下幾點：一是防磁，二是控制調節環境的溫濕度，三是防止機械損傷，四是注意環境衛生。對電子文件“信息生命”的保護主要包括以下幾點：一是保障電子文件的持續可讀性，二是防電腦病毒，三是控制網絡中電子文件系統的安全，四是備份處理，異處保存。
2.4制定一系列配套的法律法規、規章制度、技術標準。
為了保障無紙化檔案的完整、、安全和電子文件管理的高效和科學，必須有相關的法律法規和各種標準來支持，其中包括與電子文件和網絡相關的法律、制度，網絡系統保密論證和驗收要求，以及各種密級電子文件的計算機著錄、管理、傳輸的規定，另外，還包括計算機和應用軟件的兼容性標準等。
3結語
綜上所述，可知無紙化檔案管理在發展的過程中，的確存在著很多問題，其中最重要的是解除無紙化檔案原始性的問題，因為檔案只有具有原始性，才擁有法律效力，否則就失去價值，而無紙化檔案在生成以及使用的過程中，都很容易被更改，破損其原始性，因此如何保護其原始性成為無紙化檔案管理的重點。
作者：李力力 單位：泰來縣人民醫院
檔案管理論文:民辦高校畢業生就業檔案管理論文
一、民辦高職院校畢業生檔案的歸屬
民辦高職院校畢業生在離校之前沒有落實就業單位的學生，需要將檔案返回生源地由院校就業指導中心派人送至即人才交流中心進行登記編號，畢業生擇業期一年內可以進行免費存放。
二、民辦院校就業檔案服務程序
1.開具證明。擇業期內未落實就業單位并且檔案還存放在市人才交流服務中心的畢業生可以享受一下服務：憑就業報到證開具存放檔案證明、開具未就業證明其他與檔案相關的證明。
2.檔案提取。擇業期（2年）內就業手續辦理完的畢業生，可以憑就業報到證、加蓋公章的就業協議書，到各級人社局進行檔案提取。擇業期內沒有就業畢業生不能進行檔案的提取。
3.對于自謀職業、出國留學、擇業期未滿的畢業生檔案和派遣期內自謀職業或自費出國留學以及擇業期滿后仍未就業的畢業生，可在各地市人才交流服務中心辦理人事檔案保管。
三、民辦高職院校學生“學籍檔案”與“人事檔案”的主要區別
民辦高校畢業生學籍檔案是指學生通過參加全國統一高考并被錄取的學生檔案，它以文字資料形式記錄學生在校期間的學習成績、家庭狀況、高考成績、在校期間表現、在校期間的獎懲情況等。民辦高職院校畢業生的人事檔案是由學籍檔案轉換的，畢業生畢業后將其學籍檔案中放入該畢業生的報到證當中，然后由學校將檔案轉交畢業生就業單位或人才交流機構。學籍檔案也就正式成為畢業生的人事檔案，它需要通過畢業生與用人單位或人才交流機構簽訂就業協議，取得報到證后才能得以實現。
四、民辦高職院校畢業生檔案存在問題及解決辦法
一是畢業生進入國家機關、事業單位、國有企業，這些用人單位本身具有人事管理權，他們可以直接接收畢業生檔案。二是各類非公企事業單位與民營機構他們沒有檔案管理權。畢業生畢業后一定將檔案交由各級人才交流服務機構進行統一管理。檔案存放在人才交流中心，方便又安全。三是畢業生在檔案的轉遞過程中需要注意一下幾點：
1.在不能搞清楚用人單位是否具備人事管理權之前，不能把檔案轉入該用人單位，應將檔案轉交給該用人單位所在地的人才交流中心進行管理。
2.個別沒有檔案管理權的單位違規接收檔案，導致檔案丟失。為了避免上述情況發生，畢業生應首先詢問用人單位的性質，在確定對方是否具有人事檔案管理權限后再決定將檔案投向哪里。
3.檔案的歸屬是有相關規程的，學生在離開學校之前要制定好檔案調離時間，不要將檔案來回調離，好做到一步到位。
4.畢業生畢業后在異地找到工作單位，戶口不落回本地的畢業生、考研的畢業生以及無法確定是否在用人單位長期就職的畢業生，這部分學生可以將自己檔案交由人才交流服務中心進行托管。
五、民辦高職院校畢業生工作后檔案提取及補辦辦法
一是畢業生還沒畢業，檔案不可能調走，當畢業生找到工作單位時，一般公司會把員工檔案統一存在當地人才交流服務中心，不過學校一般建議學生檔案不要交由企業管理，以防離職時候被企業扣留。學生可以選擇將檔案掛靠在學校所在地的人才交流服務中心，期限為兩年。二是畢業生找到工作時，必須要及時辦理就業手續，將檔案放回原籍人事局或人才交流服務中心。三是若畢業生更換工作單位，所在單位可發函將檔案調出。如果超過擇業期仍未落實工作，注意這些學生的檔案將被打回原籍過程中容易丟失。四是檔案由學生本人保管超過兩年時就會變成黑檔。五是建議民辦高職院校學生盡快補辦存檔手續，未超過擇業期的畢業生去人才市場補辦，超過擇業期但年齡未超過35歲的按非普通高校畢業生身份重新辦理，檔案在本人手上需要盡快向相關的人才服務機構進行咨詢，若檔案曾經被打開，需要將相關資料向有關部門核實，補齊代管費。綜上所述，目前我國民辦高職院校畢業生量大面廣，所進的就業單位大部分是民營企業，檔案管理、檔案去向、檔案歸屬、檔案作用、檔案的重要性等系列工程，管理起來都很困難，并且民辦高職院校畢業生是一個正在集中進入社會的龐大群體，也是企業發展后備力量。民辦高職院校畢業生對檔案管理的認識不足，同時也是目前檔案管理工作的一個薄弱環節。民辦高職院校檔案管理意識應從在校生抓起，高度重視畢業生檔案的重要性，讓學生在校內就了解個人檔案的重要性，提高學生檔案管理的意識。對學生采取開設專題講座、讓學生積極參與，共同做好民辦高職院校檔案工作。
作者：鄭瑩瑩 單位：惠州經濟職業技術學院
檔案管理論文:行政事業單位檔案管理論文
1目前行政事業單位檔案管理中存在的問題
1.1行政事業單位對檔案管理工作不夠重視
國家對檔案管理工作有明文規定，制訂了《檔案管理辦法》、《檔案法》等法律法規供相關行政單位進行學習與貫徹，但是實際工作中行政事業單位對相關的法律規定并沒有引起足夠的重視，在工作中對檔案管理工作認識不夠，而且貫徹力度不到位，這樣就導致一些檔案工作在實際工作中并沒有發揮正常的作用，這樣長期不重視檔案管理工作，容易導致檔案管理工作的混亂，影響企業的發展。
1.2檔案管理工作中的基礎業務薄弱
目前行政事業單位中檔案管理工作相對基礎比較薄弱，雖然一些單位已經建立了檔案的管理制度，但是在實際工作中卻沒有真正去落實這些制度，許多檔案在整理過程中不夠規范，沒有按照要求進行檔案歸整，這樣經常會出現嚴重的組卷混亂現象。同時行政事業單位沒有進行有效的檔案鑒定與監督工作，許多工作未能夠按照相關的法定程序進行檔案管理，進而引發一些工作上的問題。
1.3檔案管理的設施比較落后
行政事業單位因為沒有對檔案管理的意識不夠強烈，進而導致單位內部的檔案管理部門的現代化設施不夠齊全，設施趨于落后狀態，比如說，一些檔案管理室空氣比較污濁，庫房簡陋，有些儲藏室內竟然還堆放著一些易燃物品；辦公條件簡陋，未能實現三室（辦公室、接待室、檔案室）分開辦公等，這些因素都會影響到行政事業單位的檔案管理工作。
1.4檔案管理工作人員整體素質有待提高
行政事業單位中檔案管理工作中出現問題的原因還有管理人員自身的素質和專業水平不高，一些管理人員經常會進行變動，導致檔案管理部門即使對員工進行培訓，但出現工作調整時，都會影響到整個檔案管理工作的正常運行。
2行政事業單位檔案管理創新的思路與對策研究
2.1建立比較健全的檔案管理制度
為了保障檔案管理工作更加明確，具有創新性，應該要建立比較合理的、科學的檔案管理制度，根據行政事業單位實際的發展情況進行制度建立，同時要確保檔案管理制度可操作、實用、簡明，能夠在實際的檔案管理工作中發揮作用；要保障制度在約束的地位上是平等的，這樣能夠有效約束領導與職員的工作行為，使單位上下嚴格按照制度進行工作，保障制度的執行力度；建立嚴格的獎懲制度，這樣能夠在檔案管理工作中對員工的工作進行公平的、嚴肅的管理，保障制度在執行和管理工作中發揮其重要的制約作用，保障獎懲分明。
2.2加強管理，使檔案管理的水平有所提高
為了保障檔案管理工作有序開展，應該要對單位進行一定力度的宣傳，使員工進行相關工作的學習，進而能夠更加重視檔案管理工作，并且能夠提品質案管理的水平。所以，行政事業單位要建立一支完善的領導隊伍，定期檢查和指導檔案管理工作，并且要根據單位發展情況，制定合適的考核機制進行檔案管理工作考核，在檔案管理工作中實行動態的管理，使員工能夠加深對檔案管理工作的重視程度，進而能夠提品質案管理工作質量，確保檔案管理工作更加科學化、規范化。
2.3引進信息化技術進行檔案管理，有效提高工作質量
隨著信息化技術的蓬勃發展，計算機技術無疑為各個行業的發展注進了一股活力，因此在檔案管理工作中進行信息化管理能夠有效提品質案管理的工作質量，同時也是社會發展的客觀需要。利用信息化技術進行檔案管理，能夠使檔案資源得到合理的開發與利用，延長檔案的使用壽命，同時能夠提品質案管理工作的效率，使檔案管理改革更具創新性。為了在檔案管理工作中進行信息化技術管理，首先行政事業單位各個部門之間的信息傳遞要保障及時與，這樣能夠保障檔案管理的時效性；然后給單位各個部門配置先進的設備，這樣在進行檔案資料輸入時，能夠更加便捷，并且可以利用計算機技術進行文字、圖片與數據資料之間的轉化，進而保存紙質和電子檔案兩種檔案資料；在檔案管理工作中進行創新，可以根據網絡技術向社會提供更多的檔案信息服務，這樣能夠保障資料信息共享，進而能夠提品質案的使用效率和工作質量。
2.4做好行政事業單位的檔案保密工作
行政事業單位的檔案資料十分重要，因此要對資料進行保密工作，首先在進行庫房選址和建造問題上，要根據國家規定進行建筑物設計和施工，要將庫房與閱覽室、辦公室分開，為了防止資料被盜竊，要保障庫房的門窗是牢固的；同時加強庫房的管理，安排專業人士進行庫房看管和巡視，無關人員禁止入內；在管理庫房檔案資料的人員選擇上，要選擇具有專業技能、能夠區分開保密檔案與保管檔案的人才，確保檔案在保存過程中的完整性。
