日本免费精品视频,男人的天堂在线免费视频,成人久久久精品乱码一区二区三区,高清成人爽a毛片免费网站

及時篇 現(xiàn)代辦公環(huán)境中的文件與文件工作

及時章 現(xiàn)代辦公環(huán)境中的文件家族

及時節(jié) 文件的概念、特點(diǎn)與功能

一、文件的概念

文件是社會組織或個人在各項活動中形成的、具有特定效用的憑證性信息記錄。

在我國的理論著述和日常工作中，"文件"一詞常與"文書""公文"通用。

從詞源上來看，"文書"一詞出現(xiàn)最早，在《漢書·刑法志》中有"文書盈于幾閣，典者不能遍睹"的記載；"公文"一詞最早見于《后漢書·劉陶傳》："但更相告語，莫肯公文"；"文件"一詞出現(xiàn)于清末，在《內(nèi)閣屬官官制》中有"掌本閣公牘文件"的記載。有趣的是，上述記載針對的都是公務(wù)文件。

"文書"與"文件"是兩個十分相近的概念，其區(qū)別主要源于詞源的產(chǎn)生歷史與約定俗成的使用慣例。我國清代以前沒有"文件"一詞，故常把歷史上形成的文件稱為"文書"，而多把當(dāng)代形成的稱為"文件"(特別是新型載體，如"電子文件")；此外，由于"文書"一詞使用較早，因而產(chǎn)生出一些引申含義，如可指代從事相關(guān)工作的人員，我國軍隊系統(tǒng)中至今仍沿用"文書"這種職業(yè)稱謂。

"公文"概念包含于"文件"概念之中。從形成者和使用范圍的角度來看，文件可分為公務(wù)文件(簡稱"公文")與私人文件兩大類。公務(wù)文件指社會組織在公務(wù)活動中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的憑證性信息記錄；私人文件指個人、家庭、家族在處理自身事務(wù)的活動中形成的信件、筆記、書稿、契約、證書、遺書、家(族)譜等憑證性記錄材料。"公文"概念的提出主要是為區(qū)別于私人文件，無論國外還是國內(nèi)，公文均是文件的主流。這也是文書學(xué)教材幾乎所有內(nèi)容均圍繞公文展開的原因所在。

文件作為記錄的方式和管理的工具很早便產(chǎn)生于各國，不僅有公務(wù)文件和私人文件之分，現(xiàn)行文件與歷史文件之分，也有狹義文件和廣義文件之分。各國基于不同的視角對文件定義的表述不盡相同，總體而言，可將其概括為廣義和狹義兩種定義類型。

(一)廣義型的文件定義

又稱為泛指型定義，文件的形成者不局限于特定的范疇，而是涵蓋了所有的公私機(jī)構(gòu)、組織和個人；文件的外延覆蓋了文件的整個生命周期，既包括現(xiàn)行文件也包括已轉(zhuǎn)化為檔案的歷史文件；文件的類型和載體幾乎無所不包，表述更為抽象、概括；文件定義的屬概念大多采用"信息"或"信息記錄"，突出文件的信息屬性，將文件管理納入更為廣泛的信息管理領(lǐng)域。

國際檔案理事會《檔案術(shù)語詞典》(1984年)將文件界定為"機(jī)關(guān)、團(tuán)體、組織或個人在履行其法定職責(zé)或業(yè)務(wù)事項處理過程中形成、收到并保存的信息記錄，不論其形式和載體如何"。我國最早倡導(dǎo)廣義文件概念的陳兆祦教授提出(1987年)：文件是組織或個人在社會活動中，為了相互聯(lián)系、記載事物、處理事務(wù)、表達(dá)意志、交流情況而制作的，構(gòu)成該項活動組成部分的記錄材料。

文件管理國際標(biāo)準(zhǔn)ISO15489將文件定義為"文件是機(jī)構(gòu)或個人在業(yè)務(wù)往來過程中為履行法定義務(wù)形成、接收并保管的憑證和信息"。

"電子系統(tǒng)中文件真實性保障國際合作研究項目"(InterPARES)將文件定義為：文件是由自然人或法人在實際工作中作為法律文書和工作副產(chǎn)品(生成、接收并為將來的活動或查考而保留)形成的任何記錄。

我國20世紀(jì)90年代以后出版的一系列文書學(xué)教材和專著大多對文件給予了廣義的解釋：既包括現(xiàn)行文件，又包括轉(zhuǎn)化為檔案的歷史文件。但從研究的角度而言，研究對象大多針對文件家族中最重要的組成部分——公務(wù)活動中產(chǎn)生的文件，即公文。

