Access是微軟的辦公數據庫產品，可以用來做數據分析和軟件開發，其的優點是易學易用，非計算機專業的人員也能學會。本書注重實戰操作，幫助讀者循序漸進地掌握Access中的各項技術。 本書內容包括認識Access 2013、創建與管理數據庫、數據表的基本操作、數據查詢、設計窗體、使用報表、使用宏、VBA編程語言、SharePoint網站、導入和導出數據、數據的安全、優化打包、簽名和分發。通過兩個綜合案例的數據庫開發，進一步講述Access在實際工作中的應用。本書配有下載包，包括400個實例和13個綜合案例源碼，以及20小時培訓班形式的教學視頻，詳細講解了書中每一個知識點和每一個數據庫操作的方法和技巧。 本書適合Access 2013數據庫初學者、Access 2013數據庫開發人員和Access 2013數據庫管理員，同時也能作為高等院校相關專業師生的教學用書。
本書是面向Access 2013數據庫管理系統初學者的一本高質量的書籍。目前國內企業招聘業務人員的時候要求有使用Access 2013處理業務數據的技能，各大知名企業也廣泛要求其業務人員掌握Access 2013開發和管理。本書根據這樣的需求，針對需要掌握業務數據處理的初學者量身訂做，內容注重實戰，通過實例的操作與分析，引領讀者快速學習和掌握Access 2013業務數據處理和管理技術。內容、案例豐富：本書內容涵蓋了所有Access 2013的基礎知識點，由淺入深地講述了Access 2013數據庫開發技術，把知識點融匯于系統的案例實訓中，并且結合綜合案例進行講解和拓展，進而使讀者達到“知其然，并知其所以然”的效果。圖文并茂、易學易用：在介紹案例的過程中，每一個操作均有對應步驟和過程說明。這種圖文結合的方式使讀者在學習過程中能夠直觀、清晰地看到操作的過程以及效果，便于讀者更快地理解和掌握。
劉增杰，IT博學專家，從事行業十余年，出版多部作品。
目 錄
第1章 認識Access 2013 1
1.1 Access 2013概述 1
1.2 Access 2013的新功能 2
1.3 Access 2013中刪除和修改的功能 6
1.4 Access 2013工作界面 9
1.5 認識Access的對象 16
1.6 綜合案例——自定義功能區 20
1.7 專家答疑 21
第2章 創建與管理數據庫 23
2.1 創建新數據庫 23
2.1.1 創建一個空白數據庫 23
2.1.2 利用模板快速創建數據庫 25
2.2 數據庫的基本操作 26
2.2.1 打開數據庫 26
2.2.2 保存數據庫 27
2.2.3 關閉數據庫 29
2.3 管理數據庫 30
2.3.1 備份數據庫 30
2.3.2 查看數據庫屬性 30
2.4 綜合案例——操作數據庫 32
2.5 專家答疑 34
第3章 數據表的基本操作 36
3.1 創建新數據表 36
3.1.1 使用表模板創建數據表 36
3.1.2 使用字段模板創建數據表 37
3.1.3 使用表設計創建數據表 39
3.1.4 在新數據庫中創建新表 42
3.1.5 在現有數據庫中創建新表 42
3.1.6 使用SharePoint列表創建表 43
3.2 添加字段和類型 43
3.2.1 數據類型概述 43
3.2.2 添加字段 44
3.2.3 更改數據類型 46
3.3 設置字段 48
3.3.1 字段屬性概述 49
3.3.2 修改字段屬性 51
3.4 修改數據表與數據表結構 53
3.4.1 利用設計視圖更改表的結構 53
3.4.2 利用數據表視圖更改表的結構 54
3.4.3 數據的有效性 55
3.4.4 主鍵的設置、更改與刪除 60
3.5 建立表之間的關系 62
3.5.1 表的索引 63
3.5.2 創建表關系 65
3.5.3 查看與編輯表關系 72
3.5.4 實施參照完整性 75
3.5.5 設置級聯選項 76
3.6 編輯數據表 77
3.6.1 向表中添加與修改記錄 77
3.6.2 選定與刪除記錄 78
3.6.3 更改數據表的顯示方式 80
3.6.4 數據的查找與替換 81