3結語
綜上所述，行政事業單位在檔案管理上存在著一些較為明顯的問題，這些問題如果不加以解決就會導致檔案管理沒法科學進行歸檔和在必要時提供信息，因此在管理上行政單位必須加以創新和改善。
作者：蔡麗華 單位：邵武市水利局水利管理站
檔案管理論文:新時期事業單位檔案管理論文
一、事業單位檔案管理的原則及檔案管理創新意義
事業單位是國家機構的組成部分，其檔案是事業單位所有信息的匯聚地，必須在一定的標準與原則下進行管理：
（1）規范、靈活相統一原則，即事業單位檔案管理方法應該規范、靈活，在遵循相關規定下根據單位自身的特點對檔案檔案進行靈活管理，以此保障檔案管理方法的實用性；
（2）職責、權益兼顧原則，即事業單位檔案管理制度中，相關領導干部及工作人員的工作職責及權益都有明確的范圍確定，當出現檔案管理的紕漏問題，能公平處理和責任到人；
（3）制定、執行并重原則，即事業單位檔案管理制度的制定要保障合理、科學和系統，并確保其執行效率，促進檔案管理制度在實踐過程中的不斷完善；
（4）靜態、動態相結合原則，即事業單位檔案管理要在保持其科學穩定的同時與時俱進，與國際接軌，在時展的大背景下創新檔案管理體制與方法，提品質案管理的科學化水平。毋庸置疑，在社會發展的新時期對事業單位檔案管理工作進行創新，對于滿足新時期事業單位改革具有重大的現實意義。
首先，通過對事業單位檔案管理人員的系統教育與培訓，能強化其檔案管理技巧，有利于檔案管理效率的提升；其次，通過對現代網絡檔案管理工具的使用，能夠獲得更為精準的檔案資料的詳細數據，提升了事業單位檔案管理的網絡化和系統化水平，進而大大提升了事業單位檔案管理的科學化水平；，通過對事業單位檔案管理工具及管理人員等方面的優化，能夠及時發現和解決檔案管理過程中的問題，能不斷的促進事業單位檔案管理體制在理論及實踐上的完善，是推進事業單位檔案管理走向現代化的重要途徑。
二、當前事業單位檔案管理存在的問題
1.檔案管理的基礎業務相對薄弱
由于有些事業單位對檔案管理工作缺乏科學的認識，對國家相關法律學習和貫徹不夠，使得單位檔案管理工作不被重視，造成檔案管理的基礎業務相對薄弱、管理混亂的局面。從目前部分事業單位檔案管理的基礎工作來看，其檔案管理工作缺乏明確的機制、工作流程及標準，即使有的單位建立了檔案管理制度，但卻在執行落實方面有待欠缺，缺少專人負責，單位領導也未真正督促落實，使得檔案整理不規范、組卷不符要求、分散的民生檔案移交受阻以及擅自銷毀應歸檔文件資料的現象比比皆是，不僅違背了事業單位檔案管理的原則，還造成了有效資源的巨大浪費。
2.檔案管理方式陳舊，缺乏創新
通常情況下，要保障事業單位檔案管理工作的效率，就必須在檔案管理方式方面下功夫。然而，隨著社會的進步與發展，在事業單位日常檔案信息處理日漸繁瑣的情況下，檔案管理的方式卻仍停留在陳舊單一的程度上。檔案管理部門對于檔案信息的管理缺乏統一的管理機制，傳統的檔案處理流程也無法對重要的檔案信息進行及時整理、裝訂和歸檔，同時由于缺乏對現代檔案管理設備的利用，缺乏對檔案管理方式的創新，也使得檔案管理效率低下，大量重要的檔案信息資源被破壞和丟失。
3.檔案管理設施落后，檔案資源開發
利用不夠科技及時代的發展，使得現代信息化技術被廣泛的應用到各領域，但是由于我國較多的事業單位未充分的重視檔案工作，因而沒有將現代化的檔案管理設備合理的應用到檔案管理中來。有些單位的檔案管理室條件較差，設備配置不齊全，軟硬件設施更新不及時，一些現代化的光盤和電子檔案處理需求不能得到滿足。現代化的檔案管理僅對相關檔案信息實現了計算機保存，并未實現信息化的處理，造成了檔案信息資料的無形損失。正由于事業單位檔案管理設施的落后，也造成了單位檔案資源開發利用效率不高的局面。對于檔案資源的開發利用，有些事業單位并未重視起來，僅將檔案管理停留在檔案的收集、整理及保管的工作上，對于后期檔案資源的利用力度不夠，一些能為單位帶來有效參考價值及系統服務的檔案資源并未在合適的條件下發揮出作用，使得檔案管理一直處于較為被動的狀態中。
4.檔案管理人員隊伍業務素質不高
對于事業單位的檔案管理工作，檔案管理人員的業務素質對于檔案管理工作的效率有重要影響。縱觀當前事業單位的檔案管理人員隊伍現狀，一方面，部分事業單位的檔案管理人員并非專職管理人員，其身兼多職，對檔案管理工作難以應付，缺乏專業的業務素質也工作責任心，在頻繁的工作變動中，致使檔案管理工作穩定性受到消極影響。另一方面，有些事業單位中在職的檔案管理人員，其本身缺乏專業的業務素質，加之單位未進行檔案管理工作的相關業務培訓，使得有些檔案管理人員并不十分了解檔案工作的具體程序，對于檔案文件的整理、分類及劃分保管等問題出現錯誤，檔案的立卷、歸卷及移交工作也難以順利完成，進而使得單位檔案管理質量低下。
三、新時期事業單位檔案管理創新思路
1.創新檔案管理制度，強化檔案管理能力
一項完善的管理制度通常都是保障工作效率的重要基礎，基于當前事業單位檔案管理工作的現狀以及存在的問題，創新檔案管理制度，建立一套適合于事業單發展實際的檔案管理制度已顯得極為迫切。首先，事業單位應該在單位檔案管理的特點基礎上建立與之相適應的科學合理的管理制度，并確定好檔案管理制度的創新方向及內容，重點對單位檔案管理的機構設置及崗位設置進行制度規定，對制度中的內容進行創新，不斷與時俱進。其次，要堅持制度約束的地位平等性，在檔案管理制度的創新中，其制度既要對檔案管理人員約束，也要對單位領導進行約束，以此保障檔案管理的獨立性與規范性。，要在檔案管理制度中確保獎懲分明，對于檔案管理工作中高度負責的職工進行獎勵，對于為了自身利益而惡意篡改檔案信息的非法人員進行懲罰，以促進事業單位檔案管理事業的健康發展。
2.創新檔案管理信息化建設，提品質案管理水平
在現代信息技術迅猛發展的形勢下，不斷發展的事業單位要想充分發揮出檔案信息的作用，就應該采用科學的現代信息手段對檔案信息進行高效管理。為此，事業單位應該積極引進適合自身發展與需要的現代檔案管理軟硬件設施，并在確保單位內檔案信息傳遞且及時的條件下，利用計算機、掃描儀等現代信息技術實現對文字類、圖片類資料等檔案信息的紙質化與數據格式并存，以此確保檔案信息的安全、完整。與此同時，事業單位還應該創新檔案管理技術，通過網絡向社會提供有用的檔案信息，實現資源共享，以此提品質案管理的質量。
3.創新檔案管理服務手段，提品質案利用效率
在我國各領域中，檔案利用效率低下的現象是一個極為普遍的現象，事業單位檔案同樣也不例外。因為事業單位對檔案管理工作的不重視，使得檔案利用率低，相反，又因為檔案利用率較低，而又因影響到事業單位對檔案管理工作的重視程度。因此，事業單位應該重視起檔案開發利用工作，通過檔案管理服務手段的創新，而促進檔案利用率的提升。具體而言，事業單位可以通過內部局域網，增強網站的信息檢索功能，并模仿數字化圖書館的建立方式，提品質案服務手段。除此之外，事業單位檔案管理部門還可以建立高效的在線服務系統，為用戶提供在線服務功能，以此促進檔案利用率的提升，促進事業單位檔案管理工作水平的提升。
4.創新檔案管理人員培訓機制，強化業務能力
隨著事業單位檔案管理數字化趨勢的增強，事業單位檔案管理人員的業務素質也亟待強化。為了提升事業單位檔案管理人員的業務能力，筆者認為應該創新檔案管理人員培訓機制，結合單位自身檔案管理實施的現狀，建立以網絡培訓為主、實體培訓為輔的培訓機制。通過對管理人員方案管理技術知識的培訓，引導其進行基礎知識學習，以及各種檔案管理理論與是實踐知識學習，不斷強化其自身專業技能，以推動檔案管理人員為檔案管理工作做出更大的貢獻。
四、總結
綜上所屬，新時期事業單位檔案管理工作的重點是創新，只有從管理制度、管理方法、管理建設及管理人才等方面加大創新力度，才能改變當前事業單位檔案管理工作效率低下的現狀，也才能保障事業單位檔案管理工作更好的服務于人民大眾。
作者：王璠 單位：鄖陽師范高等專科學校
檔案管理論文:地質勘查單位檔案管理論文
一、地質勘查單位檔案管理工作中存在的問題
1）檔案管理制度有待進一步規范、健全。
主要表現為檔案管理職責分散、不明確，不同單位的檔案管理可謂是各自為政、標準不一，存在著嚴重的檔案資料重復保存且利用率低下問題，需從制度上加以解決。
2）檔案管理工作水平有待提高。
目前，我國部分地質勘查單位的檔案管理水平，還停留在人工收集、整理與檢索階段，可接觸和獲取的信息量較小，非常不利于檔案的二次開發和利用。
3）檔案管理工作開展欠缺協調、合作。
部分地質勘測單位的檔案管理工作人員與同單位負責其他工作人員之間欠缺協調、合作，沒有更好的利用協調、合作支持檔案管理工作開展，導致檔案管理工作變成了單位里的一塊“世外桃源”，檔案管理工作效果始終不甚明為。
4）檔案管理工作未與地勘行業建設實現同步規劃、發展。
任意一個地勘單位都有自己的近期、遠期規劃，規劃涉及地勘單位的未來規模、發展技術水平、形成何種人員結構等都會做出詳細規劃；而這些規劃中卻很少涉及單位的檔案管理，導致單位的檔案管理工作水平落后于地勘事業發展，勢必會影響地勘單位整體管理工作水平的提高。
5）監督、指導工作不到位問題。