(二)狹義型的文件定義

又稱專指型定義，通常有兩種限定角度。

其一，專指公務(wù)文件，將文件的形成者限定為"政府部門"或"公共機(jī)構(gòu)"，將私人文件排除在外；強(qiáng)調(diào)文件具有法律約束力，強(qiáng)調(diào)文件的"證據(jù)效力"或"行政效力"。此類定義多見于各國的文件或檔案法規(guī)中，美國《聯(lián)邦文件管理法》規(guī)定：文件是指美國政府各機(jī)關(guān)根據(jù)聯(lián)邦法律或在開展公務(wù)活動的過程中產(chǎn)生或接收的，或者由機(jī)構(gòu)(或其合法的繼承者)作為履行職能、開展業(yè)務(wù)活動或其他活動的證據(jù)，或者其本身有情報價值而予以保存或適于保存的，包括各種形式和載體的簿冊、證件、地圖、照片、機(jī)讀材料和其他記錄材料。我國國務(wù)院2000年頒布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：公文是指"行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書"。

其二，專指現(xiàn)行文件，將文件限定在整個文件生命周期中的及時階段，即發(fā)揮現(xiàn)行效用的階段，將其后續(xù)的檔案階段摒除在外。1993年出版的《中國大百科全書·檔案學(xué)分冊》將文件界定為："國家機(jī)關(guān)、社會組織、企事業(yè)單位或個人在社會活動中為處理事務(wù)、交流信息而使用各種載體的文字、圖表、聲像等記錄材料。它是人們社會交往的工具，也是檔案的前身。"

(三)文件概念的外文表達(dá)

英語常用Record(s)、Document(s)表示文件概念，強(qiáng)調(diào)"公文"概念時往往使用Public Records、Official Records、Commonwealth Records等，強(qiáng)調(diào)具有檔案屬性或價值時用Archival Records，強(qiáng)調(diào)現(xiàn)行文件時用Current Records，強(qiáng)調(diào)歷史文件時用Historical Records；法語、荷蘭語均寫為Document；意大利語、西班牙語均寫為Documento；德語用Dokument；俄語用документ；日語用ぶんしょ(文書)或こうぶんしょ(公文書)。

在現(xiàn)代辦公環(huán)境中，繼機(jī)讀文件(machine-readable records)之后，普遍使用電子文件(electronic records)的概念，或稱之為"數(shù)字文件"(digital records)。

二、公務(wù)文件的概念與特點(diǎn)

公務(wù)文件是文件家族最重要的組成部分，公文的形成、處理、運(yùn)轉(zhuǎn)和管理，構(gòu)成了文書學(xué)研究的主線，因此，認(rèn)識和掌握公文的特點(diǎn)、功能和種類，對于學(xué)習(xí)和研究文書學(xué)而言，尤為重要。本書以下所有內(nèi)容將聚焦于公務(wù)文件，即便是為照顧認(rèn)知習(xí)慣、表達(dá)習(xí)慣，或者適當(dāng)保留一些文件中特定的、約定俗成的表達(dá)方法而使用"文件"、"文書"一詞，所指內(nèi)涵也均為公務(wù)文件，不再一一注明。

公務(wù)文件(簡稱"公文")是社會組織或其領(lǐng)導(dǎo)人在公務(wù)活動中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的憑證性信息記錄。公文具有下列區(qū)別于圖書、情報、檔案等其他文獻(xiàn)形式的特殊屬性。

(一)由法定作者制發(fā)

法定作者指依法成立并能以自己的名義享有權(quán)利、承擔(dān)義務(wù)的社會組織(包括國家機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位和人民團(tuán)體)及其領(lǐng)導(dǎo)人。為證明公文作者的法定地位與身份，公文在時必須具備各種法定的生效標(biāo)志，如社會組織的印章或法定代表人的簽署等，使得公文具有法定效力。

(二)具有法定性和現(xiàn)行效用

法定性是指公文在法定時間與空間范圍內(nèi)，能夠?qū)κ瘴恼叩男袨楫a(chǎn)生一定程度的強(qiáng)制性影響。公文的法定性，是由公文作者的法定地位及其性決定的。只有處于法定地位的法定作者制發(fā)的公文，才會在法定的時空范圍內(nèi)具有性；也只有具有法定性的公文，才能保障公文的法定效力。需要說明的是，公文的這種法定的性表現(xiàn)為對收文者的直接約束力，不僅是上級組織對下級組織的行文，下級組織對上級組織的行文也同樣具有約束力。

公文的現(xiàn)行效用是指公文在其內(nèi)容所針對的現(xiàn)行公務(wù)活動中直接發(fā)揮實際效力，具有依據(jù)和憑證功能。實際上，公文的這一特點(diǎn)是其法定性的一種作用形式。這種現(xiàn)行效用表現(xiàn)為一定的時間性，即公文在現(xiàn)行工作中，在特定的時間范圍內(nèi)產(chǎn)生效力。這種效力雖然因具體文種不同而有所差異，但它是所有公文最本質(zhì)的屬性，也是其區(qū)別于檔案的重要標(biāo)志。