3.6.5 數據的排序與篩選 84
3.7 設置數據表格式 88
3.7.1 設置表的行高和列寬 88
3.7.2 設置字體格式 90
3.7.3 隱藏和顯示字段 91
3.7.4 凍結和取消凍結 92
3.8 綜合案例——創建“學生”表和“宿舍”表 93
3.9 專家答疑 96
第4章 數據查詢 97
4.1 查詢概述 97
4.2 創建查詢 98
4.2.1 簡單選擇查詢 99
4.2.2 交叉表查詢 101
4.2.3 查找重復項查詢 101
4.2.4 查找不匹配項查詢 103
4.2.5 用設計視圖創建查詢 105
4.2.6 查詢及字段的屬性設置 108
4.2.7 設置查詢條件 109
4.3 創建操作查詢 111
4.3.1 生成表查詢 111
4.3.2 更新查詢 114
4.3.3 追加查詢 117
4.3.4 刪除查詢 119
4.4. SQL特定查詢 121
4.4.1 SQL概述 122
4.4.2 SELECT查詢 124
4.4.3 數據定義查詢 125
4.5 創建高級查詢 126
4.5.1 參數查詢 126
4.5.2 交叉表查詢 128
4.6 綜合實例1——更新員工工資情況 133
4.7 綜合實例2——查詢各部門男女員工分布情況 135
4.8 專家解惑 136
第5章 設計窗體 138
5.1 初識窗體 138
5.1.1 什么是窗體 138
5.1.2 窗體的作用 139
5.1.3 窗體的視圖與結構 139
5.2 創建普通窗體 141
5.2.1 使用“窗體”工具創建窗體 142
5.2.2 使用“分割窗體”工具創建分割窗體 143
5.2.3 使用“多項目”工具創建顯示多個記錄窗體 144
5.2.4 使用“窗體向導”創建窗體 145
5.2.5 使用“空白窗體”工具創建窗體 148
5.3 創建主/次窗體 150
5.3.1 利用向導創建主/次窗體 150
5.3.2 利用子窗體控件創建主/次窗體 150
5.3.3 用鼠標拖動建立主/次窗體 153
5.3.4 創建兩級子窗體的窗體 155
5.3.5 創建包含嵌套子窗體的窗體 157
5.4 使用窗體操作數據 159
5.4.1 查看、添加、刪除記錄 159
5.4.2 篩選、排序、查找記錄 161
5.5 使用窗體控件 165
5.6 設置窗體格式 184
5.7 綜合案例——部門員工信息查看窗體 190
5.8 專家答疑 194
第6章 使用報表 195
6.1 初識報表 195
6.1.1 報表的功能 195
6.1.2 報表的視圖與分類 196
6.1.3 報表的結構 198
6.1.4 報表與窗體的區別 198
6.2 創建報表 198
6.2.1 使用報表工具創建報表 199
6.2.2 使用報表向導創建報表 200
6.2.3 使用空白報表工具創建報表 203
6.2.4 創建標簽類型報表 204
6.2.5 使用報表設計創建報表 206
6.2.6 建立專業參數報表 210
6.3 報表中數據運算 213
6.4 制作高質量的報表 216
6.4.1 創建主/次報表 216
6.4.2 創建彈出式報表 219
6.4.3 創建圖表報表 220
6.5 報表的打印 222
6.5.1 預覽報表 222
6.5.2 打印報表 223
6.6 綜合案例——創建員工工資匯總報表 224
6.7 專家答疑 228
第7章 使用宏 229
7.1 初識宏 229
7.1.1 宏生成器介紹 229
7.1.2 宏的功能和類型 231
7.1.3 宏設計視圖 232
7.1.4 宏和宏組 233
7.2 宏的創建與設計 234
7.2.1 創建與設計獨立宏 234
7.2.2 創建與設計嵌入宏 236
7.2.3 創建與設計數據宏 240
7.2.4 創建含有子宏的宏組 242
7.3 宏的基本操作 244
7.3.1 添加操作 244
7.3.2 移動操作 246
7.3.3 刪除操作 247
7.3.4 復制和粘貼宏操作 247
7.3.5 向宏中添加If塊 247
7.3.6 向If塊添加Else或Else If塊 248