本級檔案管理部門工作離不開上級檔案管理部門的監督、指導，起到把關下屬單位檔案管理的作用。但在實際工作過程中，由于欠缺上級部門的監督、指導，本級檔案管理部門不能及時發現、糾正工作過程中存在的問題，導致本級檔案管理部門工作水平難以得到有效提高。
6）管理經費不足問題。
部分地勘單位由于經濟效益不高影響，可用于檔案管理的經費嚴重不足，這樣用于檔案管理的設施、設備就難以及時得到更新，嚴重限制單位檔案管理工作水平的提高。
7）工作人員隊伍素質問題。
較高的地勘單位的檔案管理工作水平，離不開高素質的檔案管理工作人員，特別是工作人員高水平的專業素質支持。存在部分地勘單位檔案管理工作由其他工作人員兼職現象，這些“兼職”人員的檔案管理專業素質勢必不高，加之這些人員的頻繁調動、調整也會進一步影響到單位的檔案管理工作。
8）不能得到有效開放和利用問題。
新時期的我們必須充分發揮檔案及其管理工作作用，使檔案能真正的為社會主義經濟建設、社會發展服務，而這些目標的實現離不開檔案的開放和利用。開放恰恰是地勘單位檔案管理工作的短板，原因一方面是數字化檔案工作相對滯后，不能很好支持檔案開入工作，另一方面則是受到管理觀念落后影響不能大膽進行檔案開放、利用工作。
二、地質勘查單位檔案管理工作問題對策與建議
（一）建立、健全檔案管理制度，拓展檔案歸檔范圍
通過建立科學的檔案管理體系來進一步健全地勘單位檔案管理工作規章制度，是提高地勘單位檔案管理工作水平的關鍵。伴隨社會的轉型與發展，必須建立與現代社會發展相適應的檔案管理制度，必須建立與現代社會發展相適應的檔案管理體系。比如，在地勘單位內部建立專門的檔案科室，明確檔案管理工作職能，以及將檔案管理工作與單位其他工作共同納入到單位發展規劃、制度制定和考核范圍之中。
（二）做好檔案收集、整理、歸檔工作
文件收集是檔案歸檔的重要環節，收集人員要與各部門定期進行溝通聯系，建立良好的協作關系，做到重要文件、材料不分散、遺失，能夠完好無缺的歸檔。
（三）促進檔案的科學化、規范化管理
為保障地勘單位檔案管理工作的科學化、規范化，首先要增強地勘單位領導、職工的檔案管理工作意識，領導干部的檔案管理工作意識尤為重要。因為領導重視是地勘單位檔案管理工作順利開展的前提和基礎，必須視作為地勘單位重要的工作內容來抓，地勘單位檔案管理工作與其他工作同樣重要，同樣需要制定相關發展規劃來促進檔案管理工作的科學化、規范化發展。
（四）加強對檔案管理工作的監督和指導
上級檔案管理部門有責任、有必要對下級部門的檔案管理工作進行監督和指導；首先，在做好本級檔案管理工作基礎上，要加強對下級檔案管理工作的監督和指導，工作效果的堅決予以表彰，不符合相關要求、規范的堅決予以通報、批評，并限期整改；其次，逐步擴大對下級檔案管理工作的監督、指導范圍，除對工作進行成果監督外，還要嘗試監督其工作過程，保障檔案管理工作的規范化操作。
（五）加大檔案管理投入，保障管理質量
各級地勘單位都應該有計劃的加大檔案管理工作經費投入，目的在于確保地勘單位檔案管理工作的順利開展和工作水平的順利提高。無論是硬件條件還是軟件條件都需要一定經費的投入。檔案管理專用設施是檔案管理工作的硬件條件，例如檔案消毒滅菌機、防磁聲像柜、除濕機、移動密集架等對檔案具有極強的保護作用，而檔案管理系統則是軟件條件，它也是檔案管理工作逐步實現信息化的關鍵條件。
（六）加強隊伍建設，提高人員專業素質
檔案管理事業發展水平高低，很大程度上取決于人才專業素質水平的高低，檔案管理工作人員的素質直接影響檔案管理工作的水平。鑒于此，有必要將專業培訓、進修學習納入地勘單位檔案管理人才培養計劃之中，旨在建立一支高水平的地勘單位檔案管理人才隊伍，為地勘單位檔案管理工作水平的提高、我國檔案事業的健康發展提供保障。特別是伴隨我國改革開放政策的深入，社會環境已經發生很大變化，越來越多的檔案開放、利用需求在產生，要求檔案管理必須向數字化、網絡化方向發展，借網絡的開放性特點為更多人提供服務，這些都離不開檔案管理工作人員專業素質的支持，特別是較高信息技術素質的支持，因此必須加大地勘單位檔案管理工作人員的信息技術培訓，以及嘗試招聘正規高等院校、專業的檔案管理畢業生來充實檔案管理人才隊伍；總之，多措并舉加強地勘單位檔案管理人才隊伍建設，為高水平的地勘單位檔案管理工作打下堅實的人才基礎。
作者：金麗雙 單位：山東省第六地質礦產勘查院
檔案管理論文:信息化廣播電視檔案管理論文
1廣播電視行業檔案管理的現狀
1.1管理人員存在問題
由于缺乏對廣播電視檔案管理人員的管理，有些單位在工作中并未設置管理崗位，很多崗位都是由辦公室人員兼職的；再加上檔案的管理形式和管理手段落后，員工缺乏主動的工作的意識，執行能力不強，所以，在工作過程中，經常存在調理不清、工作混亂的情況。另外，各部門之間總是各自為政，相互不聯系，很容易造成人才和物品的浪費，削弱了其市場競爭能力，阻礙了其各種效益的發揮。
1.2不重視檔案管理工作
在廣播電視系統內部，并沒有將檔案管理工作納入具體的工作中。我國相關法律已經明確指出，在實際工作中，要加大檔案管理工作的力度，但是，在實際工作中，總會出現前后觀念不一的情況，而且工作人員的法制意識不夠強烈，行業內部的檔案管理只限制在文件處理內容中，并沒有按照國家的要求形成檔案管理，導致檔案管理不規范。
1.3檔案管理制度不健全
從我國廣電檔案管理的角度來看，管理制度不健全是目前檔案管理工作中存在的較大問題。在正常的工作中，一個單位不僅要形成各種檔案管理，而且內容也是需要集中管理的，這是檔案管理最基本的原則。隨著經濟的發展，廣播電視行業受各種因素的影響，檔案管理缺乏有效的約束制度，與實際要求相差很遠，而有的部門并沒有任何制度可以遵照執行，檔案管理流程也沒有按照相關的規章制度制訂，各自為政的現象比較普遍。
2提升廣播電視檔案管理的辦法
2.1確定工作重心，加強信息化建設
廣播電視檔案管理與文書檔案相比，具有一定的鮮活性，與現實業務的結合比較緊密，常被利用的內容也比較多。鑒于此，要將廣播電視檔案管理納入到重要的管理內容中，堅持貫徹國家的相關規定和標準，統一集中管理。同時，還要加快檔案信息化建設的步伐，收集和整理原生電子文件，加強單位內部業務技術的整合，做好檔案信息化的規劃管理工作，不斷分封媒體資源，加強資源整合，實現檔案信息資源的共享，加大服務力度，為檔案的高效利用提供一定的幫助。
2.2重視檔案管理人才的培養
檔案管理作為廣播電視系統的核心部分，要想提升其管理效率，就要從根本上加強對檔案管理人員的培養。按照國家的相關要求，努力配備相關的專職檔案管理人員，從根本上保障管理人員的穩定性。另外，要結合文件的數量，確定專職管理和兼職管理人員。檔案的種類復雜，廣播電視行業的檔案管理不能按照傳統檔案的管理方式執行，它需要與數字化、信息化、網絡化的內容聯合在一起，加大對人員的培養力度，建立一支高效的檔案管理隊伍，這對廣播電視檔案管理行業的發展有非常重要的作用。
2.3落實有關檔案管理的全部規定
廣播電視相關領導要重視檔案管理方面的工作，設立專門的檔案管理部門負責本單位的檔案管理工作，同時，各個管理部門也要承擔相關文件、材料的歸檔工作，負責本部門的檔案管理。另外，根據國家相關規定，檔案管理部門要加強收集、整理資料，明確管理原則和管理體制，按照要求管理檔案，明確分管領導，健全組織機構，為檔案管理工作提供更多的保障。
3廣播電視檔案管理的創新舉措
3.1體制建設的創新
從整體情況出發，要不斷完善廣播電視檔案管理體制，明確檔案管理各個部門的規章制度，健全檔案管理體系，制訂檔案管理的期限表，定期檢查檔案管理工作，嚴格執行檔案管理部門的相關規定，規范檔案管理的要求，嚴肅處理不按規定移交檔案的人員。另外，還要加強檔案管理內部人員對職責和義務的認識，加強檔案管理自身的運行規范，定期開辦研討會，增強單位領導、干部和職工的檔案管理意識。在這個大前提下，要努力落實檔案管理工作，為廣電檔案管理開發工作提供必要的條件。
3.2服務宗旨的創新
對于廣播電視檔案管理工作，要堅持“服務群眾”的宗旨，增強檔案管理的服務意識，不斷發展廣播電視事業，做出品質的節目。如果在工作過程中稍有不慎，就會導致巨大的經濟損失。因此，當廣播電視檔案管理借出時，需要填寫借用資料的編號，確認送回時間，避免出現丟失或誤用的情況。鑒于此，可以采用電子掃碼技術，實現對素材的多方位管理。另外，要加強對《檔案法》的宣傳，提高其宣傳力度，采用形式多樣、內容新穎的宣傳方式，努力提升工作人員對檔案管理的認識，實現檔案管理工作的發展。
3.3人員素質提升的創新
在廣播電視檔案管理工作中，要不斷提升檔案管理人員的素質，以便其能更好地適應社會主義市場的發展要求。同時，要摒棄過去檔案管理中的不科學觀念，將科學發展觀作為重要的指導思想，努力做好檔案管理工作，切實解決工作中存在的問題。另外，還要樹立嚴格的檔案管理工作意識，增強管理人員的職能意識，使管理過程能夠與時俱進，以創新的思維應對創新的知識面，實現管理過程的發展。同時，還需要堅持以人為本的理念，加強新觀念、新意識的應用，采用創新的思維，發展檔案管理，建立完善的學習和考核機制，并嚴格落實持證上崗制度。檔案管理工作人員還需要具備一定的業務技能，不斷提升其業務素質。單位領導應不斷吸收年輕的工作人員，給檔案管理工作注入新的生命力，而檔案管理工作人員要加強對文化、技能的學習，認清檔案管理的工作內容，不斷提升服務品質。
4發展趨勢