(三)公文具有規(guī)范體式和特定的處理程序

體式是文體與格式的總稱。公文的規(guī)范體式是指公文的文體與格式必須符合國家的統(tǒng)一規(guī)定。公文的規(guī)范體式是公文合法性的象征，充分體現(xiàn)并保障公文的嚴(yán)肅性、性和有效性，各類社會組織在撰制公文時必須遵守，不應(yīng)各搞一套。

按照國家的有關(guān)規(guī)定，收文和發(fā)文均有一定的處理程序，各環(huán)節(jié)皆有順序性和規(guī)范性，不得自行其是。例如：公文的制發(fā)必須嚴(yán)格履行與其效力等級相稱的處理程序。一般性公文，必須由領(lǐng)導(dǎo)人對文稿進(jìn)行審核并履行簽發(fā)手續(xù)才能制發(fā)；規(guī)范類公文，則需要履行法定的生效程序。同樣，收文也必須履行公文處理的有關(guān)程序，才能使其發(fā)揮效用。

三、公務(wù)文件的功能

公文的功能是指公文在公務(wù)活動中發(fā)揮的實際效力。公文產(chǎn)生、作用于公務(wù)活動，在各項管理活動中具有無可替代的功能。公文較大的優(yōu)勢在于突破管理活動的地域、層次和時間的限制，更加、規(guī)范地傳遞管理指令及各種信息。

(一)公文的基本功能

公文的基本功能是：有效記錄、傳遞和存儲性、憑證性信息。表現(xiàn)為兩個方面。

1.管理的工具

制作公文的根本目的在于傳遞管理信息，公文制作者的主觀愿望是將公文作為一種管理工具，可見公文首先是為管理活動服務(wù)的。無論是公文的內(nèi)容，還是行文的規(guī)則，都是管理理論和原則的具體應(yīng)用。因此，公文的首要功能是管理工具，與管理活動同步產(chǎn)生、運(yùn)行，通過對公文管理活動的有效組織與控制，實施對管理活動的組織與控制。

2.溝通的手段

公文在上傳下達(dá)、左右溝通、實現(xiàn)管理工具效用的同時，在客觀上成為互聯(lián)互動、傳遞信息的溝通手段。公文作為信息載體的本原性，決定了它成為溝通手段的必然性。相當(dāng)一部分公文可以在一定的范圍內(nèi)，甚至在社會上公開傳遞，這在客觀上使公文成為社會組織之間、社會組織與民眾之間相互溝通的手段。

(二)公文的具體作用

公文的基本功能通過每一份具體文件在特定公務(wù)管理活動中發(fā)揮各自的作用得以實現(xiàn)。由于公文的內(nèi)容不同，作用的領(lǐng)域不同，表現(xiàn)形式亦不相同。

1.領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)作用

具有領(lǐng)導(dǎo)及管理職能的社會組織，通過公文把黨和國家的方針、政策，或系統(tǒng)、行業(yè)或機(jī)構(gòu)的決策意圖和要求傳遞給收文者，達(dá)到統(tǒng)一思想、統(tǒng)一行動的領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)作用。

2.行為規(guī)范作用

相當(dāng)一部分公文，如全國或地方性的各種法律、法規(guī)和規(guī)章等，具有規(guī)范行為的作用。規(guī)范性公文一經(jīng)制定、，在沒有修改和宣布作廢之前，在生效期間受國家強(qiáng)制力保護(hù)，人人必須遵守，不得違反。

3.宣傳教育作用

為了保障黨和國家的方針、政策、法律、法規(guī)的貫徹實施，各級社會組織經(jīng)常制發(fā)一些旨在對干部、職工或公眾進(jìn)行思想教育的公文，以便共同提高認(rèn)識。

4.公務(wù)聯(lián)系作用

公文除在上下級組織之間進(jìn)行協(xié)調(diào)、溝通之外，還可以在平級和不相隸屬的組織之間交流信息、通報情況、商洽事務(wù)、取得配合。可見，公文是各級機(jī)關(guān)組織溝通的紐帶，發(fā)揮著重要的聯(lián)系作用。

5.憑證依據(jù)作用

各種公文都反映了制發(fā)機(jī)關(guān)的意圖，具有重要的現(xiàn)行效用；收文單位都要以此作為工作的依據(jù)。此外，許多公文在完成了現(xiàn)行作用之后便轉(zhuǎn)化為檔案，作為歷史的真憑實據(jù)，供后人查考。可見，公文在其生命周期的各個階段，都在發(fā)揮著憑證作用。

需要說明的是，公文的上述具體作用并不是孤立的，而是相互依存、彼此聯(lián)系的。一般情況下，一篇公文往往同時具有幾個方面的作用，從不同方面顯示出公文的基本功能。