7.3.7 展開和折疊宏操作或塊 249
7.4 宏的運行與調試 250
7.4.1 調試宏 250
7.4.2 運行宏 253
7.5 宏在Access中的應用 256
7.5.1 使用宏打印報表 256
7.5.2 使用宏發送Access對象 257
7.5.3 使用宏實現數據的導出 258
7.6 宏的安全設置 259
7.6.1 解除阻止的內容 260
7.6.2 信任中心設置 261
7.7 綜合案例——使用宏創建快捷菜單 262
7.8 專家答疑 265
第8章 VBA編程語言 266
8.1 認識VBA 266
8.1.1 VBA概述 266
8.1.2 VBA程序與宏的關系 267
8.1.3 VBA的編寫環境 267
8.1.4 將宏轉換為VBA代碼 270
8.2 VBA語法簡介 272
8.2.1 數據類型 272
8.2.2 變量、常量和數組 275
8.2.3 VBA中的運算符與表達式 278
8.2.4 常用的標準函數 282
8.2.5 程序語句 286
8.3 創建VBA程序 290
8.4 過程與模塊 297
8.4.1 模塊和過程概述 297
8.4.2 創建過程 297
8.4.3 VBA程序模塊 304
8.5 綜合案例——創建生成彩票號碼的代碼 307
8.6 專家答疑 308
第9章 SharePoint網站 309
9.1 認識SharePoint 309
9.1.1 SharePoint Services概述 309
9.1.2 什么是SharePoint Portal Server 310
9.1.3 了解SharePoint網站 310
9.2 在SharePoint網站共享數據庫 312
9.3 通過鏈接至SharePoint列表共享數據庫 313
9.3.1 遷移Access數據庫 314
9.3.2 查看SharePoint網站上的列表 315
9.3.3 導出到SharePoint網站 316
9.4 訪問SharePoint網站中的表 317
9.5 專家答疑 319
第10章 數據的導入和導出 320
10.1 什么是外部數據 320
10.2 導入數據 321
10.2.1 從其他Access數據庫導入 322
10.2.2 導入電子表格數據 325
10.3 導出數據 328
10.3.1 數據導出的各種類型 328
10.3.2 導出到Access其他數據庫 329
10.3.3 導出到電子表格數據 331
10.3 Access與Office軟件的合作 333
10.4 專家答疑 335
第11章 數據庫的安全、優化打包、簽名和分發 336
11.1 Access數據庫的安全 336
11.1.1 創建數據庫密碼 336
11.1.2 刪除數據庫密碼 338
11.2 優化和分析數據庫 339
11.2.1 備份和恢復數據庫 340
11.2.2 壓縮和修復數據庫 340
11.2.3 分析表 343
11.2.4 分析性能 347
11.3 數據庫的打包、簽名和分發 348
11.3.1 創建簽名包 348
11.3.2 提取并使用簽名包 350
11.4 設置信任中心 351
11.5 綜合案例——設置數據庫安全 353
11.6 專家解惑 355
第12章 開發進銷存管理系統 357
12.1 系統設計概述 357
12.2 需求分析 358
12.3 模塊設計 358
12.4 數據表設計 359
12.5 數據表的表關系設計 362
12.6 操作界面設計 364
12.6.1 “登錄系統”窗體 364
12.6.2 “主切換面板”窗體 366
12.6.3 “庫存查詢”窗體 369
12.6.4 “入庫操作”窗體 372
12.6.5 “出庫操作”窗體 373
12.6.6 “訂單管理”窗體 374
12.6.7 “客戶管理”窗體 376
12.6.8 “供應商管理”窗體 377
12.6.9 “用戶管理”窗體 377
12.7 查詢設計 378
12.7.1 “庫存信息”查詢
第 2 章? 創建與管理數據庫 ?