隨著社會經濟的發展，信息化發展已經逐漸進入了廣播電視行業，實現了數字化、網絡化的發展，這也是我國檔案管理工作的重要內容。在未來的發展過程中，廣播電視檔案管理行業將會向信息化和數字化的方向發展。信息化的發展需要與IT技術聯合在一起，高效的網絡技術是其傳播和發展的重要內容，這就意味著，廣播電視的數字化發展決定了信息化發展的趨勢，同時，也提升了廣播電視檔案管理被重視的程度。所以，在管理過程中，要增加有關廣播電視檔案管理的資金，增強計算機網絡的信息化建設，更新陳舊的設備，以保障廣播電視檔案管理工作的高效性和穩定性。另外，要加大在軟件方面的投入，落實相應的管理體制，努力實現專業化和現代化建設的要求，加大廣播電視檔案管理隊伍的建設力度，加強崗位建設，努力提品質案管理人員的工作素質和能力。對于廣播電視檔案管理，在工作過程中，要堅持以人為本的合作理念，而過去的管理方式已經不能適應現代行政檔案業務的發展，不會為企業帶來任何物質財富。從檔案管理本身出發，檔案管理的目的就是為后續工作提供科學的經驗和的依據。因此，在管理過程中，要加強以人為本的工作理念的落實，將管理過程落到整個檔案管理中，以服務群眾為中心，將廣播電視檔案管理工作的出發點和落腳點落到廣播電視檔案管理的總體內容中。
5結束語
綜上所述，廣播電視檔案管理工作是廣播電視整體工作的重要組成部分，它是一項基礎性工作，是維護歷史真實的重要工作，對廣播電視行業的發展起著重要的作用。因此，要做好相關方面的工作，為促進廣播電視行業的繁榮發展打下堅實基礎。
作者：方惠華 單位：清新廣播電視臺
檔案管理論文:基層計劃生育檔案管理論文
1實現基層現代化計劃生育檔案管理勢在必行
在新的歷史時期背景下，需要對計劃生育檔案管理工作進行一定的調整和改善，即將現代化技術應用于計劃生育檔案管理工作中。這樣的調整和改善的意義主要體現在三方面。及時方面，將現代化管理理念應用于該工作中，既可以提高基層計劃生育檔案管理的質量和保障其真實性，還可以提升基層計劃生育檔案管理的水平；第二方面，現代化的管理技術，可以提品質案管理的效率，因為通過應用現代化管理技術可以減少檔案管理的任務量和節約資源，從而實現了資源的合理優化配置；第三方面，現代化管理系統可以切實的反饋基層計劃生育管理工作，從而促進計劃生育管理水平和質量的提高。由此可見，將現代化科技應用到基層計劃生育檔案管理工作中已經成為社會發展的必然趨勢。
2計劃生育檔案管理存在的不足
2.1計劃生育檔案管理工作意識薄弱。
在現實社會中，由于檔案管理崗位的工作人員專業知識的薄弱，對檔案管理工作的認識不到位，因而導致計劃生育檔案管理工作得不到重視，使得計劃生育檔案管理工作程序科學性和程序性不強。尤其是涉及到崗位和工作請辭等方面的問題時，工作人員對檔案的移交、審查、清理、簽字等工作流程認識不夠清晰，進而導致了檔案的混亂和檔案數據的丟失以及檔案分類不夠明確。
2.2基礎計劃生育工作效率低，檔案管理體系有待完善。
檔案管理工作的管理體制是否完善與工作效率有著直接的關系。如果在檔案管理工作中，信息內容登記過程中沒有相關規章制度進行規范，會導致一些重要信息的丟失，從而嚴重影響了檔案信息的真實性和有效性，嚴重阻礙了檔案管理工作的發展。
2.3計劃生育檔案管理內容的真實性低。
由于計劃生育檔案管理工作的重要性得不到充分肯定，進而使得檔案管理工作者在完成工作任務時不夠認真，責任心不夠強，登記的內容隨意性增加，檔案內容的真實性不夠高，這樣嚴重阻礙了計劃生育檔案管理工作的進步。
2.4計劃生育檔案管理工作者的專業水平較低。
檔案管理工作人員的專業知識不完整和專業水平低均是導致檔案管理工作得不到發展的重要影響因素。由于工作人員得不到專業技能的培訓，甚至出現一個工作人員身兼數職的現象，從某種程度上講，工作人員不能將全部精力集中到檔案管理工作中，同時也不能掌握檔案管理的信息內容。
2.5計劃生育生育檔案管理水平和基礎設備均不健全。
在效率決定發展速度的今天，基層的計劃生育檔案管理仍然采用庫存的方式，然而隨著檔案數據的增加，檔案庫存的方式不僅浪費時間，還浪費經濟，大大降低了工作效率。同樣制約檔案管理工作發展的一個因素是較低的管理水平，大部分的地方檔案管理不能缺乏高新技術的指導，無法將的管理手段應用到計劃生育檔案管理工作中，從而一定程度上制約了檔案管理的發展。
3提高基層計劃生育檔案管理水平的基本措施
3.1提高現代化基層計劃生育檔案管理的意識。
我國計劃生育工作的重要組成部分之一是基層計劃生育檔案管理工作。因此從事計劃生育檔案管理的工作人員必須有較強的責任意識和法制觀念，同時還要具有較強的思想道德修養和較高的業務能力。同時，政府部門可以分設專門的計劃生育網站，對從事檔案管理的工作人員進行定期的培訓和提供必要的檔案管理資源。同為重要的是政府部門還要提供檔案管理工作人員與專家交流的機會，這樣可以有效的提高工作人員的現代化管理意識和水平。
3.2應用現代化技術合理分配計劃生育檔案管理資源。
高新技術的飛速發展，要想提高基層計劃生育檔案管理工作的效率，需要充分的利用網絡資源。因為網絡技術對檔案管理方式可以實現適當的調整，從而使得資源的管理更加快捷、高效。而網絡資源技術的應用是實施基層計劃生育檔案現代化管理的有效手段之一。如果將計劃生育的信息通過互聯網進行整合，這樣可以達到資源共享的目的，這樣也可以有助于檔案信息的規范化和標準化。
3.3完善計劃生育檔案管理體系。
實現基層計劃生育檔案管理的現代化的另一個重要手段之一是建立完善的計劃生育檔案管理體系。基層計劃生育檔案管理的工作需要嚴格按照規章制度執行。因為各個地方存在一定的差異性，所以在制定計劃生育檔案管理制度時，需要做到聯系實際，依據不同地方的特色和工作特點，這樣做到相關的規章制度較大程度上應用到實際工作中。
3.4計劃生育檔案信息登記時做到有章可循。
實事求是是基礎計劃生育檔案管理工作的基本要求，因為這樣可以有效的保障計劃生育檔案信息的真實性。工作人員在遇到比較模糊的信息時，需要經過認真核對后再填寫，嚴格禁止隨意填寫，這樣可以有效的保障檔案信息的真實性。
3.5提高計劃生育檔案管理工作人員的專業水平。
計劃生育檔案管理工作人員不僅要通過自身的學習不斷的提高自己的專業知識水平，還要積極抓住政府部門給提供的與專家交流的機會。通過專家的指導，可以有效的提高工作人員在實際工作中的應變能力和提高基層計劃生育檔案管理現代化水平。除此以外，計劃生育檔案管理工作人員要提高自己的工作熱情和工作態度，做到工作中沒有隨意性和敷衍了事的現象出現。而且，每一個計劃生育檔案管理工作人員要有積極的態度和熱忱來對待檔案管理工作。同時還要在工作中勇于挑戰自己、敢于創新，積極解決工作中遇到的問題，為實現檔案管理工作現代化作用一定的貢獻。基層計劃生育檔案現代化管理體系的構建對發展計劃生育管理工作起到重要的作用。在計劃生育檔案管理工作中，不僅要樹立全局的觀念，還要建立起全國范圍內的計劃生育檔案現代化管理體系，從而促進計劃生育工作的發展。通過了解基層檔案管理存在的問題，探索出相應的現代化管理措施，對基層計劃生育管理的發展又非常重要的意義。計劃生育檔案現代化管理體系的建設是一項長期工作，是一場持久戰，但是隨著實踐經驗的積累，人力資源的不斷擴大、制度體系的不斷完善、工作責任意識的不斷增強，基層計劃生育檔案管理實現現代化的目標也會很快得以實現。
作者：楊振春 單位：黑河市嫩江縣前進鎮計劃生育服務中心
檔案管理論文:業務外包視角下文件檔案管理論文
1檔案業務外包實踐
為拓展檔案館業務，深圳市檔案館于2004年5月成立了全國首個文件檔案服務中心（下簡稱文檔中心）。它拓展了國內早期文件中心的職能，承擔了文件移交單位從整理、鑒定到保管及提供利用的全過程工作，以及協助檔案行政管理部門對文件移交單位的業務指導和監督工作等。隨后，各地也相繼開展了機關事業單位半現行文件集中管理工作，文檔中心在各地紛紛成立。2010年9月，國家檔案局副局長李明華在全國文件（檔案）管理中心工作座談會上指出：“統一集中管理各機關形成的文檔，是新形勢下創建機關檔案工作新格局的新思路、新嘗試。建立文檔中心，整合機關文檔資源，實行集約管理，適應了社會主義市場經濟發展需求，是檔案部門貫徹落實科學發展觀、推進管理體制改革和工作機制創新的重要舉措，是提高機關工作質量和效率的迫切要求，是推動檔案事業安全、協調、可持續發展的時代要求。”
2文檔中心業務外包實踐
目前，檔案界對文檔中心的定位不盡相同，對文檔中心定位的認識也在發生變化。隨著理論與實踐的發展和成熟，學者和檔案部門對文檔中心定位的認識逐步趨于統一，即其主要職能是負責行政中心內機關事業單位檔案業務指導、接收、保管和向檔案館移交工作，承接了檔案行政管理機構的業務指導職能和機關檔案室的檔案保管職能，是處于機關事業單位和檔案行政管理部門的中間機構，是一個特殊的政府性的檔案業務外包服務提供機構。
2.1文檔中心與機關檔案室的業務外包關系
文檔中心成立后，集中式辦公區域內的機關事業單位不再設立檔案室，原來由機關事業單位負責的檔案保管、統計、利用及移交工作轉由文檔中心統一負責。有些地方（如北京市海淀區）文檔中心成立后，集中式辦公區域內機關事業單位甚至不再設立專職檔案人員，只配一名兼職人員負責歸檔文件收集工作，文檔中心負責歸檔文件從整理、編目到保管、利用的全過程工作。因此，文檔中心和各機關檔案室之間是一種業務外包關系。
2.2文檔中心與檔案行政管理部門的業務外包關系
文檔中心除了承接各機關事業單位檔案室的相關檔案管理工作外，還對集中辦公區域內機關事業單位承擔著一定的業務指導及監督職責。在文檔中心成立前，集中辦公區域內機關檔案的業務指導和監督職責由當地檔案行政管理部門負責，文檔中心成立后，檔案行政管理部門業務指導和監督工作的重點轉移到這些機關及事業單位以外。因此，文檔中心和檔案行政管理部門之間也是一種業務外包關系。
3文檔中心法律地位和職能定位
3.1文檔中心的現實困境
隨著我國社會主義市場經濟不斷發展和完善，政府職能逐步轉變，“小政府、大社會”已成為機構改革的發展方向和目標。檔案行政管理部門由于專業優勢，首先提出了創新機關檔案管理的思路并付諸實踐，于是文檔中心應運而生。也正是因為其最初由檔案行政管理部門首先提出，文檔中心一經成立就成為檔案行政管理部門的內部機構，與當地政府及各機關關系不大，隨之而來的是文檔中心在機構定位、人員編制、管理職責、經費來源等方面問題長期未得到解決。如2012年，四川省瀘州市檔案局在總結文檔中心運行情況時指出，文檔中心限于檔案部門自身下達和完成任務，各級黨委、政府對此項工作還不夠重視和支持，各機關事業單位也不夠了解和主動。各地文檔中心實踐中存在的主要問題是：其一，由于文檔中心成立時定位過低，依附于檔案行政管理部門，沒有受到應有的重視，人員編制普遍較少，財政經費不足，致使文檔中心開展各項工作顯得力不從心。其二，由于文檔中心事實上是檔案行政管理部門的內部機構，檔案行政管理部門不僅要繼續做好業務監督、指導及檔案接收、保管工作，還要增援文檔中心所面對的機關檔案業務工作，工作量很大，常感力不從心。其三，各機關從檔案業務工作中解脫出來，體驗到了文檔中心帶來的益處，但逐漸淡忘了自身責任，檔案意識有所減弱。可見，如今文檔中心管理模式的優勢并沒有得到凸顯，文檔中心面臨的處境不僅給檔案行政管理部門帶來了巨大的壓力，而且不但文檔中心管理模式的優勢沒能得到凸顯，長期下去，也將對機關檔案業務工作造成不利的影響。當然，我們不能因此而否定文檔中心的創新管理思路，更不能倒退回原有的機關檔案室管理模式，我們要做的是分析其原因，并對文檔中心的法律地位、行政隸屬關系、工作職能、管轄范圍等進行重新梳理和定位。
3.2文檔中心的法律地位
檔案界對文檔中心法律地位的認知有以下幾種：及時，應定位為檔案行政管理部門的下屬機構，依附于檔案行政管理部門；第二，應定位為政府的直屬機構，業務上接受同級檔案行政管理部門指導；第三，應定位為獨立的企業法人。從目前國內各地文檔中心實踐看，及時種觀點被檔案行政管理部門普遍認可，如深圳市文檔服務中心、太倉市機關文檔管理中心、重慶市北碚區文檔中心等均為檔案局下屬機構。然而這種實踐已經給檔案行政管理部門帶來了尷尬。第三種觀點直接受歐美國家商業文件中心實踐的啟發，但忽視了國內文件、檔案管理工作的實踐和背景，文件中心這種半現行文件管理模式可以借鑒，但不能照搬。國內文檔中心的工作對象是機關檔案，文檔中心的成立是一種政府行為，不同于社會上的一般檔案服務外包企業，不宜直接推行社會化。基于對國內文檔中心與機關檔案室和檔案行政管理部門之間的業務外包關系分析，結合各地文檔中心實踐，本文比較認同第二種觀點，即文檔中心為政府直屬機構，擁有獨立法人資格，在業務上接受檔案行政管理部門指導。其優勢在于：一是文檔中心更能得到政府及各機關的重視，以便在人員編制、經費等方面得到更大支持；二是能夠厘清文檔中心、機關檔案室和檔案行政管理部門之間的職責，發揮文檔中心創新優勢，促進檔案事業協調發展；三是有利于強化文檔中心對各機關事業單位檔案管理的力度，更好地開展檔案接收、保管及提供利用等各項業務工作。
3.3文檔中心的職能定位
依據文檔中心設立的背景及機關檔案工作實踐，文檔中心的主要職能包括：統一接收、保管一定區域內機關事業單位檔案；為文件形成單位提供檔案利用；向檔案館移交作為國家檔案保存的檔案；協助檔案行政管理部門對機關事業單位進行指導監督等。此外，在涉及歸檔文件整理是否應納入文檔中心職責范圍、文檔中心能否開展有償服務以及文檔中心服務范圍能否擴大到行政區域內所有機關事業單位等問題上，理論界和檔案行政管理部門尚未形成統一認識，本文在分析檔案業務外包及文檔中心實踐經驗基礎上，認為答案是否定的。首先，歸檔文件整理不應納入文檔中心職責范圍。在實踐中，少數文檔中心不僅承擔機關事業單位檔案的接收保管及統計利用工作，還擔負著移交單位歸檔文件的分類、整理、鑒定和數字化處理等前期工作。這種服務意識無疑是好的，但工作方式欠妥。因為，文件的分類、整理除具有一定的專業性，更離不開機關的具體業務，它需要文件整理人員熟悉機關各項業務工作，否則文件整理的基本原則就無法落實。如果文檔中心要做好這些工作，必須安排人員介入各機關事業單位的業務流程，實現前端控制，而文檔中心人員編制有限，顯然是做不到的。所以，歸檔文件分類、整理工作應該由形成單位負責開展。其次，文檔中心不能開展有償服務。文檔中心的成立是政府行為，為全額財政撥款的非營利性單位，它不同于商業性的文件中心等社會化檔案業務外包企業。因此，文檔中心應專注于集中式辦公區域內機關事業單位檔案的保管及提供利用，不能以追求經濟效益為目標。，文檔中心服務范圍不宜隨意擴大。文檔中心成立的一個實踐背景是政府集中式辦公，除了出于機構、人員精簡的考慮外，主要源于檔案保管及利用的集約化管理的需要。因此，文檔中心服務對象應僅限于行政中心集中辦公的機關事業單位，不應隨意擴大范圍。區域外的機關事業單位可以考慮通過建立聯合檔案室等方式來實現檔案保管和利用的集約化效果。
作者；曹吉超 單位：蘇州工業園區檔案管理中心
檔案管理論文:成人教育電子學籍檔案管理論文
一、電子檔案的含義
電子檔案是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。電子檔案與傳統的紙質檔案有相同的本質:都是文件存在的一種方式、都具有物理實態的特征、都是形成者真實活動的記錄，有參考利用價值，需要存檔備查。但相比之下電子檔案在記錄方式上有許多獨特的特性:即電子檔案依賴于計算機軟、硬件和數據庫與網絡系統，其信息存儲量大大高于過去的各種信息介質。而且便于存放、方便快捷，極大地提高了工作效率，信息可以實現共享且不受地域的限制。
二、成人教育電子學籍檔案管理的作用
首先，計算機內存容量滿足大，可以滿足由于招生規模擴大而導致的學籍檔案數量迅速增加的需要。一臺配備電子檔案管理軟件的計算機就可以存儲歷年歷屆學生的學籍檔案，這樣就能夠安全高效地完成各級學生學籍檔案的日常管理。同時電子檔案管理通常情況下實行專人管理，檔案的保密性強，工作效率高。其次，由于電子檔案管理軟件具有搜索和查詢功能，管理人員可以隨時輸入查詢條件僅需幾分鐘甚至更短的時間就可以調取任何一個考生的信息。如果是傳統的紙質方式進行查詢往往需要數小時甚至更長時間才能找到，為管理人員節約了大量的時間和精力，既減少了檔案管理的成本，也大大提高了工作的效率。再次，利用計算機中某些軟件，可以對相關學籍信息進行分析處理，對每個學生的信息進行綜合處理，為學生加深對自身的了解、高校提高管理水平、用人單位找到更合適的員工和制定合理的用人計劃提供方便。
三、目前成人教育學籍電子檔案管理工作中存在的問題
1、成人電子檔案管理重視程度不夠。
一部分成教管理工作人員對學籍管理工作認識模糊，思想上只把成教當成普教的附屬品;還有少數分管成教工作的校領導和工作人員僅將它看成創收的渠道。這種思想導致許多軟件和硬件的配備都不能滿足電子檔案的管理需要，硬件設施不夠完善，不能按崗配備專門人才及檔案管理混亂等。
2、成人電子檔案管理仍然存在手段落后和模式陳舊現象。
雖然目前很多成人教育都采用了電子檔案管理方法，但實踐中還有許多高校的成人教育學籍電子檔案管理仍然采用的是傳統手工操作，沒有采用電子檔案管理，沒有配備專門的電子檔案管理軟件。有一些學校的學籍管理的常規性工作雖然也一部分使用了計算機，但也僅僅是采用單機操作，計算機的價值只是打印的工具而已。這些手段明顯落后于形勢，跟不上時展的需要，從而必然阻礙了工作效率的提高和成人教育事業的發展。
3、電子檔案管理存在忽視學籍檔案管理隊伍建設和人員培訓的現象。
成教學籍檔案管理工作是一項復雜的系統工程，要求成人電子檔案管理人員不僅要有過硬的專業素養，而且要把握工作中的性和原則性。隨著計算機系統軟件的不斷升級，要求電子檔案管理人員要不定期的參加系統培訓。但是實踐中，許多地方高校普遍存在著忽視學籍管理隊伍的建設的現狀，學籍管理人員存在著綜合素質偏低、專業結構、年齡結構不合理等現象。高校只有緊緊圍繞當前時展對成人高等教育的新要求，徹底摒棄陳舊和落后的管理理念，將科學、先進、高效的管理理念引進到學籍電子檔案管理領域，才能有效地加強和完善學籍管理隊伍建設工作。
4、成人電子檔案管理存在著信息技術領域內的一些難題
如學籍管理密鑰升級過于繁復、網上黑客與病毒的客觀存在。而且電子檔案管理有其自己的特點，它是無形的東西，裝載在某種介質上，并且必須通過計算機或其他“懂”得其組成規則的工具才能看得到它，沒有傳統檔案的直觀性等等。可以說，保障電子文件的真實性和原始性的技術難題很多，這些因素都制約著學籍電子檔案管理水平。當然，電子檔案當前還處于發展的初級階段，需要不斷的改進和完善。
四、成人教育學籍電子檔案管理的具體措施
1.成人教育學籍管理需要引進一套規范、標準的學籍檔案管理軟件。