數據庫技術的不斷發展使得人們可以科學地組織存儲數據、高效地獲取和處理數據，數據庫技術作為數據管理的主要技術，目前已廣泛應用于各個領域。若想深入學習Access數據庫，首先應該掌握數據庫的一些基本操作，這是學習一個新軟件必不可少的步驟。下面通過本章的學習，讀者應學會如何打開、保存和關閉數據庫，以及如何創建一個新數據庫和如何管理數據庫。 ? 掌握如何創建數據庫? 掌握數據庫的一些基本操作? 掌握如何管理數據庫2.1 創建新數據庫Access 2013有多種方式可以創建數據庫，建立了數據庫以后，就可以在里面添加表、報表、模塊等數據庫對象了。下面介紹2種創建數據庫的方法。2.1.1 創建一個空白數據庫數據庫是存放各個對象的容器，若需要向空數據庫中添加表、窗體、宏等對象，首先需要創建一個空白數據庫。創建空白數據庫的具體操作步驟如下。 依次選擇[開始]|[所有程序]|[Microsoft Office 2013]|[Access 2013]菜單命令，啟動Access 2013，如圖2-1所示。若桌面上有Access 2013的快捷方式，直接雙擊即可啟動Access 2013。 進入Access 2013的工作首界面，單擊[空白桌面數據庫]選項，如圖2-2所示。 圖2-1 [Access 2013]菜單命令 圖2-2 Access 2013的工作首界面 彈出[空白桌面數據庫]對話框，在[文件名]文本框中輸入新建空白數據庫的名稱，例如命名為“數據庫1”，然后單擊文本框右側的[文件夾]按鈕，如圖2-3所示。 彈出[文件新建數據庫]對話框，在其中可以設置數據庫保存的位置，例如將該數據庫保存到“E:/access 2013”。設置完畢后，單擊[確定]按鈕，如圖2-4所示。在[文件名]文本框中同樣可以設置數據庫的名稱。 圖2-3 [空白桌面數據庫]對話框 圖2-4 [文件新建數據庫]對話框 返回到[空白桌面數據庫]對話框，在其中可以查看設置好的保存位置，如圖2-5所示。 單擊[創建]按鈕，即可完成新建一個空白數據庫的操作，并在數據庫中自動創建一個名為“表1”的數據表，如圖2-6所示。 圖2-5 [空白桌面數據庫]對話框 圖2-6 空白數據庫2.1.2 利用模板快速創建數據庫Access 2013提供了14個數據庫模板，其中包含5個應用程序模板。使用這些數據庫模板，用戶只需要進行一些簡單操作，就可以創建一個包含表、查詢等數據庫對象的數據庫。下面利用Access 2013中的模板，創建一個“資產”數據庫，具體操作步驟如下。 啟動Access 2013，進入工作首界面，在Access 2013提供的14個數據庫模板中，單擊[資產]選項，如圖2-7所示。 彈出[資產]對話框，在[文件名]文本框中輸入新建數據庫的名稱，單擊右側的[文件夾]按鈕，設置其保存的位置，具體可參考2.1.1節。設置完畢后，單擊[創建]按鈕，如圖2-8所示。 圖2-7 Access 2013的首界面 圖2-8 [資產]對話框 這時將新建一個“資產”數據庫，在Access 2013的窗口左側可以看到“資產”數據庫預設的所有表，如圖2-9所示。 圖2-9 “資產”數據庫2.2 數據庫的基本操作數據庫創建完成后，要想將創建的數據庫長期保存下來，以方便以后再對其進行編輯，就需要將其保存到計算機磁盤當中，這一過程就涉及對數據庫進行的保存、打開和關閉三種操作，這也是數據庫的基本操作。2.2.1 打開數據庫創建數據庫后，若以后要用到該數據庫時就需要打開已創建的數據庫，找到數據庫的保存位置，雙擊即可打開，這是最簡單的操作。若要從Access 2013工作首界面或工作界面中打開數據庫。具體操作步驟如下。 從開始菜單中或使用桌面快捷方式啟動Access 2013，進入工作首界面，單擊左側的[打開其他文件]按鈕，如圖2-10所示。 進入[打開]窗口，在右側選擇[計算機]選項，然后單擊[瀏覽]按鈕，如圖2-11所示。 圖2-10 Access 2013工作首界面 圖2-11 [打開]窗口 彈出[打開]對話框，找到要打開的數據庫存放的位置并選中它，例如選中已創建的“資產”數據庫，如圖2-12所示。 單擊[打開]按鈕，即可打開“資產”數據庫，如圖2-13所示。 圖2-12 [打開]對話框 圖2-13 “資產”數據庫若要在某個已打開的其他數據庫中打開“資產”數據庫，在Access工作界面中選擇[文件]選項卡，進入[信息]窗口，單擊界面左側的[打開]命令，之后的步驟與上述步驟一致，這里不再贅述。2.2.2 保存數據庫對數據庫添加了數據對象后，需要將數據庫保存，以方便下次可以直接調用。另外，用戶在操作數據庫時，應該養成隨時保存的良好習慣，以免出現意外導致大量數據丟失。保存數據庫的具體步驟如下。 啟動Access 2013，進入某個數據庫的工作界面。選擇[文件]選項卡，進入[信息]窗口，在窗口左側列表中單擊[保存]命令，即可保存數據庫，如圖2-14所示。 若需要更改數據庫的保存位置和文件名，單擊[另存為]命令，在[另存為]窗口中，選擇需保存的數據庫文件類型，單擊[另存為]按鈕，如圖2-15所示。 圖2-14 [保存]命令 圖2-15 [另存為]窗口 彈出[Microsoft Access]對話框，提示保存數據庫前必須關閉所有打開的對象，單擊[是]按鈕，如圖2-16所示。 彈出[另存為]對話框，選擇數據庫的保存位置，在[文件名]文本框中可以設置數據庫的新名稱，設置完成后，單擊[保存]按鈕即可保存該數據庫，如圖2-17所示。 圖2-16 [Microsoft Access]對話框 圖2-17 [另存為]對話框除了以上兩種方法，進入數據庫工作界面后，在左上角的快速訪問工具欄中單擊[保存] 按鈕，即可保存該數據庫，如圖2-18所示。或者按Ctrl S組合鍵進行保存，這是兩種比較簡單的方法。 圖2-18 [保存]按鈕2.2.3 關閉數據庫當不再需要使用數據庫時，保存數據庫，然后就可以關閉數據庫了。關閉數據庫的方法主要有以下兩種，分別如下：1. 通過[文件]選項卡關閉選擇[文件]選項卡，進入[信息]窗口，在窗口左側列中單擊[關閉]命令，即可關閉數據庫，如圖2-19所示。2. 通過[關閉]按鈕單擊工作界面右上角的[關閉] 按鈕，關閉數據庫，如圖2-20所示。 圖2-19 [關閉]命令 圖2-20 [關閉]按鈕2.3 管理數據庫在社會飛速發展的今天，數據庫所起的作用越來越大，而如何有效地管理數據庫成為不可忽視的內容。下面將介紹基本的數據庫管理方法，包括如何備份數據庫和如何查看數據庫的屬性。2.3.1 備份數據庫當意外發生后，通過備份的數據可以完整、快速、簡捷、地恢復原有的數據庫。因此，備份數據庫是操作中不可缺少的一部分。下面以備份“資產”數據庫為例，介紹備份數據庫的方法。具體操作步驟如下。 進入“資產”數據庫工作界面，選擇[文件]選項卡，在左側列表中單擊[另存為]命令，進入[另存為]窗口，選擇[數據庫另存為]選項，在右側雙擊[備份數據庫]選項，如圖2-21所示。 彈出[另存為]對話框，系統默認的文件名為“數據庫名 日期”，設置數據庫的保存位置，單擊[保存]按鈕，即可完成備份數據庫的操作，如圖2-22所示。 圖2-21 [另存為]窗口 圖2-22 [另存為]對話框用戶還可以直接手動復制(Ctrl C組合鍵)和粘貼(Ctrl V組合鍵)數據庫，從而達到備份數據庫的目的。粘貼數據庫后，好以“數據庫名 日期”的方式將其重命名，便于用戶找到近期的數據庫。