目前大部分高校使用的學籍檔案管理軟件是購買軟件公司開發的通用的檔案管理軟件，比較有實力的高校也可能根據本校的實際情況自行開發管理軟件。軟件公司開發的檔案管理軟件雖然設計的原理遵循了國家檔案實體分類法的規定，能夠基本適應高校學籍檔案管理的需要，但是這類軟件更適用于文書檔案的管理。將其用于高校的學籍檔案管理比較牽強。而部分學校自行開發的軟件由于根據本校實際進行設計，所以比較適合本單位檔案管理工作。但自行開發的軟件分類標準卻欠規范。兩種類型都各有利弊，如何揚長避短?實踐中購買軟件的高校可以在引進軟件時與軟件公司進行約定，要求開發人員根據本校實際，在原有通用軟件的基礎上做適當的修改。而有條件自行開發軟件的高校，可以在基于本校工作實際的基礎上，嚴格按照國家檔案實體分類法的規定制定分類標準，使其在適應自身學籍檔案管理需要的同時，更加標準和規范。
2.配備專職的成人學籍檔案管理人員，并加強管理人員的培訓。
首先，先進的學籍管理軟件需要掌握信息技術知識并能熟練操作使用這些管理軟件的專職管理隊伍才能實現發揮作用。要保障成人學籍檔案管理的現代化和信息化，不僅要大力提高學籍管理人員的知識水平及管理能力，尤其要管理人員具有熟練使用現代化辦公設施的能力。所以配備專職的成人學籍檔案管理人員至關重要。其次由于信息技術是不斷更新的，所以重視和加強對檔案管理人員的培訓和繼續教育也不容忽視。學籍管理人員必須及時學習新技能和新知識以提高他們的信息管理意識和水平，這樣才能更好地為本職工作服務。
3.成人電子學籍檔案管理需要建立網絡互聯平臺以實現信息共享。
成人教育的學籍管理不僅部門自身需要查閱，各級教育主管部門也要在需要時對成人教育學籍檔案的相關信息進行查詢。如何提高辦事效率，減少重復勞動和查閱紙質檔案的時間?這就需要建立網絡互聯平臺以實現信息共享，實現成人教育學籍檔案相關管理模塊與教育主管部門的對接。各部門可以根據工作需要直接調用學籍檔案中的信息。
4.成人電子學籍檔案管理要注意學籍檔案的安全性和保密性。
成人電子學籍檔案由于教育系統分布廣泛，多個校區和工作站或總校與各分校及各分校之間都要進行相關信息的交流和傳遞，所以不可避免的具有一定的開放性。但是學籍檔案中又包含了很多如身份證號碼、聯系方式及家庭住址等涉及學生個人隱私的信息，這些信息的泄露會影響學生個人正常生活，為了避免學生的隱私信息不被不法分子利用，保護學生的合法權益，成人的電子學籍信息是需要保密的。這就要求管理軟件首先要具有一定的學籍信息安全與保密功能。另一方面學籍管理工作還要嚴格審查網上公布的信息，避免涉及學生隱私的信息泄露以保障成人教育學籍檔案信息的安全。
作者：徐松 單位：營口職業技術學院
檔案管理論文:高校畢業生人事檔案管理論文
一、高校畢業生人事檔案的重要性
（一）高校畢業生人事檔案管理對國家發展的重要性。
國家競爭的本質在于人才的競爭，高校畢業生作為我國人才隊伍中重要的組成部分，對于推動國家的發展以及綜合國力的提升而言發揮著重要作用，在此過程中，高校畢業生人事檔案由于能夠對畢業生的專業、學歷、品德、才干等作出反應，因此可以作為實施人才競爭戰略工作中的重要依據。同時高校畢業生人事檔案本身就是我國檔案管理事業中不可或缺的內容，因此，做好高校畢業生人事檔案管理工作，無論是對于我國人力資源的發展還是對于我國檔案管理事業的發展都發揮著重要作用。另外，高校畢業生人事檔案可以讓國家對高校畢業生的學習經歷、就業方向以及工作發展做出了解，這對于我國調整人才戰略、教育計劃以及促進就業率的提升等可以發揮出參考作用。
（二）高校畢業生人事檔案管理對社會用人單位的重要性。
高校畢業生人事檔案管理對社會用人單位的重要性體現在兩個方面：一是能夠讓企業更好的對人才做出選拔與分配，并更好的實現人盡其能。通過高校畢業生人事檔案，社會用人單位可以了解高校畢業生的學歷、在校表現、實習經歷以及工作經歷，同時能夠了解學生的思想狀況與道德素質，這些內容能夠作為用人單位開展人才選拔時的依據并提供參考作用；二是能夠讓企業更好的掌握員工信息與狀態，從而為企業人力資源管理工作提供依據。通過高校畢業生人事檔案，社會用人單位能夠在了解員工專業素質與綜合素質的基礎上為員工合理安排工作崗位，并為員工的考核與晉升提供必要依據。同時，根據高校畢業生人事檔案所反映出的各類信息，社會用人單位可以針對崗位需求以及員工能力素質來合理安排員工培訓，從而促進畢業生對自身工作的盡快融入以及職業能力的提升。
（三）高校畢業生人事檔案管理對畢業生自身的重要性。
高校畢業生人事檔案記錄著畢業生的各類信息，并且也能夠對畢業生綜合素質做出反映。一是在畢業生求職過程中，畢業生的人事檔案是社會企業事業單位人才招聘以及公務員考試錄用等方面都需要做出考察的重要內容，在此過程中，畢業生人事檔案發揮著依據作用；二是在畢業生參加工作后的職務晉升、職稱評定、工齡計算以及保險繳納等工作中，仍是檔案都發揮著憑證作用；三是高校畢業生人事檔案記錄著高校畢業生的職務、待遇以及福利等情況，所以可以作為畢業生對自身合法權益做出維護的重要憑證；四是畢業生人事檔案記錄著畢業生在學習以及工作中的各項考核數據，以此為依據，畢業生可以更好的認識到自身的不足，并對自身素質做出有針對性的提升，從而推動自身事業的發展。
二、高校畢業生人事檔案管理對策
（一）對高校畢業生人事檔案管理給予高度重視。
在高校畢業生人事檔案管理工作中，重視意識是確保后續管理工作得以有序發展的重要基礎，因此，無論是高校、用人單位還是高校畢業生自身，都應當樹立重視畢業生人事檔案管理工作的意識。其中，高校領導對畢業生人事檔案管理工作的重視程度決定著高校畢業生人事檔案管理工作能否得到有序開展以及能否取得良好成效。對于高校領導而言，不僅要在意識方面認識到高校畢業生人事檔案管理工作的重要意義，同時要在行動上為高校畢業生人事檔案管理工作創造良好條件，并且要強化對畢業生人事檔案管理工作的領導與把控。從行為實踐方面來看，高校領導要通過舉辦展覽、講座等方式來提品質案管理單位以及學生對人事檔案管理重要性的認識，同時有必要給予畢業生人事檔案管理工作足夠的資金支持，有必要重視高校畢業生人事檔案管理工作制度、工作方法、工作手段、工作設施的完善，從而確保檔案管理機構能夠從硬件、軟件兩個方面使畢業生人事檔案管理工作的有序開展得到保障；社會用人單位則應當對高校畢業生人事檔案的價值作出認知，雖然在高校畢業生人事檔案管理中存在偽造內容或者內容單一的問題，但是這并非普遍的現象，因此，用人單位應當將畢業生人事檔案當作是對畢業生作出的了解，對人才進行選拔與分配的必要途徑，從而促使畢業生自身能夠強化對人事檔案管理工作重要性的認識；作為高校畢業生，應當認識到畢業生人事檔案中的各類信息都與自身息息相關，其內容所具有的真實性、性以及有效性能夠為畢業生的工作以及自我提升發揮出重要作用，所以，高校畢業生應當對人事檔案管理給予高度重視，并了解人事檔案管理流程與轉遞流程，從而避免自身人事檔案的丟失。
（二）對高校畢業生人事檔案管理工作制度作出完善。
在高校畢業生人事檔案管理工作中，對管理工作制度作出完善是推動高校畢業生人事檔案管理工作規范化的有效途徑與必要途徑。在此過程中，首先，高校要重視對畢業生人事檔案管理工作中的檔案構建、檔案收集、檔案管理以及檔案歸檔等作出完善，并構建補充制度，從而推動畢業生人事檔案的充實，確保體現出畢業生的各類信息。在此方面，高校畢業生人事檔案管理部門要在檔案收集工作中保持積極主動的態度，確保人事檔案信息的與及時收集，從而為高校人事檔案的良好利用構建基礎。所收集的檔案內容要具有完整、的特點，并重視體現出畢業生的專業能力、政治素質以及思想品德。為了確保檔案收集工作取得良好效果，高校畢業生需要對檔案收集范圍做出嚴格的規定，同時要對高校畢業生檔案信息收集渠道做出拓展與暢通，在構建追蹤收集制度的基礎上來確保人事檔案信息的及時收集與查漏補缺；其次，高校要重視對畢業生人事檔案的借閱制度與利用制度做出完善。高校畢業生人事檔案價值的實現需要建立在高校畢業生人事檔案得以有效利用的基礎之上。在此方面，高校要對畢業生人事檔案的利用與借閱對象和范圍做出明確規定，對超出利用與借閱范圍的檔案或者對象，應當禁止利用與借閱。在利用與借閱手續方面，人事檔案的利用與借閱人需要出示單位介紹信與個人身份證明，并填寫審批表。高校畢業生人事檔案管理單位在對這些內容做出核實的基礎上才能夠進行檔案借閱。在構建檔案借閱與利用審批制度的基礎上，高校畢業生人事檔案管理單位還應當制定有效的監督機制，通過對檔案保管、借閱、利用過程作出監督來避免在檔案的借閱與利用中出現違規現象，從而避免檔案的丟失。對于違規現象，應當明確規定處罰措施，從而對檔案管理工作者行為做出制約。
（三）推動檔案管理隊伍專業素養的提高。
無論是在傳統的高校畢業生人事檔案管理工作，還是在高校畢業生人事檔案管理信息化建設工作中，高校畢業生人事檔案管理工作隊伍的專業素質都在很大程度上影響著高校畢業生人事檔案管理工作的可持續發展。因此，構建一支具有較高專業素養的高校畢業生人事檔案管理隊伍對于提高高校畢業生人事檔案管理工作成效與質量而言具有重要意義。在此過程中，首先要對檔案管理隊伍建設給予高度重視。通過在經費與編制等方面給予支持以及確保檔案管理工作者招聘、任用制度的合理化來提品質案管理人員的工作積極性。特別是在招聘方面，應當構建嚴格的招聘指標，從而從招聘關來確保檔案管理工作隊伍整體素質的提升；其次，檔案管理工作人員要對畢業生人事檔案管理工作所具有的重要性做出認知，通過強化自身的責任心、學習意識來確保高校畢業生人事檔案管理工作成效的提升。尤其是在檔案管理信息化建設過程中，檔案管理工作人員要重視自身現代管理理論以及信息化技術能力的提升，從而推動畢業生人事檔案管理工作的可持續發展；三是高校畢業生人事檔案管理單位有必要強化檔案管理人員培訓，并對檔案管理隊伍的構成做出合理配置，從而構建具有較高業務水平、綜合能力強、掌握一定信息技術能力的現代檔案管理工作隊伍，以適應高校畢業生人事檔案管理工作的發展。