2.3.2 查看數據庫屬性若要了解數據庫的相關信息，可以通過查看數據庫屬性來完成。下面以查看“資產”數據庫的屬性為例進行介紹。具體操作步驟如下。 進入“資產”數據庫工作界面，選擇[文件]選項卡，在[信息]窗口中單擊[查看和編輯數據庫屬性]選項，如圖2-23所示。 彈出“資產”數據庫的[屬性]對話框，其中包括[常規]、[摘要]、[統計]、[內容]和[自定義]5個選項卡，在[常規]選項卡中可查看文件的存放位置、大小和創建時間等信息，如圖2-24所示。 圖2-23 [信息]窗口 圖2-24 [屬性]對話框 選擇[摘要]選項卡，可以設置標題、主題、作者、主管等摘要信息，如圖2-25所示。 選擇[統計]選項卡，可以查看創建時間、修改時間等信息，如圖2-26所示。 圖2-25 [摘要]選項卡 圖2-26 [統計]選項卡 選擇[內容]選項卡，可以查看當前數據庫包含的所有對象，如圖2-27所示。 選擇[自定義]選項卡，可以設置數據庫的名稱、類型、取值等自定義信息，如圖2-28所示。 圖2-27 [內容]選項卡 圖2-28 [自定義]選項卡 設置完畢后，單擊“資產”數據庫[屬性]窗口中的[確定]按鈕，即可保存設置。2.4 綜合案例——操作數據庫下面將給出一個綜合案例，讓讀者回顧一下本章的知識要點，并通過這些操作來檢驗自己是否已經掌握了Access 2013數據庫的基本操作。具體操作步驟如下。 啟動Access 2013，進入操作首界面，在右側提供的模板中選擇“聯系人”模板，如圖2-29所示。 彈出[聯系人]對話框，在[文件名]文本框中輸入數據庫的名稱“聯系人”，單擊[創建]按鈕，如圖2-30所示。 圖2-29 選擇“聯系人”模板 圖2-30 [聯系人]對話框 此時系統將自動創建一個“聯系人”數據庫，它包含了已定義好的各大數據庫對象，如圖2-31所示。 接下來保存數據庫。選擇[文件]選項卡，進入文件操作界面，單擊左側的[保存]命令，即可保存該數據庫，如圖2-32所示。 圖2-31 “聯系人”數據庫 圖2-32 單擊左側的[保存]命令 接下來備份數據庫。在文件操作界面中單擊左側的[另存為]命令，進入[另存為]窗口，在[文件類型]區域中選擇[數據庫另存為]選項，然后在右側雙擊[備份數據庫]選項，如圖2-33所示。 彈出[另存為]對話框，在計算機中選擇數據庫的保存位置，然后單擊[保存]按鈕，即可備份數據庫，如圖2-34所示。 圖2-33 [另存為]窗口 圖2-34 [另存為]對話框 完成備份后，返回到數據庫的工作界面。單擊工作窗口右上角的[關閉]按鈕 ，關閉打開的數據庫對象，然后單擊界面右上角的[關閉]按鈕，退出數據庫，如圖2-35所示。 圖2-35 單擊[關閉]按鈕2.5 專家答疑疑問1： 備份數據庫主要有幾種方式？備份數據庫主要有3種方式，分別如下。(1)選擇[文件]選項卡，在文件操作界面中單擊[另存為]命令，進入[另存為]窗口，然后在右側雙擊[備份數據庫]選項即可進行備份操作，如圖2-36所示。(2)進入[另存為]窗口后，在右側雙擊[Access數據庫]選項，將該數據庫保存在其他的位置或重命名為“數據庫名 日期”格式，同樣可以備份數據庫，如圖2-37所示。 圖2-36 雙擊[備份數據庫]選項 圖2-37 雙擊[Access數據庫](3)找到數據庫在計算機中的存儲位置，使用復制 粘貼的方式建立數據庫的副本，從而達到備份數據庫的目的。疑問2：在提供的模板中，用戶如何識別模版是應用程序模板還是桌面數據庫模板？應用程序模板的圖片中包含地球圖標，例如“項目管理”數據庫，例如3-38所示。而桌面數據庫的模板中不包含地球圖標，例如“項目”數據庫，如圖2-39所示。 圖2-38 應用模版 圖2-39 桌面數據庫模版