作者：劉靜 單位：咸陽師范學院網絡與繼續教育學院
檔案管理論文:電子化醫院科研檔案管理論文
1科研檔案特點分析
醫院科研檔案特點主要表現為以下幾個方面：①形成周期長且強連續性。科研活動經歷的時間均比較長，涉及到的范圍較廣且內容也比較多，資料較為復雜，從立項一直到完成科研課題均需要經歷一個較長時間，為多次失敗和成功所獲結果；②學科突出且專業性強。醫院所開展的科研課題均是根據專業來實施，比如基礎研究中藥理、生化以及病理等。臨床研究中兒科、內科、婦科以及外科等。醫學研究中針對不同的專業所開展的科研活動均有著各自的特點，對此在科研檔案的分類上也應凸顯出其專業性特點；③項目協作較多且學科綜合性也比較強。隨著社會經濟不斷的發展，信息技術的進步，各種邊緣學科以及交叉學科的出現，在醫學研究中大量創新技術也被廣泛地應用，而這些也使得很多醫學科研課題并非某個獨立的專業或者學科就可完成，而是多個學科和專業共同聯合以及研究才可完成。對此，在這種形式下所進行課題研究，不管是數量還是載體均比較大且多樣，同時綜合性也相對較強，而這也就要求在分類的過程中除了要確保各學科自身的獨立性，同時還要確保課題研究的整體性以及完整性。
2基于電子化實施醫院科研檔案管理的重要性
在醫院檔案管理中，科研檔案作為科研工作人員于科學研究期間所形成的，具備一定的保存價值的聲像、文字、數據以及圖表等科技資料，真實且地記錄著科研活動的整個過程，為醫院檔案重要構成部分之一。一份完整的科研檔案主要包含4個方面的內容：①科研項目的申報資料與審批資料；②科研過程的影像學資料、記錄、實驗數據以及實驗圖片等形式資料；③科研鑒定、總結以及驗收資料；④科研成果（論文或者專利等）以及科研成果的轉化應用等。每個科研項目自申報、課題立項、執行、成果鑒定、評獎以及到應用推廣均離不開管理。不管是在醫院社會服務上，還是在醫院內部交流上，科研檔案均有著非常重要的作用，能夠較大程度滿足醫院管理和醫務工作人員有關信息的需求。在檔案管理中，科研檔案可為職務聘任、科技決策、職稱晉升、科學研究以及技術交流等提供比較且真實的信息依據，具有參考以及憑證的功能。除此之外，還可提供相應的科研信息給醫院領導，為其在選擇科學建設內容和方向上提供合理的決策依據。加強醫院科研檔案的管理以及充分利用科研檔案，對推動醫院學科發展以及提高醫院管理水平所具意義十分重要。近年來，伴隨著醫院科研水平的提高，醫院科研項目的增多，檔案的數量也相應的增多，而這也為科研檔案管理增加了難度，為更有效且科學地對科研檔案實施管理，需尋求一種現代化管理方式，即電子化管理。
3在電子化的基礎上所實施的醫院科研檔案管理
3．1信息管理系統的開發以及應用
隨著科研項目的增多，醫院科研檔案管理工作也變得越來越艱巨。為更好地管理以及利用科研檔案，我院正在研發一種信息管理系統，這一系統具備錄入以及查詢科研項目有關信息的功能，不僅能進行科研項目有關信息的錄入，同時還便于全院某學科或者某一位科研工作人員在研究中對科研經費、項目類別、研究時間以及成果水平等的查詢。其主要功能如下：（1）錄入功能。當科研項目立項以后，由科研部門管理工作人員把科研項目立項的有關文件交于檔案管理人員，接著科研檔案管理工作者把有關科研項目的信息錄入至信息管理系統，比如科研項目編號、項目負責人、科研經費、項目名稱、項目類別以及具體研究時間等，同時也可把電子文檔中關于科研項目的信息導入系統中。此外，該系統還能隨時增添數據模塊，其操作簡單且靈活，能夠隨時進行項目有關信息的錄入。（2）查詢功能。該功能主要包含3個方面的內容：①全院科研項目。針對科研項目研究時間長這一特點，為便于醫院領導和有關管理人員及時了解到科研活動的實施情況，該系統設置了相應的查詢功能。只要輸入相應的時間就可進行有關信息的查詢，生成為該時間段科研項目信息的報表，以電子表格的形式將報表導出來，并直接發送給需要的有關部門和領導，或者直接將其打印成報表；②學科科研項目。醫院學科評估、建設以及重要學科的申報，一般需提供某學科科研項目實施情況的有關信息，該系統具有某時間段某學科科研項目有關信息資料的查詢功能。基于要查詢的學科，輸入項目名稱以及起止時間，接著點擊學科項目查詢就可得到該學科有關報表。此外，其還具備電子報表導出以及打印的功能；③科研工作人員科研項目。若需將醫院職務評聘或者職稱評審等相關情況提供給科研工作人員時，利用該系統能及時查詢到某科研工作人員于某一段時間所開展的科研活動具體情況。
3．2科研檔案的電子化分析
（1）實現科研檔案電子化管理，必須要具備兩個條件，即硬件條件和軟件條件。
硬件條件就是要具備相應的計算機、照相機或者掃描儀。所用計算機其硬盤容量必須要大，若遇特殊資料，如膠片檔案，則借助于負片掃描儀來進行掃描以得到電子化檔案。若為紙質文件，且尺寸也比較大，則可借助于高清拍照等方式來獲得相應的電子化檔案；軟件條件是指科研工作人員自身必須要具備電子化管理科研檔案的意識，重視該項工作且積極配合，具備基本的檔案管理知識，同時掌握相應的計算機操作技能。
（2）規范科研檔案電子化。
結合本院實際情況和科研項目的具體情況，制定相應的檔案管理規范準則和標準，若有必要可附上相應的說明。在管理中要求科研項目的實驗數據、申報資料、實驗過程記錄情況、科研總結、實驗圖片以及驗收鑒定等應以PDF、Word以及JPG等形式的電子文檔提交以及保存。若很難用電子文檔形式提交的科研資料，可將其提交給相應的科研檔案管理者，接著由管理者采取掃描或者拍照等方式來獲得該檔案電子文檔。此外，對科教部門所負責的科研立項相關文件、科研專利、獲獎證書或者科研論文等均由科研管理者進行負責掃描，且借助于PDF的格式進行存檔。
（3）歸檔。
由科研檔案管理者對電子化科研檔案實施歸檔，并制作相應的檔案目錄，規范電子科研檔案文件名，以便于查找以及應用。除此之外，每天還需對科研檔案實施備份，保障數據和檔案的安全。
（4）宣傳。
加強電子化科研檔案管理重要性的宣傳，積極開展各種知識講座活動，或者借助于板報、網絡平臺等方式進行宣傳，確保科研工作人員明白科研檔案的重要性以及其歸檔范圍。
4總結
綜上所述，基于電子化實施醫院科研檔案管理，相對于傳統紙質管理方式而言，不僅節省了大量的儲存空間，使科研檔案管理更為規范，同時在很大程度上也提高了其利用率。符合當前醫院科研發展對于檔案應用的需求，便于醫務人員對科研資料的查詢和調閱。以此進一步提高了管理工作效率，方便修改各類科研檔案。在今后醫院科研檔案的管理工作中，還需加大檔案電子化管理研究的力度，充分利用當前現有的各種科學技術，以此為科研活動的開展以及科研管理提供更為且合理的服務。繼而進一步提高醫院整體素質，推動醫院的健康發展，獲得較大化經濟效益以及社會效益。
作者：孫鳳英 單位：佛山市第四人民醫院
檔案管理論文:送變電工程企業檔案管理論文
一、企業檔案管理的現狀
1.信息容量越來越豐富，利用價值越來越廣泛
工業企業作為國民經濟的基礎和重要支柱，在建設社會主義和諧社會，推動社會經濟發展，提高人民生活水平等諸多方面占有十分重要的位置和作用，而企業管理水平的高低優劣，又直接關系到這個作用的發揮。隨著科學技術的迅猛發展，信息化、網絡化日益深入人心，企業檔案所包含的信息容量越來越豐富，越來越龐大。同時，企業檔案的利用價值也越來越廣泛。如何有效地管理并充分利用好企業檔案這一強大的信息資源，為企業管理科學決策，開拓經營，最終形成強大的市場競爭力具有重要的現實意義。
2.企業檔案呈現出一些新的特點
（1）企業檔案信息具有動態性、政策性、依據性、預測性、反饋性、綜合性、經驗性、比較性、追蹤性等屬性。
（2）企業檔案的服務對象，主要是為企業領導提供決策性依據，為企業提高產品質量發揮企業檔案的信息參謀助手作用。
（3）企業檔案一般不直接創造經濟效益，它主要為企業領導提供信息，為生產及時線服務，如品牌、產品圖紙、產量、質量、技改創造發明、生產管理、市場經營反饋、知識產權等作用。
3.信息時代對企業檔案提出了新的要求社會現代化程度的不斷提高，特別是網絡信息技術的迅速普及，極大地促進了社會的現代化進程。在信息時代下，企業檔案工作只有緊跟社會發展步伐，才能適應不斷變化的新形勢。同時，企業的發展對檔案的管理信息服務也提出了更高的要求，需要檔案部門能更、更迅速、更及時地為企業生產經營提供各種信息服務。滿足企業日益發展的需要，必須提品質案管理的現代化水平，實現企業檔案管理的信息化。
二、企業檔案管理存在的問題
1.缺乏對企業檔案現代化足夠的重視
領導重視是企業檔案管理現代化的關鍵，而目前領導者和決策者還缺乏對檔案管理工作重要性的認識，沒有將檔案管理納入企業管理的重要內容，擺上議事日程，并納入全員績效管理考核中，因而難以保障檔案管理工作健康、有序進行，并充分發揮其應有的作用。
2.檔案管理人員的業務素質和履職能力不高
長期以來，檔案管理人員的重要工作就是收集、整理和借閱。有的檔案員認為，用戶來查檔案，本人能熱情接待，就是提供了檔案信息。這僅僅限于查閱范圍，那是很不夠的。在信息化時代，檔案管理人員不僅要當好“文件保管員”，還必須掌握處理電子文件、電子檔案的技術，才能適應檔案管理現代化的要求。
3.應用現代化管理方法和技術尚未普及
當前，隨著經濟社會的不斷發展進步，企業檔案數量急劇增長，檔案種類日益豐富，檔案利用頻率不斷增快。同時，范圍擴大、深度加強，時效要求更高。以天津送變電工程公司為例，隨著我國電力事業的發展，智能電網、超高壓電網的不斷出現，新上工程項目增多，使工程檔案的數量急劇增加，導致檔案歸檔、保管、借閱的壓力非常大。因此，必須提品質案管理的現代管理方法和技術應用水平。
三、天津送變電工程公司檔案管理創新的實踐
天津送變電工程公司是具有國家一級資質的電力工程總承包施工企業，主要承擔各電壓等級的輸變電工程，是華北電網、京津唐地區電力基本建設的骨干企業。多年來，為華北地區、天津市，特別是濱海新區的經濟快速發展和人民生活水平的不斷提高做出了貢獻。該公司十分重視科技進步和信息化管理，不僅擁有多項在全市、全國經驗豐富的輸變電施工技術工藝和專利，而且在建筑試驗、計量和檔案管理上均達到國家一級標準。2007年，獲得了國家檔案局頒發的企業檔案管理AAA級證書，是天津電力系統首批獲此資質的基層單位之一。天津送變電工程公司的企業檔案管理工作所取得的成效，主要得益于三個方面的創新實踐：
1.樹立創新思維———企業管理者重視是關鍵
為適應信息化時代的要求，黨和國家十分重視企業管理信息化建設，并提出了具體的工作目標，旨在推動企業管理信息化建設的健康發展，提高企業管理水平和市場競爭力。在這一大的背景下，企業檔案管理迎來了巨大的創新機遇和空間。這就要求企業的領導者，在檔案管理工作中始終保持創新的意識，用創新思維去指導檔案管理工作。而隨著數字化、智能化電網的出現和推廣，對電力施工企業的檔案管理工作提出了更加嚴格的要求，也為實現企業檔案管理工作的現代化提供了充分必要條件。面對這一新的形勢，公司的領導審時度勢，針對公司在檔案管理上存在的不足和問題，制定并實施了以下幾項改進措施：
（1）建立三級檔案管理體制和運行機制。
為加強檔案管理工作，公司確定一名副總經理負責，以經理工作部為具體主管部門；二級單位為各施工分公司；項目經理部作為三級單位是企業檔案管理的基礎環節。
（2）確立企業檔案管理的總體目標，制定中長期規劃。
以不斷超越、追求為目標，運用質量管理（PDCA循環）的方法，不斷完善規劃，推動企業檔案管理的持續改進和提高。
（3）制定企業檔案管理考核標準和辦法。
公司規定，將檔案管理工作作為“三標一體”管理體系的一個重要子項，列入每年一度的審查考核，對檔案管理成績的項目部、分公司和機關部室予以加分獎勵，在季度和年度考核時兌現。
2.建立創新管理平臺和流程———引入現代化管理手段是保障
為了改變傳統的企業檔案管理模式，順應信息化時代的要求，實現企業檔案管理的創新，必須采用現代化檔案管理手段，建立創新管理平臺和流程。為此，公司采取了有效措施：
（1）加大硬件投入。
自2011年開始，每年都在預算費用中增加了列支。幾年來共投入資金300多萬元，用于購置先進設備、設施和檔案室改造。同時，增加了檔案庫房200平方米、增添現代檔案設備50余臺（件），有效支撐了企業檔案管理的創新需要。
（2）積極推行文檔一體化流程管理。
在信息管理系統中，業務流程和信息流程是不可分割的，文件是機構運轉中最重要的信息流，同時也反映出該機構的業務流程。這就意味著在形成業務流程的同時，也形成了文件從生成、流轉到歸宿的文檔一體化流程，意味著信息系統在滿足業務活動管理要求的同時，也滿足了檔案管理的要求。企業在辦公自動化系統、合同管理系統、工程技術報告管理等系統，成功地將行政辦公、合同管理、工程領域的業務流程和文檔一體化工作流程同時嵌入信息管理系統，實現業務工作流程中的文件，從生成、流轉到歸檔全過程管理，以及檔案后續管理的目標。通過建立創新管理平臺和流程，公司的檔案管理工作效率有了大幅度提高。以往每年4月底才能完成的上一年文檔歸檔工作，現在可提前3個月就能結束。而工程檔案的歸檔，也可在工程交工后很快完成。
3.確立服務創新意識———提高專業人員素質是基礎
在信息化時代，文件與檔案工作的服務方式、內容，與傳統的檔案利用服務相比，發生了巨大的變化，提供了前所未有的發展和創新空間。公司在檔案管理服務創新上的做法是：
（1）走出庫房，主動服務。
以往公司的檔案管理只是被動地處理催交、回收、整理、歸檔和借閱工作，建立創新管理平臺和流程以后，公司檔案管理人員在每項重點工程收尾階段，以及重要工作即將結束之際，都主動深入機關部室和分公司，協助他們進行文件規整和收集，發現問題能及時處理予以完善，深受基層的歡迎，同時也提高了工作效率。
（2）創新服務方式，建立信息共享系統。
一方面充分考慮企業領導和施工現場對信息利用的需求，提供面向施工一線的信息利用平臺，從而縮短了施工生產與檔案工作的距離；另一方面，以先進技術為依托，將專題信息制作成光盤，為企業領導和業務部門提供信息服務。
（3）嚴格執行標準，改善工作條件。
當今，各種信息資源歸檔，尤其是工程檔案的整理歸檔要求非常嚴格，標準越來越高，檔案管理人員的工作量也越來越大。而且由于檔案整理歸檔是一項十分繁瑣和枯燥的工作，很容易出現歸檔質量問題。因此，公司在嚴格執行國家及相關部門規定的標準和要求基礎上，為減輕工作人員的手工作業量，提高歸檔質量，陸續添置了必要的先進設備和工具，使檔案管理人員能投入更大的精力和時間，用于如何科學保管、利用長期積累的大量信息資源方面，更好地為企業施工生產和未來發展服務。
作者：梁穎 單位：天津送變電工程公司
檔案管理論文:醫院信息系統人事檔案管理論文
一、醫院信息系統應用于人事檔案管理的必要性
人事檔案是各個機關以及企事業單位，在對所屬人員進行管理時所形成的，以個人為個體單位而進行集中保存的一種特殊檔案。它主要用于對一個人進行、歷史的考察，并對其進行深入了解。同時，人事檔案也是黨組織進行組織工作、人事工作中所不可或缺的重要參考資料。所以，加強人事檔案的管理，充分利用檔案的資源優勢，可以更好地為醫院進行人才選拔和合理使用人才，提供真實的及時手材料。醫院信息系統應用于人事檔案管理，不僅有利于檔案的標準化、規范化，方便信息的存儲、檢索、提供利用，而且還會明顯提高工作效率和現代化管理。
二、醫院人事檔案管理中存在的主要問題
1.對人事檔案管理的認識不到位。
一些醫院的領導認為，本單位的主管業務是醫療，是硬任務；而人事檔案管理則是輔助性、服務性工作，屬于兼顧的范圍。由于單位領導對人事檔案管理的認識不足，此項工作往往被忽視。
2.人事檔案內容陳舊、材料不齊全。
科室以及個人都沒有主動將各種進修以及培訓工作的業績、科研成果等個性化的材料進行歸檔處理；個人業務能力及其工作表現等資料都相對缺乏；部分人事檔案材料較為陳舊，只是一些簡單的干部履歷、個人或其家屬的政治情況、入黨、入團志愿書等材料，無法對醫院工作人員的真實情況進行、歷史性地反映。
3.人事檔案的管理方式與手段相對落后。
有些醫院特別是一些基層醫院，人事檔案管理目前仍以手工操作為主。對其計算機的應用只處于比較低水平的狀態，現代化的管理方式以及手段相對滯后。人事檔案被損毀、丟失或是涂改的現象仍然時有發生。有的檔案字跡難以識清，無法辨認，未進行修復和技術處理等。
4.人事檔案管理者主動服務意識淡薄。
在人事檔案管理工作中，普遍存在著“重管理、輕利用”的現象，仍然使用著傳統的工作模式。這種模式在對材料進行收集的過程中，缺乏一定的主動性和及時性，只能被動地提供檔案資料，無法樹立起對檔案信息進行開發利用，主動為醫院提供各項檔案服務的意識。平時，對檔案用戶的要求了解和研究不多，檔案服務工作缺乏針對性和有效性，直接影響著檔案提供利用工作。
三、醫院信息系統在人事檔案管理中的應用效果
將信息系統應用于醫院人事檔案管理中，就可以利用計算機技術以及網絡信息技術更加方便地為醫院進行各種信息存儲、加工、檢索等，更好地服務于人事工作。目前，醫院應用信息系統對人事檔案進行管理，主要是通過在計算機中輸入相關的人事檔案信息，并對其進行檢索、查詢和輸出，在對人員素質狀況以及人員知識結構進行了解的過程中，可以為醫院提供更好地參考數據，以便在制定相應政策時有更加豐富的科學依據。應用信息系統對人事檔案進行管理，可將人事管理和檔案存儲同時進行。這樣，可以保障檔案信息的時效性、真實性，更進一步提品質案信息的性和完整性。此外，通過對人事檔案信息系統進行管理，可以建立科學的人力信息資料庫，使得管理人員更快速、地獲得工作人員的基本信息，對工作人員的能力進行的考察，更加方便地選拔人才。我院是一所集醫療、教學、科研、保健、急救等為一體的三級甲等醫院，內部具有良好的局域網建設，信息化管理系統可以通過局域網在20個以上的醫療單位進行。隨著信息化建設的不斷深入，我院自身的科研水平得到了不斷地提升，而且醫院的運營成本也大大降低了，這為醫院帶來了良好的經濟效益和社會效益。
四、結語
隨著我國醫學科學和計算機、信息化技術的不斷發展，我國的醫療衛生事業也在突飛猛進之中。而將信息系統應用于人事檔案管理工作中，不僅使得員工避免了復雜的工作流程，也使得員工的工作效率得到了較大的提高，員工的思想認識不斷加深，使他們可以更好地服務于廣大人民。所以，我們相信在不久的未來，中國的醫療衛生事業一定會更加蓬勃發展。
作者：王瑋 單位：吉林省人民醫院
